Vai jums ir nepieciešams izveidot gada pārskatu par jūsu organizāciju? Nav pārliecināts, kā rīkoties? Par laimi, jūs varat pārtraukt gada pārskata veidošanas procesu mazos, viegli izpildāmos pasākumos. Vislabāk ikgadējā ziņojuma pārvaldība ļaus jums sazināties ar jūsu organizācijas galvenajiem lēmumu pieņēmējiem. Jūs varat kalpot svarīgā, augsta profila lomā, kas veicina jūsu karjeru un pierāda savu vērtību organizācijai. Izpildiet šīs vadlīnijas, lai palīdzētu izveidot gada pārskatu.
Sāciet ar numuriem. Gandrīz visi ikgadējie ziņojumi ir saistīti ar finanšu datiem pat bezpeļņas organizācijās. Iepazīstieties ar jūsu organizācijas finanšu konsultantiem un / vai grāmatvežiem, lai pārskatītu pagājušā gada finanšu rezultātus un noteiktu, kāda informācija jāiekļauj šī gada pārskatā. Jūsu organizācijas finansiālais stāvoklis palīdzēs jums izvēlēties gada pārskata tēmu un izskatu.
Ņemiet vērā, ka precīzs finanšu pārskata saturs būs atkarīgs no organizācijas lieluma, uzņēmējdarbības modeļa un peļņas / bezpeļņas statusa. Sazinieties ar finanšu un juridiskajiem konsultantiem, lai apstiprinātu, kuri no šiem elementiem ir: ienākumu pārskats --- organizācijas finanšu stabilitātes pamatziņojums. Tas sniedz informāciju par naudas avotiem, izdevumiem un gada neto ienākumiem vai zaudējumiem. Bilance --- sniedz vispārēju pārskatu par organizācijas finansiālo stāvokli. Tajā uzskaitīti gan organizācijas aktīvi, gan saistības (summas). Bezpeļņas organizācijās bilancē būs iekļauts pašu kapitāla pārskats. Tas būtiski samazina akcionāru vērtību, atņemot saistības no aktīviem. Naudas plūsmas pārskats --- ziņo par to, kā nauda pārvietojas caur organizāciju un cik daudz naudas ir pieejama. Riski --- kopsavilkums par uzņēmējdarbības riskiem, ar kuriem organizācija saskaras vai var nākties saskarties nākotnē. Piezīmes --- ietver paskaidrojumus par organizācijas grāmatvedības praksi, izskaidro jebkādus izņēmumus no vispārējās grāmatvedības prakses un apraksta, kā tika iegūta finanšu informācija. Publiski tirgotajiem uzņēmumiem jāiekļauj augstākā līmeņa vadītāja ziņojums, kas apstiprina, ka iekšējās grāmatvedības kontrole atbilst Sarbanes-Oxley likuma prasībām.
Izveidojiet budžetu. Izmantot iepriekšējā gada ziņojuma izmaksas, ja tādas ir pieejamas, kā sākumpunktu. Pēc tam apsveriet savas pašreizējās vajadzības. Jautājiet, vai jums būs nepieciešama profesionāla fotogrāfija? Palīdzības rakstīšana? Vai vēlaties izdrukāt un nosūtīt ziņojumu un / vai ievietot to tīmekļa vietnē? Kāda tehniskā palīdzība jums būs nepieciešama? Cik maksā drukāšanas un pasta izmaksas?
Izvēlieties gada pārskata satura un dizaina toni un tēmu. Vai organizācija bija labi? Tad plānojiet optimistisku toni un spilgtu, krāsainu dizainu. Ja organizācija saskaras ar izaicinājumiem vai ir nokļuvusi vētra, jēga ir zema taustiņa tonis un melnbalts dizains.
Plānojiet savu saturu. Pārskatiet gada darbības. Izlasiet jaunākos biļetenus, preses relīzes un ziņu klāstu. Kādi bija galvenie sasniegumi un pagrieziena punkti? Kas bija augstie izpildītāji un atšķirības veidotāji? Izmantojiet savas atbildes, lai izstrādātu gada pārskata satura plānu.
Sāciet augšā. Sākt gada pārskatu ar vēstuli vai kolonnu no organizācijas vadītāja (valdes priekšsēdētāja, prezidenta vai izpilddirektora). Izpildvaras vēstījumam jāsniedz pārskats par gada aktivitātēm un sasniegumiem. Tai būtu jāapkopo arī finanšu rādītāji, ko var saprast vispārējais lasītājs.
Dodiet kredītu. Iekļaujiet vadību un galvenos darbiniekus bezpeļņas organizācijās, kā arī donorus un brīvprātīgos bezpeļņas organizācijās.
Pārskatiet savu plānu ar vadību. Noteikti iegādājieties budžetu, toni un izskatu. Jo īpaši pārliecinieties, vai finanšu informācijas sniegšana atbilst izpildvaras apstiprinājumam. Atcerieties, ka vadība, iespējams, vēlēsies parakstīt galīgo saturu un dizainu pirms publicēšanas un izplatīšanas.
Sagatavojiet ziņojumu. Ja jūsu organizācijai trūkst rakstnieku, fotogrāfu un dizaineru, jums var būt nepieciešams veikt darbu pats vai atrast brīvprātīgos. Mārketinga komunikāciju firmas un profesionālie ārštata darbinieki ir arī palīdzības avoti. Ja plānojat izdrukāt un nosūtīt ziņojumu, saņemiet citātus no vairākiem printeriem un pasta namiem. Tie var palīdzēt arī gada pārskata izstrādē.
