Labas sapulces protokolu sagatavošana un rakstīšana ir prasmes, ko ikviens var apgūt ar nelielu sagatavotību un uzmanību detaļām. Neatkarīga un pareiza sanāksmju uzskaite ir juridiska prasība daudziem uzņēmumiem. Neatkarīgi no tā, vai rakstāt minūtes biznesa, politiskajai, sociālajai vai brīvprātīgo organizācijai, protokols kļūs par pastāvīgu organizācijas vēstures daļu. Daudzos gadījumos minūtes tiek glabātas gadiem, gadu desmitiem un dažkārt gadsimtiem.
Preces, kas jums būs nepieciešamas
-
Darba kārtība
-
Dalībnieku saraksts
-
Lentes ierakstītājs
-
Piezīmju grāmatiņa
Tikšanās sākumā sākas ar sanāksmes darba kārtību, dalībnieku sarakstu un aprīkojumu, kas nepieciešams protokola ierakstīšanai. Izvēlieties sēdvietu pie sanāksmes koordinatora. Sēžot tuvu tikšanās koordinatoram, jūs varat dzirdēt labāk un lūgt paskaidrojumus viegli.
Jautājiet, vai varat izmantot magnetofonu, lai ierakstītu sapulces audio pārrakstu. Ja lietojat piezīmes pie datora, pārbaudiet, vai tas darbojas pareizi, un izmantojiet papīra piezīmjdatoru un rakstāmpiederumus, lai izmantotu kā dublēšanas paņēmienu, ja dators neizdodas.
Ierakstiet datumu un laiku, kad sanāksme tiek pasūtīta. Ierakstiet amatpersonu ziņojumu un komitejas ziņojumu būtību. Parasti pilns ziņojums ir pievienots sanāksmes protokolam. Ierakstiet kustības, kad tās notiek. Ietveriet, kurš ieviesa katru priekšlikumu, kurš norīkoja kustību un vai ierosinājums ir apstiprināts, kas ir pazīstams kā "pārnēsāts" vai neizdevās. Ja tiek iesniegts darba kārtības punkts - sanāksmes laikā nav rīkojies, bet vēlāk tas tika aizturēts, ņemiet vērā, kurš iepazīstināja ar priekšlikumu, lai iesniegtu šo jautājumu un kurš nosūtīja priekšlikumu. Ierakstiet paziņojumus un turpmāko sanāksmju datumus.
Atrodiet vai izveidojiet sapulces protokola veidni. Jūsu organizācijai jau var būt sapulces protokola veidne. Ja tā nav, varat izmantot vienu no daudzajām tiešsaistes sapulču protokola veidnēm vai izveidot savu veidni. Veidnei ir nepieciešama virsraksts, virsraksts un paraksta līnija. Pozīcija ietver organizācijas nosaukumu un sanāksmes datumu, laiku un vietu.
Izveidojiet veidnes struktūru, izmantojot sapulces darba kārtību. Šajā daļā iekļaujiet šādus elementus: apmeklējumu statistika, pēdējā sanāksmes protokola apstiprināšana, amatpersonu un komiteju ziņojumi, vecie uzņēmumi, jauni darījumi, paziņojumi un atlikšanas laiks.
Pārliecinieties, ka šablons ietver paraksta līnijas un datumu rindas sekretāram un apstiprinošajai iestādei.
Sagatavojiet savas minūtes, izmantojot veidni. Novērst pārmērīgas detaļas. Ierakstiet, kas tika nolemts, kurš rīkosies, kad tas būs nepieciešams un kā organizācija zinās, kad darbība būs pabeigta. Kad esat pabeidzis savu pirmo projektu, pārskatiet sapulces audio transkriptu, lai pārliecinātos, ka viss ir nepieciešams. Pēc tam rediģējiet savas minūtes.
Protokols ir darbība, ko organizācija veic. Tas nav ieraksts par visu, kas ir teikts, kas ir transkripts. Saglabājiet savas minūtes profesionālo. Neietveriet savu viedokli, spriedumu vai interpretāciju. Tādām frāzēm kā "karstas debates" un "lielisks komentārs" nav vietas profesionālās sanāksmju protokolos. Nekad neietveriet priekšlikumus, kas tika atsaukti.
Pievienojiet ierēdnim un komitejai ziņojumus par jūsu pabeigtajām minūtēm. Izveidojiet nepieciešamo kopiju skaitu. Ja iespējams, izplata sanāksmes protokolu pirms nākamās sanāksmes, lai varētu veikt papildinājumus un / vai labojumus ātri.
Padomi
-
Pārbaudiet dalībniekus savā sarakstā, kad viņi ierodas sanāksmē. Ierakstiet sasniegumus, kā arī bažas. Pārbaudiet, vai vārdi ir uzrakstīti pareizi. Saglabājiet sava protokola rezerves kopiju. Nebaidieties lūgt skaidrojumu.
