Uzņēmējdarbības scenārijs tagad ir balstīts uz projektu. Projekti ietver savstarpēji funkcionējošas komandas, un viedokļu daudzveidība palīdz inovācijā. Daudzu biznesa projektu mērķis ir apmierināt un pārsniegt klientu cerības. Integrēta projektu vadība ir jaunā biznesa mantra, kurā projektu vadība ir neatņemams stratēģiskā plāna izpildes process. Projekta dzīves cikla procesa izpratne ir svarīga visām darba jomām, jo tas nozīmē labāku efektivitāti.
Projekta definīcija
Uzņēmumi bieži vien paļaujas uz “projektiem”, lai apmierinātu klientu vajadzības. “Projekts” atšķiras no ikdienas rutīnas aktivitātēm un ilgtermiņa programmām ar noteiktām īpašībām. Lai uzdevumu varētu saukt par “projektu”, tam vajadzētu būt konkrētam mērķim, tam vajadzētu būt vienreizējai darbībai ar noteiktu dzīves ilgumu. Projektiem ir arī darbības specifikācijas, un to ierobežo laiks, nauda, darbaspēks un citi resursi. Katram projekta dzīves ciklam ir četri posmi: definēšanas posms, plānošanas stadija, izpildes stadija un izpildes stadija.
Projektu vadība
Projektu vadība ir projektu plānošanas, plānošanas un kontroles process. Vairāki faktori ir palielinājuši uzsvaru uz efektīvu projektu vadību. Pieaugošā globālā konkurence ir izraisījusi saspiestu produktu dzīves ciklu. Uzņēmumi nodarbojas ar īsāku „laika līdz tirgum” produktu attīstības scenārijiem. Zināšanu sprādziens ar kopīgiem informācijas tīkliem un palielināta klientu uzmanība ir veicinājusi projektu sarežģītību. Tam nepieciešama efektīva starpfunkcionālu projektu grupu vadība. Uzņēmumi vienlaikus veic arī daudzus projektus. Tāpēc resursu sadalei un efektīvai projektu vadībai ir stratēģiska nozīme.
Plānošana
Plānošana projekta kontekstā ietver ceļvedi projekta pareizai izpildei. Plānošanas process ietver projekta definēšanu, tostarp projekta ierosinātos rezultātus. Plānošanas procesā ir arī skaidri definēti projekta mērķi un uzdevumi, kvalitātes specifikācijas, budžets un laika aprēķini un kontroles parametri. Īsāk sakot, plānošanas stadija ir posms, lai pārskatītu un atkārtoti apstiprinātu projekta mērķus un vadlīnijas un atrisinātu jebkādus apdraudošus jautājumus. Plānošanas procesa laikā tiek izstrādātas arī neparedzētas situācijas, lai izvairītos no neveiksmēm. Ideālā gadījumā plānošanas procesā būtu jāiesaista visi komandas locekļi.
Plānošana
Projektu plānošana ietver projekta sadalīšanu, lai skaidri definētu vienkāršākus uzdevumus. Tas ir arī pazīstams kā „darba sadalījuma struktūra”. Šī struktūra ļauj komandas locekļiem saprast sarežģītu projektu, kas saistīts ar vienkāršiem, sasniedzamiem uzdevumiem. Plānošana ietver arī šo uzdevumu piešķiršanu attiecīgajam personālam un laika, naudas un citu resursu ierobežojumu noteikšanu katram uzdevumam. Piemēram, ja projekts ir paredzēts, lai organizētu konvenciju, tad darba sadalījuma struktūra ietvers tādus uzdevumus kā zāles rezervēšana vai brošūru drukāšana. Katram uzdevumam tiek piešķirti konkrēti cilvēki ar laika, naudas un kvalitātes ierobežojumiem.
Kontrole
Projekta īstenošana ir saistīta ar neparedzētiem notikumiem. Izveidojot skaidru plānu un plānošanas procesu, samazinās neskaidrības, projekta vadītājam ir jāveic rūpīga kontrole, lai saglabātu laiku, kvalitāti un budžeta prasības. Divi projekta kontroles elementi ietver skaidri definētu projektu atskaites punktu izveidi un sasniegšanu un skaidru sakaru līniju uzturēšanu. Starpposmi palīdz uzraudzīt progresu, un komunikācija palīdz pārraudzīt un uzlabot komandas centienus.
