Daudzi uzņēmumu īpašnieki baidās rakstīt vākšanas vēstules un formālas atvainošanās par bailēm no saviem klientiem. Abos gadījumos jums ir jārisina svarīga problēma, vienlaicīgi saglabājot klientu labo gribu. Kad jūs sapratīsiet dažus pamatprincipus par problēmu risinājuma burtu rakstīšanu, uzzināsiet, kā šos vēstuļu veidus var rakstīt tā, lai radītu nemateriālo vērtību.
Formāts un stils
Varētu būt noderīgi domāt par problēmu risinājuma vēstuli kā miniatūru eseju, kas rakstīts biznesa vēstules formātā. Izpildiet to pašu formātu, pieņemiet to pašu stilu un izmantojiet to pašu 12 punktu Times New Roman fontu, kā jūs jebkurā biznesa vēstulē. Vienīgās izmaiņas, kas jums jāveic, ir vārdos, kas tiek izmantoti ķermeņa un noslēguma sekcijās. Lielākajā daļā problēmu risinājumu vēstuļu ir arī iežogojumi. Norādiet to, ierakstot vienu rindu zem aizvēruma un ierakstiet katra dokumenta nosaukumu, kas ir iekļauts ar burtu.
Uzsveriet pozitīvos vārdus
Īsie, tiešie un personalizētie burti samazina pārpratumu iespējamību un bieži vien ir visefektīvākie. Turklāt vārdi ar pozitīvu vērpumu biežāk rada pozitīvu atbildi. Purdue universitātes tiešsaistes rakstīšanas laboratorija iesaka izvairīties no tādiem vārdiem un frāzēm kā "diemžēl", "nespēj", "problēma" un "neveiksme", kas rada nepatīkamus faktus. Tā vietā, uzsvērt to, ko jūs varat vai esat gatavs darīt, nevis to, ko jūs nevarat vai nevar darīt.
Atklāšanas un noslēguma paziņojumi
Atveriet un aizveriet vēstuli ar vienkāršiem, tiešiem paziņojumiem. Atklāšanas paziņojums, piemēram, “Paldies, ka veltījāt laiku, lai izskaidrotu savas bažas par…”, un identificē problēmu. Aizvērt ar paziņojumu, kas uzsver jūsu vēlmi saglabāt attiecības. Divi kopīgi piemēri ir tādi paziņojumi kā "Mēs novērtējam jūsu uzņēmumu" vai "Mēs atjaunojamies, lai sniegtu kvalitatīvu klientu servisu, ko sagaidāt no mūsu uzņēmuma".
Ķermenis
Pirmajā ķermeņa daļā atsauce uz attiecīgo pamatinformāciju un jebkuru iepriekšējo paziņojumu, lai parādītu, ka jūs saprotat klienta bažas. Trešajā daļā piedāvājiet skaidru, konkrētu problēmas risinājumu, tostarp labas gribas žestus un darbības, kuras esat jau veikuši vai plānojat veikt.Piemēram, ja rakstāt pirmās pieprasījuma vākšanas vēstuli, ņemiet vērā klienta iepriekšējo labo maksājumu ierakstu, bet atgādiniet klientam par maksājumu termiņiem. Kā risinājums piedāvājiet strādāt ar klientu, lai izveidotu alternatīvus maksāšanas noteikumus vai pagarinātu maksājumu datumu apmaiņā pret telefona zvanu.
