Katram darba devējam ir morāls un juridisks pienākums aizsargāt uzņēmumu un tā darbiniekus gan no nelikumīga pārkāpuma, gan no darbībām, kas rada naidīgu darba vidi. Lai veiktu šos pienākumus, ir svarīgi veikt izmeklēšanu jebkurā laikā, kad saņemat sūdzību vai ir iemesls uzskatīt, ka darbinieks veic pārkāpumus. Ja vien jums nav pamatotu iemeslu to nedarīt, iesaistīto pušu informēšana par izmeklēšanas norisi ir kopīgs pirmais solis.
Iekšējā piezīmju formāts
Lai gan vēstuli var noformēt, izmantojot piezīmju vai biznesa vēstules formātu, piezīme ir biežāka iekšējām komunikācijām. Turklāt virsrakstā vai tematiskajā rindiņā, kas tipiska piezīmē, šis formāts var kļūt efektīvāks. Pie nosaukuma līnijas piezīme ietver arī datumu, katra saņēmēja nosaukumu un sūtītāja vārdu un nosaukumu. Atstājiet kreisajā pusē un vienu rindu katram punktam piezīmes tekstā un izmantojiet dubultu atstarpi starp punktiem. Iekļaujiet īpašus apzīmējumus, lai atzīmētu piezīmi kā konfidenciālu, un norādiet, vai piezīme satur jebkuru pielikumu vai apvalku.
Apsūdzētais darbinieks
Pirms izmeklēšanas sākuma rakstiski paziņojiet apsūdzētajam. Izmeklēšanas vēstulē būtu jāprecizē apgalvojumi pēc iespējas detalizētāk, ieskaitot vārdus, datumus un apstākļus. Aprakstiet izmeklēšanas procesu, identificējiet juridiskās tiesības, kuras apsūdzētajai personai var būt, un pastāstiet apsūdzētajai personai, ka viņam būs iespēja rakstiski un personiskās intervijas laikā pastāstīt par savu stāstu. Pastāstiet personai, vai tā ir “parasta darbība” vai vai viņa uzdevums vai pienākumi ir jāmaina, līdz izmeklēšana ir pabeigta.
Līdz brīdim, kad saņemts paziņojums par izmeklēšanu
Sākotnējā paziņojumā iekļaujiet darbinieka tiešo vadītāju un nodaļas vadītāju. Vēstulē jāizskaidro izskatāmās izmeklēšanas būtība un apjoms. Turklāt vēstulē jāapraksta pasākumi, kas jāveic pirms izmeklēšanas sākuma, piemēram, uzņēmējdarbības aktīvu un īpašuma uzskaite un saglabāšana vai darbinieka pienākumu maiņa. Visbeidzot, vēstulē jānorāda, vai uzraudzītāji un vadītāji piedalīsies izmeklēšanā, un, ja jā, definējiet konkrētas lomas un pienākumus.
Izmeklēšanas intervijas vēstules
Vēstulēm ir jādodas arī ikvienam, kuru plānojat intervēt izmeklēšanas laikā. Tomēr, atšķirībā no izskatīšanas paziņojuma, kurā var būt vairāk nekā viens saņēmējs, paziņojumos par intervijām adreses rindā jāiekļauj viens saņēmējs neatkarīgi no tā, cik daudz burtu jūs sūtāt. Vēstulē nevajadzētu sniegt konkrētu informāciju, bet vienkārši jānorāda, ka darbinieks var tikt intervēts kā daļa no notiekošas izmeklēšanas, norādiet tās personas vārdu, kurš veiks interviju, un izvirzīs pilnīgas sadarbības cerības. Turklāt vēstulē jānorāda, ka piezīme ir konfidenciāla informācija un nav piemērota starpdienestu diskusijām.
