Pieprasot apstiprinājumu projektam vai lielam pirkumam, var būt nervozs un nomākts. Tomēr, ar pareizu formulējumu un attieksmi, jūs, visticamāk, saņemsiet nepieciešamo progresu. Pētījums ir arī galvenais: jums ir precīzi jāzina, kas jums nepieciešams, zināt, kāda būs jūsu uzņēmuma ietekme, un varēsiet to izskaidrot, kā jūsu priekšnieks var saprast. Konkrēta un labi rakstiska pieprasījuma vēstule var būt tālu, lai padarītu jūsu ideju vai projektu par realitāti.
Izpētīt savu priekšlikumu
Pirmais solis jebkurā apstiprināšanas procesā ir pētīt to, kas jums nepieciešams. Ja jūs lūdzat jaunu uzņēmuma transportlīdzekli, pētiet, kāda veida automašīnu vēlaties, cik daudz tas maksās un kā tas atbilst uzņēmuma vajadzībām. Nesniedziet vispārēju paziņojumu par to, ko vēlaties apstiprināt. Jūsu vēstules saņēmējs visticamāk izlems jūsu labā, ja jūsu vēstulē būs skaidrs, ka esat centies noskaidrot, kas ir labākais uzņēmumam. Vēl svarīgāk ir tas, ka, jo konkrētāk jūs esat, jo lielāka iespēja, ka viņa būs apmierināta, dodot jums apstiprinājumu projektam vai iegādei, jo viņa precīzi zinās, ko jūs darīsiet pēc apstiprināšanas.
Formatējiet vēstuli pareizi
Sāciet ar savu priekšnieku, nosaucot vārdu un nosaukumu (piemēram, viceprezidents Smits). Ja nejauši jūs nezināt, kas lasīs vēstuli, nosūtiet vēstuli uz personas nosaukumu (piemēram, „Godātais kungs”.) Tomēr personalizācija ir svarīga, tāpēc dariet visu iespējamo, lai uzzinātu personas vārdu un pareizo nosaukumu. To bieži vien varat atrast organizācijas tīmekļa vietnē vai paņemt tālruni un pieprasīt personas vārdu.
Pēc tam iepazīstieties ar pirkumu vai piedāvājumu, kuru vēlaties apstiprināt. Mēģiniet to izdarīt vēstules pirmajā teikumā. Tas ļaus lasītājam gūt skaidru priekšstatu par to, ko jūs uzreiz ierosināt, un dot savu kontekstu pārējai vēstulei. Tas arī ļauj viņai zināt, ka jūs precīzi zināt, ko vēlaties.
Piemērs:
Cienījamais vadītājs Cunningham,
Pils Rock Rock skolas grupai ir vajadzīgi jauni formas tērpi.
Sniedziet detalizētus piemērus
Tālāk paskaidrojiet, kāpēc jums ir jāveic rīcība. Pat ja šķiet acīmredzams, kāpēc pirkums ir nepieciešams, paskaidrojiet tā pamatojumu detalizēti. Ja jūsu vēstules saņēmējs neredz pamatotu iemeslu rīcībai, kas tiek ierosināta vēstulē, tas neizdosies. Tam vajadzētu būt tikai dažiem teikumiem.
Piemērs:
Pēdējo reizi iegādājāmies uniformas 1992. gadā, un pašreizējā kolekcija ir ļoti nelīdzena un nodilusi.
Turpiniet, norādot visus iemeslus, kādēļ priekšlikums būtu izdevīgs jūsu uzņēmumam.Tas ir par to, ko jūsu darbs darīs uzņēmumam, nevis par to, kāpēc jūs personīgi domājat, ka priekšlikums ir svarīgs.
Piemērs:
Maršinga grupa pārstāv mūsu skolu parādēs, futbola spēlēs un citās kopienās. Jaunas formas tērpi padarītu mūsu skolu daudz pozitīvākā gaismā.
Tagad, lai saglabātu mūsu vecās formas tērpus, mums katru gadu jāmaksā tūkstošiem dolāru. Jaunas no tām novērsīs šīs maksas.
Jaunas modernas formas tērpi ievērojami palielinātu visa joslas morāli, kas parasti rada augstākas pakāpes visiem biedru studentiem.
Noslēdziet ar vērtīgu informāciju
Noslēdziet savu vēstuli ar savu vārdu, e-pasta adresi un tālruņa numuru un aiciniet lasītāju sazināties ar jums ar visiem jautājumiem saistībā ar vēstuli vai priekšlikumu. Ja nepieciešams, atzīmējiet arī datumu, kurā jūs cerat, ka jums būs atbilde uz jūsu pieprasījumu. Kad esat pabeidzis vēstuli, tam nevajadzētu būt ilgākam par vienu lappusi, ja vien jums nav ļoti labs iemesls turpināt uz otru lapu (piemēram, ļoti sarežģīts priekšlikums, kas prasa ilgstošu paskaidrojumu vai garu iemeslu sarakstu, kāpēc jūsu pieprasījums būtu izdevīgs).
Piemērs:
Ja jums ir kādi jautājumi, es priecājos ar jums jebkurā laikā tikties.
Paldies,
Ben Warren, direktors, [email protected] 555-1234
Galīgie padomi
Vienmēr rakstiet godprātīgi un formāli. Piemēram, tā vietā, lai teiktu: "Uzņēmumam būtu lieliski, ja mēs varētu iegādāties dažus jaunus printerus," rakstiet kaut ko līdzīgu: "Ja uzņēmums iegādās piecus jaunus printerus, tas būtu labs piemērs Corp., jo …" Ja tas vēl nav vajadzīgs, apsveriet iespēju izdrukāt un nodot savu vēstuli, nevis nosūtīt to adresātam. Tas parādīs, ka jūs patiešām rūpaties par savu priekšlikumu, un, visticamāk, viņš atceras atbildēt uz vēstuli savlaicīgi.
Ņemiet vērā, ka labi rakstīta apstiprinājuma vēstule, iespējams, netiks jums atrodama - jūsu saņēmējs var nolemt, ka pats priekšlikums ir problēma. Tādā gadījumā jums būs jānāk klajā ar pilnīgi jaunu ideju vai laiku, līdz varat mēģināt vēlreiz.
