Biroja procedūras ir pieņemts standarts uzņēmējdarbības veikšanai konkrētā darba vietā. Šādi standarti var atšķirties atkarībā no nozares, darba slodzes, ģeogrāfiskās atrašanās vietas, biroja profesionalitātes vai uzņēmuma lieluma. Piemēram, biroja procedūras medicīnas, zobārstniecības vai juridiskajā praksē būs daudz atšķirīgākas par būvniecības, mazumtirdzniecības vai importa darbībām. Tomēr ir dažas "normas" attiecībā uz biroja procedūrām dažādās nozarēs.
Telefona procedūras
Visiem birojiem ir nepieciešami profesionāli un pieklājīgi tālruņu veidi. Atbildiet uz tālruni nekavējoties, runājiet skaidri un pieklājīgi, un nekad neatstājiet zvanītāju aizturētu vairāk nekā dažas sekundes, neatgriežoties pie zvana, pat ja viss, kas ir teikts, ir: "Es joprojām strādāju pie jūsu pieprasījuma."
Veikt ziņojumus darbiniekiem, kuri ir ārpus biroja vai nav pieejami. Skaidri ierakstiet zvanītāja vārdu, datumu, laiku un tālruņa numuru kopā ar zvana mērķi, ja tāds ir. Kad ir izveidota balss pasta sistēma, jautājiet zvanītājam, vai viņa vēlas atstāt balss pastu, un pēc tam pārsūtīt viņu uz balss pasta sistēmu. Tas ir nepieklājīgi pāradresēt zvanu, iepriekš nepaziņojot zvanītājam.
Ierakstu pārvaldība
Dokumentu pārvaldības specifika dažādās iestādēs ir ļoti atšķirīga, bet visu darījumu detaļas ir jāsaglabā sakārtoti, profesionāli. Saglabājiet visu čeku, rēķinu, konta izrakstu, darba uzdevumu, priekšlikumu, darba aplēšu, korespondences, ziņojumu un citu uzņēmuma sagatavoto dokumentu kopijas.
Izveidojiet failus katram pārdevējam, klientu kontam, pārdošanai vai projektam, pamatojoties uz uzņēmuma specifikācijām. Skaidri iezīmējiet visas mapes un ievietojiet tās viegli pieejamā vietā, kur tās vajadzības gadījumā var ātri izgūt. Tās ir prasības jebkura uzņēmuma pareizai pārvaldībai neatkarīgi no nozares.
Pasta apstrāde un izplatīšana
Ienākošo un izejošo pastu pārvaldība būs atkarīga arī no amata, bet visu pastu uzskatīs par svarīgu korespondenci un nekavējoties rīkosies, jo īpaši korespondenci ar klientiem un klientiem.
Atveriet un maršrutējiet pastu attiecīgajam departamentam vai darbiniekam atkarībā no konkrētām uzņēmuma procedūrām. Nekad neatveriet pastmarku "personiski". Ja ienākošais pasts tiks atvērts pirms izplatīšanas, iespiediet aploksni korespondences aizmugurē, ja nepieciešama adrese vai sūtītāja informācija.
Ja nepieciešams, nosveriet izejošo pastu un augšējā labajā stūrī piestipriniet pareizu pasta sūtījumu summu. Ja pasta sūtījums tiek paņemts no pasta pārvadātāja, ievietojiet to pareizā izejošajā vietā. Ja tas tiek nogādāts vietējā pasta nodaļā, visus burtus ievietojiet lodziņā, lai ērti transportētu. Līmējiet visus iepakojumus droši un skaidri marķējiet tos, lai tie būtu pareizi piegādāti.
Datori un tehnoloģijas
Datora datu pareiza aizsardzība ir svarīga mūsdienu birojā, kas lielā mērā balstās uz šādu informāciju. Praksē pamata drošības procedūras, lai aizsargātu datoru failus un aparatūru.
Lai aizsargātu dokumentus un programmatūru, izveidojiet ikdienas dublējumu visiem datora failiem interneta vietnē, kas piedāvā šādu pakalpojumu, vai atsevišķā zibatmiņas diskā vai Zip diskā. Esiet piesardzīgi, lejupielādējot failus un programmatūru no interneta. Saglabājiet vīrusu aizsardzības programmu, kad dators ir ieslēgts, un uzturēt vīrusu datubāzi atjauninātu, jo pastāvīgi rodas jauni draudi.
Aizsargājiet aparatūru ar spēcīgu un drošu pārsprieguma aizsargu. Nogaidiet datorus naktī, kad neviens tos neizmanto, un atvienojiet visas elektronikas ierīces smago zibens laikā.
