Rakstiska vēstule ar klientu sūdzību tiks uzskatīta par jūsu uzņēmuma vai produkta tiešu atspoguļojumu. Rūpīga, profesionāla komunikācija var novērst klienta zaudēšanu, novērst sliktu nākotnes publicitāti jūsu uzņēmumam vai pat radīt labu gribu ar nākamo klientu. Tā kā rakstiskā vēstule ir arī "papīra taka", kuru nevar nosūtīt, tiklīdz tas ir nosūtīts, ir svarīgi, lai neviena no sniegtajām ziņām neradītu uzņēmumam nākotnes vai papildu atbildību. Labākās profesionālās atbildes ir pieklājīgas, kodolīgas un tiešas.
Preces, kas jums būs nepieciešamas
-
Dators
-
Printeris (ja vēstuļu sūtīšanas vēstule)
-
Interneta piekļuve (ja e-pasta vēstule)
-
Aploksne
-
Zīmogs
-
Papīrs
Izmantojiet datumu, kurā nosūtīsit vēstuli, un visa sūdzības iesniedzēja vārdu un adresi vēstules augšpusē. Ja neizmantojat uzņēmuma logotipu uz e-pasta vēstules vai vēstules papīra, noteikti pievienojiet uzņēmuma informāciju pēc vēstules paraksta rindas. Rakstiet vēstuli datorā - ar roku rakstīti burti ir personiski un nav profesionāli.
Paldies sūdzības iesniedzējam par laiku, lai sazinātos ar jums ar iemeslu, kāpēc viņš nav apmierināts ar jūsu produktu vai pakalpojumu. Esiet konkrēti par to, kā atkārtot savu neapmierinātību, tāpēc viņš ir skaidrs, ka saprotat viņa sūdzību.
Norādiet savu nodomu sadarboties ar sūdzības iesniedzēju visos iespējamos veidos, lai atrisinātu šo problēmu un savu savstarpējo apmierinātību.
Norādiet, ka sazināsieties ar sūdzības iesniedzēju, lai strādātu pie risinājuma un ka jūs arī novērtēsit, kā jūs un jūsu uzņēmums var novērst neapmierinātības atkārtošanos.
Atvainojiet par sagādātajām neērtībām un atkārtoti apstipriniet savu atzinību par klienta vēlmi sazināties ar jums, lai rastu risinājumu.
Izsakiet savu nodomu strādāt, lai saglabātu klienta biznesu un norādītu, cik svarīgi ir apmierināt Jūsu uzņēmumu.
Atstājiet dažas rindiņas personīgajam parakstam (ja tā ir rakstiska vēstule) un pabeidziet savu vārdu, profesionālo nosaukumu un pilnu uzņēmuma informāciju. Ja sūtāt e-pastu, pārliecinieties, ka e-pasta ziņojuma rindiņā pievienojiet rindu “paldies, ka sazinājāties ar mums”.
Padomi
-
Izmantot tradicionālo bloka stila burtu formātu, kas satur datumu, klienta pilnu vārdu un adresi, pilnu vārdu un kontaktinformāciju un personisko parakstu. Vienmēr veiciet galaprodukta pareizrakstības un gramatikas pārbaudi un, ja iespējams, iegūstiet ātru korektūru no neatkarīga avota. Nekas neatspoguļo jūsu profesionālo tēlu sliktāk, nekā vēstule, kas ir negaidīti formatēta un aplaupīta ar kļūdām vai sliktu gramatiku.
Brīdinājums
Neatkarīgi no tā, cik nopietna vai neprofesionāla sūdzība ir jūsu atbilde, atturieties no jebkādas apšaubāmas vai apsūdzošas valodas. Jūsu rakstiskā atbilde galu galā varētu nonākt daudzu cilvēku un pat potenciālo klientu rokās. Pat ja jūs nevarat pilnībā apmierināt saņemto sūdzību, profesionāla un draudzīga atbildes vēstule ir vērsta uz kopīgu pamatu un nemateriālo vērtību. Tas arī pozitīvi atspoguļo jūs vai jūsu uzņēmumu ar jebkuru citu personu, kas var redzēt vēstuli.
