Lai izstrādātu departamenta budžetu, ir nepieciešama padziļināta izpratne par attiecīgo procesu un attiecīgo nodaļu. Apsveriet departamenta budžetu kā izdevumu plānu nākamajam finanšu gadam. Sagatavojot provizoriskos dokumentus, faktors mainīgajos lielumos, kas saistīti ar ienākumiem un izdevumiem, pieļaujot spilvenu, ja prognozētie ienākumu rādītāji neizdodas. Labs, praktisks budžets ir tikai tikpat labs kā gala produkta arhitekta ievadītie skaitļi.
Noteikt saprātīgus mērķus nākamajam finanšu gadam. Sākotnējos skaitļos jāiekļauj cerības par departamenta tuvāko nākotni. Lai gan šie sākotnējie aprēķini mēdz robežoties optimistiskā pusē, cenšamies saglabāt reālistisku ar prognozētajiem skaitļiem. Atcerieties, ka budžeti ir nepabeigts darbs, kas prasa visu gadu uzlabot, tāpēc ilgtermiņā labāk ir sniegt saprātīgas cerības.
Meklējiet ievadi. Konsultējieties ar citiem departamenta locekļiem, it īpaši tiem, kas ir visvairāk pazīstami ar biroja ikdienas darbību, pirms apņematies veikt pastāvīgus datus. Padariet darbiniekus par būtisku budžeta veidošanas progresa faktoru. Galu galā, tie ir priekšējā līnija jebkurā uzņēmējdarbības vidē un parasti ir ārkārtīgi saprotami par to, kas darbojas un nedarbojas.
Analizējiet ieplūdi. Reālām prognozēm par ienākumiem ir nepieciešama iepriekšējo budžetu analīze. Pirms provizorisko numuru ievadīšanas salīdziniet mēneša, ceturkšņa un gada datus par iepriekšējo gadu. Ja notiktu ārkārtas apstākļi, kas saistīti ar pagājušā gada skaitļiem, atgriezieties divus gadus. Meklējiet tendences, kas ietekmē ieņēmumus. Apsveriet brīvdienu izdevumus, ja bizness ir mazumtirdzniecības raksturs. Apskatiet iepriekšējā gada pirmo ceturksni, ja uzņēmums rīkojas ar ienākuma nodokļa deklarācijām. Neatkarīgi no uzņēmējdarbības jomas, ņemiet vērā uzņēmumam raksturīgus faktorus, kas sūknē vai iznīcina ienākošo naudas plūsmu. Šīs informācijas apkopošana padara budžeta plūsmu par daudz vienkāršāku procesu.
Analizējiet aizplūdi. Negaidītie izdevumi var mazināt budžetu. Lai saglabātu budžeta pārtraucējus, ņemiet vērā iepriekšējos budžetus, lai noteiktu tendences. Apsveriet personālu. Vai kāds aiziet pensijā? Vai atlaišana ir iespēja? Ja tiek prognozēts īres darbs, kā ar apmācību un citām izmaksām, kas saistītas ar jaunu darbinieku? Aprēķinot izdevumus, ņemiet vērā aprīkojuma vecumu. Jautājiet, vai datoriem vai printeriem vai kopēšanas iekārtām nākamā budžeta perioda laikā ir nepieciešams uzlabot. Ja tas tā ir, pirms galīgā produkta iesniegšanas pārskata saņemiet stingras aplēses par aizvietošanas izmaksām. Ja uzkrājumu uzskaite ir daļa no departamenta budžeta, ņemiet vērā ne tikai krājuma izmaksas, bet arī izmaksas par kvadrātpēda, lai to izvietotu, un personālu un aprīkojumu, kas vajadzīgs produkta pārvaldīšanai. Īsi sakot, analizējiet katru detaļu, lai gala produkts būtu tāds, kas darbojas visu gadu.
Sagatavojiet budžetu. Kā pēdējais solis galīgā budžeta sagatavošanā konsultējieties ar citu departamentu vadītājiem. To ieguldījums varētu ietekmēt jūsu departamenta budžetu. Raugoties nākotnē, ir jebkura budžeta galvenais mērķis. Departamenta budžeta sagatavošana kļūst par vienkāršu uzdevumu, ja tā pabeigšanai nepieciešamais pamatojums ir iepriekš sagatavots. Ņemiet vērā arī to, ka budžets ir formējams dokuments, kas atbilst uzņēmuma mērķiem un viegli pielāgojams, ja rodas nepieciešamība.
