Sanāksmju protokoli ir būtiski juridiski dokumenti bezpeļņas organizācijām, valsts aģentūrām, sabiedrībām un korporācijām. Tie nodrošina lēmumu pieņemšanas procesu. Protokols atšķiras no diktāta. Tie nav vārda vārds par vārdu, kas notika sanāksmē; tā vietā tie ir ieraksts par to, kas piedalījās, kas tika apspriests, balsis, kas tika nodotas, un par to, kas tika pieņemts. Protokolu glabā vairākus gadus.
Sagatavot ierakstīt precīzas minūtes
Pārskatiet sapulces darba kārtību. Tas ļaus jums plānot nozīmīgus darba kārtības jautājumus, par kuriem jums būs nepieciešams veikt piezīmes. Jūs saņemsiet arī sajūtu, cik daudz dalībnieku gaidīt.
Izveidojiet dalībnieka lapu. Tas var būt tikpat vienkāršs kā papīra gabals ar sapulces nosaukumu un datumu augšpusē ar vairākām numurētām rindām. Jūs to izplatīsiet sanāksmes sākumā, lai dalībnieki varētu parakstīties.
Pārliecinieties, vai jūsu reģistrācijas ierīce darbojas pareizi. Jūs varat izvēlēties, vai sapulces notis klēpjdatorā vai ar pildspalvu un papīru, vai ierakstot sanāksmi. Ja sanāksme aptvers sensitīvu informāciju, apspriest ierakstu ar priekšsēdētāju un paskaidrojiet savu nodomu izmantot ierakstu tikai, lai nodrošinātu protokola precizitāti.
Izveidojiet sapulces protokolu ierakstam
Sapulces laikā ņemiet piezīmes. Koncentrējieties uz katras diskusijas tematu un atstājiet komentārus. Piemēram, ņemiet vērā, ka tika apspriests finansējums jaunai ēkai, bet neņemiet vērā, ka "diskusija bija emocionāla un apsildāma." Ņemiet vērā, kurš piedāvāja katru kustību un kas tika atrisināts.
Izveidojiet dokumentu, kas būs oficiālā sanāksmes protokols. Tam jābūt tādam pašam formātam kā iepriekšējās sanāksmes protokoliem. Apsveriet iespēju izmantot sešas sadaļas: uzaicinājums pasūtīt, sarakste, pēdējā sanāksmes protokola apstiprināšana, atklāti jautājumi, jauns bizness un atlikšana. Katrā no tām sniedz īsu un neitrālu diskusijas vai aktivitātes kopsavilkumu. Ja bija balsu skaits, iekļaujiet vienādojumu. Ja balsis netika ņemtas vērā, norādiet tikai to, ka kustība ir "nests" vai "neizdevās". Izveidojiet vietu, lai protokolus parakstītu pats kā piezīmju ņēmējs un priekšsēdētājs, kurš apstiprinās protokolu.
Protokolu nodod valdes locekļiem vienas nedēļas laikā pēc sanāksmes un - ja sanāksme bija publiska - tos publiskot. Veiciet nepieciešamās izmaiņas un labojumus. Ja nepieciešams precizējums, skatiet savas piezīmes vai sanāksmes ierakstu.
Saglabāt sapulces protokolus uzņēmuma failos
Sagatavojiet sanāksmes protokolu ar iepriekšējo sanāksmju protokolu. Jūs varat saglabāt protokolu saistvielā, ko organizē komiteja vai padome, un hronoloģiskā secībā. Tā kā sanāksmju protokoli ir juridiski ieraksti, glabājiet tos galvenajā birojā.
Dzēsiet ierakstu, ko esat veicis sanāksmē, izņemot gadījumus, kad jūsu organizācijas politika ir saglabāt šo ierakstu. Kad jūsu minūtes ir galīgas, parasti nav nepieciešams saglabāt šo dublējumu, un tā saturs var būt jutīgs vai konfidenciāls.
Kopējiet un izplata sanāksmes protokolu nākamās sanāksmes sākumā. Tie tiks apstiprināti kā pirmais biznesa punkts.
Padomi
-
Vajadzības gadījumā pārskatiet sapulču veidnes. Izpētiet, kā tika saglabātas vecākas minūtes, vai meklējiet tiešsaistē "Sapulču protokolu veidnes".
