Politikas maiņas vēstules ir grūti rakstīt, jo izmaiņas parasti neizraisa klientu vai darbinieku, pat ja tas ir nepieciešams. Politikas maiņas vēstulēm, tāpat kā jebkurām vēstulēm, kas nodod negatīvas ziņas, nepieciešama rūpīga sagatavošana un izskatīšana. Ja jūs uzmanīgi rakstāt vēstuli, tā var izskaidrot izmaiņu pamatojumu un joprojām saglabāt klientu vai darbinieku labo gribu.
Izmantojiet savu firmas veidlapu. Tā kā šī vēstule ir juridisks paziņojums par politikas izmaiņām, tai vajadzētu izskatīties oficiāli un formāli.
Ierakstiet pilnu datumu. Izlaist rindas vietu.
Ierakstiet adresāta vārdu, organizāciju un adresi. Ja šī vēstule ir masveida sūtījums visiem darbiniekiem vai visiem klientiem, jūs varat izlaist vārdu un adresi vai izmantot teksta sapludināšanas programmas pasta sapludināšanas funkciju, lai automātiski ievietotu katra burta nosaukumu un adresi. Izlaist citu rindas vietu.
Ierakstiet "Dear Mr./Ms. (Name)", kam seko resnās zarnas. Ja tā ir masveida vēstule, izmantojiet vispārēju apsveikumu, piemēram, "Cienījamie klienti" vai "Dārgie darbinieki". Izlaist citu rindas vietu.
Sāciet vēstuli, izskaidrojot problēmu, kas noveda pie politikas maiņas. Izmantojiet visus faktus vai statistiku, kas palīdzēs pārliecināt saņēmēju. Vispirms vispirms apspriest problēmu negatīvā ziņojumā - ja saņēmējs saprot problēmu, viņa, visticamāk, pieņems jūsu risinājumu.
Paskaidrojiet politikas izmaiņas konkrētā, skaidrā valodā. Paskaidrojiet, kad jaunā politika stāsies spēkā, sekas, kas izriet no politikas neievērošanas, un jebkādām detaļām, kas darbiniekam vai klientam būs nepieciešamas, lai veiktu izmaiņas.
Paldies klientam vai darbiniekam par laiku un sadarbību. Sniedziet viņai kontaktinformāciju, lai izmantotu, ja viņai ir kādi jautājumi par politiku.
Ierakstiet "Sirsnīgi" un izlaidiet trīs rindu atstarpes. Ierakstiet savu pilnu vārdu un nosaukumu. Pierakstiet savu vārdu virs jūsu ievadītā nosaukuma.
Izveidojiet sava ieraksta vēstules kopiju un iesniedziet citu juridiskās nodaļas eksemplāru. Nosūtīt oriģinālos vēstules. Ja politikas maiņa ir svarīga vai izriet no likuma maiņas, nosūtiet vēstules ar apstiprinātu pastu, lai jums būtu ieraksts par to, kad katrs saņēmējs saņēma vēstuli.
Padomi
-
Saglabājiet vēstuli īsu un pieklājīgu. Nepaskaidrojiet negatīvās ziņas, kas varētu radīt neparedzētas nepilnības politikas maiņā.
