Iekšējā kontrole ir politika un procedūras, ko uzņēmumi izmanto, lai novērstu kļūdas un krāpšanu, kas var ietvert zādzības, piesavināšanos, favorītismu vai matemātiskas kļūdas finanšu dokumentos. Jums nav jābūt sertificētam publiskajam grāmatvedim vai finanšu grādam, lai izveidotu noderīgu iekšējo kontroli savā uzņēmumā vai noteiktu politiku, kas jāievēro jūsu darbiniekiem.
Pārbaudiet parakstītājus un autorizētus parakstītājus
Viena no visbiežāk sastopamajām iekšējām pārbaudēm mazajiem uzņēmumiem ir prasība, ka pārbaudes tiek parakstītas. Tas palīdz novērst, ka viena persona raksta čeku sev vai apstiprina neatbilstošu maksājumu. Ja jūsu uzņēmums katru mēnesi raksta daudzas pārbaudes, jūs varat ieviest politiku, kas pieprasa tikai divus parakstus čekiem, kas pārsniedz noteiktu dolāra summu, piemēram, $ 500. Pārliecinieties, ka jūsu bankā ir paraksta karte ar pilnvaroto parakstītāju parakstiem. Tas ļauj bankai pirms parakstīšanas pārbaudīt parakstus.
Bankas saskaņošana
Daudzi uzņēmumi reģistrē visus savus maksājumus un ieņēmumus virsgrāmatā, kas ir uzņēmuma finanšu darījumu reģistrs. Ieraksti virsgrāmatā ir balstīti uz čekiem, apmaksātu naudu un skaidru naudu, elektroniskiem noguldījumiem vai saņemtiem kredītkaršu maksājumiem. Lai palīdzētu atrast matemātiskās kļūdas un krāpnieciskus ierakstus, katru mēnesi veiciet bankas saskaņošanu, salīdzinot savu bankas izrakstu ar savu galveno grāmatu. Jūsu bankas izrakstā tiks iekļauti visi noguldījumi, ko esat veicis vai saņēmis elektroniski, un parādīs visus veiktos maksājumus. Tajā būs iekļautas arī visas maksas, ko maksājāt, ļaujot iekļaut tos jūsu galvenajā grāmatā.
Iepirkuma procedūras
Lai pārliecinātos, ka iegādājoties visvairāk iegūstat vērtību, izveidojiet iekšējo kontroli, kas nosaka pirkumu politiku. Tas var ietvert tikai apstiprinātus pārdevējus, kas pieprasa konkursa piedāvājumus no līgumslēdzējiem vai veikt vairāku pārdevēju cenu pārbaudi pirms to izvēles. Tas varētu ietvert prasību jūsu biroja vadītājam pārbaudīt tiešsaistes cenas vairākos biroja veikalos, pirms pasūtāt biroja preces, mēbeles vai citu aprīkojumu.
Atlīdzināšanas politika
Izveidojiet formālu darbinieku izdevumu politiku, lai palīdzētu samazināt augstas ceļa, uzturēšanās, izklaides un ēdināšanas izmaksas. Ja ļausit darbiniekiem rezervēt savas ceļošanas un uzturēšanās vietas, apmeklējot konferences vai tirdzniecības izstādes, viņi drīkst rezervēt lidojumus un telpas, kas viņiem dod vislabākos punktus, nevis izvēlas zemākās cenas. Pieprasīt, lai visus ceļa izdevumus iepriekš apstiprinātu vadītājs un ka visās izdevumu atlīdzināšanas veidlapās ir iekļauti ieņēmumi.
Revīzijas
Trešās puses pārskatīšanas pirkumi, finanšu uzskaite, laika lapas, izdevumu atlīdzināšana un cita veida uzņēmējdarbība var palīdzēt novērst kļūdas un krāpšanu. Iekšējās revīzijas ļauj vienam darbiniekam vai nodaļai pārskatīt citas personas darbu. Ārējās revīzijas veic ārēju darbuzņēmēju vai firmu, lai pārskatītu jūsu darbinieku darbu. Tas var ietvert sertificēta grāmatveža iznomāšanu, lai katru mēnesi vai ceturksni pārskatītu jūsu grāmatas. Veicot inventarizācijas pārskatu, varēsiet pamanīt, vai jums ir problēmas ar zādzību, pārmērīgu piegādi vai bojājumiem.
