Pirmie seansi tiek skaitīti, lai jūs labāk padarītu labu, jo īpaši pieprasot biznesa tikšanos. Neatkarīgi no tā, vai plānojat rakstīt potenciālajam biznesa partnerim, valsts amatpersonai vai klientam, jūsu vārdu izvēle var radīt visu atšķirību. Nepareizi uzrakstīts vēstules pieprasījums var ietekmēt jūsu attēlu un jūsu zīmolu. Plus, tā var sagraut jūsu izredzes iegūt pozitīvu atbildi.
Izmantojiet atbilstošu tematu
Nosūtot tikšanās pieprasījuma vēstuli, pārliecinieties, vai tēmas rinda izceļ jūsu nodomu tikties ar saņēmēju. Saglabājiet to īsu un vienkāršu. Šeit ir daži piemēri:
- Sanāksmes pieprasījums
- Pieprasījums tikties ar tikšanos
- Sanāksmes pieprasījuma vēstule
- Pieprasījums tikties (nedēļas dienā)
- Sapulces plānošana
Atkarībā no jūsu preferencēm varat ievietot tematu rindu virs vai zem adresāta adreses. Ja vēlaties sazināties ar saņēmēju tiešsaistē, varat izmantot to pašu tematu jūsu e-pastam un vēstulei.
Iepazīstini ar sevi
Sāciet vēstuli, ievadot sevi. Gadījumā, ja kādā brīdī jūs tikaties ar saņēmēju, noteikti norādiet to. Sniedziet īsu aprakstu par savu organizāciju vai tās misiju, ja nepieciešams. Piemēram, jūs varētu pateikt kaut ko līdzīgu:
Cienījamais pārstāvis (uzvārds)
Mans vārds ir (jūsu vārds), un es sazināšos ar jums (uzņēmuma nosaukuma) vārdā. Mums ir kopīgas intereses … un es vēlētos vairāk apspriest.
Ja jums ir nosūtīšana, varat sākt ar: (Referral name) norādīja, ka jūs interesē vairāk uzzināt par mūsu produktiem un pakalpojumiem. Es vēlos aicināt jūs vairāk apspriesties mūsu birojā (datums un laiks).
Norādiet sapulces mērķi
Ļaujiet saņēmējam zināt, ko sagaidīt no sanāksmes, tostarp par to, cik ilgi tas notiks. Sniedziet aptuvenu grafiku un aptveriet galvenos punktus. Piemēram, varat teikt:
Paldies jau iepriekš par jūsu lūguma izskatīšanu. Es augstu vērtēju iespēju tikties ar jums un apspriest, kā mēs varētu apvienot spēkus nākotnes projektiem.
Mūsu sanāksmē tiks apskatīts īss mūsu tehnoloģiju un resursu pārskats, kā arī daži mūsu darba piemēri šajā jomā. Mēs esam ieinteresēti arī apspriest potenciālu sadarbību, kas būtu abpusēji izdevīga abām pusēm.
Mēģiniet izskaidrot, ko jūs meklējat un kāpēc jūs vispirms pieprasāt šo sanāksmi. Iesakiet divus vai trīs datumus un laikus un laipni lūdziet saņēmējus apstiprināt to pieejamību.
Jūsu vēstulē varētu pateikt kaut ko līdzīgu:
Lūdzu, norādiet datumu un laiku, kas atbilst jūsu grafikam.
Vai esat pieejams datums un laiks? Ja nē, lūdzu, sazinieties ar mums (tālruņa numurs) vai (e-pasta adrese), lai ieplānotu sapulces laiku.
Drīzumā mēs sekosim, lai apstiprinātu šīs vēstules saņemšanu un iestatītu jums ērtu dienu un laiku.
Izmantojiet pareizo formātu
Biznesa vēstulēm ir īpašs formāts. Ierakstiet savu vārdu un adresi lapas augšējā labajā stūrī. Ievadiet adresāta kontaktinformāciju lapas kreisajā stūrī vai zem adreses.
Atstājiet plašas margas un, ja iespējams, izmantojiet zīmogu. Saglabājiet vēstuli īsu un punktu; ideālā gadījumā tas nedrīkst pārsniegt vienu lappusi. Izmantojiet oficiālu sveicienu, piemēram, “Godātais kungs (saņēmēja vārds) "Ja jūs nezināt precīzu saņēmēja nosaukumu, varat izmantot "Godātais kungs vai kundze." Beigt burtu ar "Ar cieņu", "cieņu" "Ar cieņu, Tavs" vai citas oficiālas slēgšanas, kam seko jūsu vārds.
Iecelšanas pieprasījuma vēstulei jābūt skaidrai un kodolīgai. Samaziniet nevajadzīgus vārdus un nevajadzīgu informāciju. Izmantojiet viegli lasāmu fontu, piemēram, Times New Roman vai Arial. Atcerieties, ka pirms nosūtīšanas ir jāpārbauda vēstule.
