Sanāksmju protokoli ir organizēts sanāksmes dalībnieku un apspriesto tematu saraksts. Protokols ir noderīga atsauce uz diskusijām un lēmumiem, kā arī iekšējo ieteikumu apliecinošu dokumentu.
Iekļautie vienumi
Sanāksmju protokola atvēršana ietver dalībnieku sarakstu. Tajā ir arī norādīts sanāksmes datums, laiks un iestatījums. Tā kā sanāksme norit, tēmas tiek apspriestas un dažreiz tiek balsotas vai pieņemtas. Turpmāko protokolu atsauce dalībniekiem, kas iesaistīti katrā tēmā. Minētajās protokolās ir ņemtas vērā arī diskusijai izvirzītās idejas, kas iepazīstināja ar katru galveno domu. Balsis vai lēmumi, kā arī norādītie darbības soļi tiek iekļauti arī minūšu laikā.
Sanāksmju veidi
Neformālās darba grupas vai komitejas sanāksmju dalībnieki bieži uzņemas savas piezīmes. Viens loceklis var pat izplatīt sanāksmes pārskatu citiem dalībniekiem. Tomēr organizētās un strukturētās sanāksmju protokolus parasti izmanto tikai oficiālākai sanāksmei. Protokolu parasti glabā organizatorisko komiteju sanāksmēs, valdes sanāksmēs, valsts aģentūru vai biroju sanāksmēs un publiskās sanāksmēs. Sekretārs vai administratīvais personāls parasti ņem piezīmes un sagatavo protokolu.
Atsauces lietojums
Darba grupu vai komiteju locekļi bieži izmanto sanāksmju protokolu. Protokols palīdz katrai iesaistītajai personai piedalīties lēmumu izpildē. Sadarbības iestatījumos minūte palīdz vadītājiem turēt atbildību par savu lomu. Ja komandas loceklis neizpilda saskaņotu rīcību, viņš var saņemt līdera nožēlu. Valdības vai sabiedriskās organizācijas sanāksmju protokoli atbilst arī valsts iestāžu pienākumam nodot informāciju iedzīvotājiem, kurus viņi apkalpo, un nodrošināt oficiālās darbības uzskaiti.
Dokumentācijas lietošana
Dažos gadījumos sanāksmju protokolus izmanto arī kā atbalsta dokumentu. Organizatoriskās komitejas bieži apspriež problēmas, rezolūcijas un darbības un pēc tam sniedz oficiālu ieteikumu lielākai valdei vai struktūrai. Protokols bieži tiek pievienots iesniegumam, lai parādītu komitejas iesaistītās sarunas. Koledžā, piemēram, skolas vai izglītības programmu nodaļas parasti iesniedz padomdevējas komitejas sanāksmju protokolus, lai atbalstītu mācību programmas priekšlikumus.
