Iekšējās kontroles sistēmas izstrāde jūsu uzņēmumam veic plānošanu un uzņēmuma detalizēto darbību izpratni. Iekšējā kontrole kalpo vairākiem mērķiem, bet galvenie ir nodrošināt, lai uzņēmums darbotos kā paredzēts, un lai novērstu iespēju darbiniekiem nepareizi izmantot preces vai naudu. Iekšējās kontroles ļauj uzņēmuma īpašniekam miers, zinot, ka viss darbojas pareizi, bez nepieciešamības personīgi pārraudzīt katru operācijas aspektu.
Pārskatiet katru no jūsu uzņēmuma galvenajiem procesiem: ražošanu, krājumu pārvaldību, debitoru parādus, debitoru parādus, bankas samierināšanu un jebkuru citu procesu, kurā var būt iespējams izdarīt krāpšanu ar zādzību vai slēpšanu. Ievietojiet vārdus vai amatu nosaukumus katrā procesa daļā, par kuru ir atbildīga persona. Ja neesat pārliecināts par to, kā process darbojas, pavadiet laiku "laukā" un skatieties procesu vai uzdodiet atbildīgajiem jautājumus.
Novērtējiet katru procesa posmu attiecībā uz kontroles nepilnībām, kas ļautu iespēju nozagt uzņēmuma aktīvus. Koncentrējieties uz jomām, kurās vienam indivīdam ir gan aktīvu glabāšana, gan to uzskaite. Piemēram, ja viens darbinieks kontrolē kases aparātu un ir atbildīgs par to saskaņošanu nakts beigās, darbiniekam ir iespēja nozagt naudu un slēpt to, falsificējot samierināšanos. Vēl viens piemērs ir viens darbinieks, kas ir atbildīgs par ienākošā pasta atvēršanu, kā arī atbildīgs par kontā saņemamo pārbaužu reģistrēšanu, kas tiek saņemtas pa pastu.
Mainiet procedūras tajās jomās, kurās esat novērtējis vāju iekšējo kontroli. Ja iespējams, atdaliet aizbildnības funkciju no ziņošanas funkcijas. Lai gan jums nav pietiekami daudz darbinieku, lai katram darbam būtu dažādi cilvēki, alternatīvās funkcijas starp darbiniekiem, kas jums ir, ir jāsadala nesaderīgas funkcijas, kur vien iespējams.
Rūpīgi dokumentējiet jaunās procedūras un iepazīstieties ar darbiniekiem. Pieprasiet atgriezenisko saiti no darbiniekiem par jauno procedūru efektivitāti. Ir svarīgi pārliecināties, ka procedūras ir jēgas no uzņēmējdarbības un darbības viedokļa, nevis tikai kā kontrole. Pielāgojiet procedūras saskaņā ar atgriezenisko saiti, bet vienmēr ņemiet vērā vadības ierīču mērķi.
Īstenojiet obligātu atvaļinājuma politiku, ja to vēl neesat izdarījis. Lielāko daļu hronisku zādzību problēmu uzņēmumos var turpināt, jo neviens cits nekad neveic zagļa funkcijas.Kad zagļi ir spiesti ņemt atvaļinājumu, un kāds cits aizpilda viņu, viņi nevar slēpt noziegumu. Šī politika var novērst zādzību, kā arī to atklāt, ja tā notiek.
Padomi
-
Novērtējiet iekšējās kontroles efektivitāti vismaz reizi gadā un vajadzības gadījumā uzlabojiet to.
Brīdinājums
Nebaidieties īstenot stingras iekšējās kontroles, jo baidāties, ka jūsu darbinieki domā, ka neuzticaties viņiem. Godīgi darbinieki vēlas strādāt pareizi izstrādātā vidē.
