Atkarībā no pasākuma lieluma pasākuma projekta plānošana prasa ieguldīt laiku un naudu. Lai veiksmīgi plānotu notikumu, ir svarīgi, lai būtu vai nu spēcīgas organizatoriskās prasmes, vai arī jāapgūst zinoša komanda. Pasākumu projektu piemēri ir semināri, debates un akcijas.
Veidojiet komandu. Katram komandas loceklim jābūt spēcīgām organizatoriskām un komunikācijas prasmēm, kā arī jābūt pieejamām regulārām progresa atjaunināšanas sanāksmēm.
Izveidojiet uzdevumu sarakstu ar termiņiem. Šajā kontrolsarakstā jāiekļauj visi uzdevumi, kas jāveic pasākuma projektam. Piešķirt katram uzdevumam komandas dalībniekam. Atkarībā no notikuma veida un sarežģītības, izmantojiet projekta vadības programmatūru vai izklājlapu, lai paliktu organizēta. Piemēram, ja, izmantojot izklājlapu, var būt viens kolonns, tad nākamais ir tas, kam tas ir piešķirts, un pēc tam termiņš. Kontroljautājumā jāiekļauj tādi priekšmeti kā pārdevēju noma, pasūtījumu pasūtīšana, vietas rezervēšana, runātāja lidojuma rezervēšana, ēdināšanas pasākumu organizēšana, mārketinga iniciatīvas un veicamie pasākumi.
Pārraudzīt progresu. Regulāri pārbaudiet, vai komandas biedri ir plānoti, lai pabeigtu uzdevumus, un ka jūs esat informēts par kaut ko izcilu. Ja izmantojat projektu vadības programmatūru vai izklājlapu, atjauniniet to ar katra dalībnieka progresu.
Sagatavojiet budžetu. Budžetā jāietver paredzamās izmaksas un jārada rīcības brīvība neparedzētiem izdevumiem. Esiet reāli attiecībā uz izmaksām un pārliecinieties, ka katrs komandas dalībnieks ir informēts par to, kāds budžets ir jāizpilda. Ja komandas loceklim ir jābūt virs saraksta priekšmetu budžeta, tad iepriekš informējiet tos par iepriekšēju apstiprinājumu.
