“Tribal Knowledge” ir definēta kā jebkura nerakstīta informācija, ko jūsu uzņēmums, komanda, grupa vai cilts izmanto, lai sasniegtu savus mērķus. Problēma ar cilšu zināšanām ir tad, kad jūs zaudējat galvenās cilts locekles, zināšanas pazūd ar tām. Dokumentējot uzņēmuma procedūras vai procesu, jūs varat aizsargāt šīs zināšanas un ātri ieviest jaunus dalībniekus. Izpratne par vajadzību dokumentēt "cilšu zināšanas" ir svarīgs šo dokumentu veidošanas elements.
Definējiet savus rezultātus
Izveidojiet "Darbības joma", rakstot vienkāršu paziņojumu, kas identificē visu, kas jāiekļauj šajā dokumentācijas projektā. Skaidri identificējiet konkrēto procesu, kas tiks dokumentēts. Norādiet, vai procesa dokumentācija atspoguļo to, kā process patiešām darbojas šodien, vai definē, kā process darbosies nākotnē.
Izveidojiet "īpašumtiesību matricu", kas parāda, kam pieder process vai kam pieder kādas procesa daļas. Šī matrica var būt tik vienkārša kā organizatoriskā shēma vai procesa plūsmas diagramma, kas skaidri identificē īpašniekus un īpašnieku kontaktinformāciju.
Nosakiet konkrētos produktus vai pakalpojumus, kas tiek dokumentēti. Parasti tas ir saraksts, kas ietver visu vai attiecīgo informāciju, piemēram, modeļa numuru, daļas numuru un aprakstu.
Aprakstiet procesā iesaistīto personu lomas. Sniedziet skaidru skaidrojumu, pamatojoties uz amata nosaukumu un nevis individuālajām iespējām. Paskaidrojiet, kāda ir šī nostāja un kā tas iekļaujas procesā. Tas var būt viens dokuments, kurā uzskaitīts darba nosaukums un apraksts vai pilnīgs darba apraksts katrai dokumenta galvenajai pozīcijai.
Dokumentējiet katru procesa posmu no sākuma līdz beigām, izveidojot diagrammu vai diagrammu "Process Flow". Parasti tiek izveidota augsta līmeņa plūsmas diagramma, kurā parādīti galvenie procesa soļi un zema līmeņa plūsmas diagramma dokumentē procesa soļus, kas ir pakārtoti katram no galvenajiem soļiem.
Katram procesa posmam izveidojiet atbilstošu "Politikas un procedūru" dokumentāciju. Izpētot procesu ar intervijām un pētījumiem, šīs politikas un procedūras parādīsies. Saglabājiet detalizētas piezīmes, kas kalpo par pamatu šo politikas un procedūru dokumentu izveidei.
Iekļaujiet dokumentu savos dokumentos, kas sniedz skaidrojumu par iekšējo dokumentu pārvaldības procesu. Šajā dokumentā jāizskaidro, kā uzņēmuma dokumenti tiek pārskatīti un apstiprināti, kā arī izplatīti un arhivēti uzņēmumā.
Izveidojiet dokumentus
Esošo dokumentu inventarizācija, lai iegūtu skaidru izpratni par to, kas pašlaik ir. Riteņu nav nepieciešams izgudrot, izveidojot jaunus dokumentus, ja tā pati informācija ir iekļauta esošajos dokumentos. Nosakiet, kuri no šiem dokumentiem ir izmantojami un kurus var izmantot, un kādi dokumenti ir novecojuši. Ar pabeigtu esošo dokumentu sarakstu jūs zināt, kādi dokumenti trūkst un tie ir jāizveido. Izveidojiet vispārīgu to dokumentu sarakstu, kas parāda katra dokumenta statusu kā esošu, novecojušu vai jaunu. Pirms pirmās tikšanās ar augstākā līmeņa vadītāju, izmantojiet šo "inventarizāciju".
Izveidojiet "Īpašumtiesību matricu", pārskatot visu, kas jau ir pieejams, piemēram, esošās organizācijas diagrammas un uzņēmumu katalogi. Pirms pirmās tikšanās ar augstākā līmeņa vadītāju ir šī rokraksta rokturis.
Iepazīstieties ar top vadītāju un pārskatiet savu "Inventory" un "Ownership Matrix". Šīs tikšanās mērķis ir ne tikai iegūt augstāko menedžeri, lai vetētu jūsu pētījumus, bet arī apstiprinātu to un piekrītu jūsu plānam. Esiet gatavs šai sanāksmei un netērējiet augstākā līmeņa vadītāja laiku.
Iepazīstieties ar katru departamenta vadītāju pēc tam, kad esat veicis visas augstākā līmeņa vadītāja izmaiņas savā "Inventāra" un "Īpašumtiesību matricā". Šo nodaļu vadītāju sanāksmju mērķis ir panākt, lai šī struktūrvienība būtu ātrāka par to, ko jūs darāt, un uzsākt diskusijas par katru departamenta vadītāja lomu un procesa posmiem, kas viņiem pieder. Veikt detalizētas piezīmes vai ierakstiet sanāksmi, lai jūs neko nepalaistu garām. Kad jūs virzīsieties uz priekšu šajās departamentu vadītāju sanāksmēs, process parādīsies un sāks sacietēt.
Atjauniniet visus rezultātus nepārtraukti, kad saņemat jaunu vai precīzāku informāciju no katra departamenta vadītāja. Pēc pēdējās nodaļas vadītāja sanāksmes jums vajadzēja būt apmēram pusei no jūsu nodevumiem.
Tikties ar attiecīgajiem uzraudzītājiem, vadošajiem amatniekiem un citiem procesā iesaistītajiem, lai noskaidrotu, kas šajā procesā patiešām notiek. Intervijas laikā šīs personas identificēs viņu nodaļas vadītājs. Šie praktiski strādājošie cilvēki parasti ir informēti par soli pa solim, ikdienā, savās atbildības jomās, nekā viņu attiecīgajam departamenta vadītājam. Atkal, veiciet detalizētas piezīmes un dariet visu iespējamo, lai sagatavotos pirms tikšanās ar šiem ļaudīm, lai jūs pēc iespējas samazinātu laiku, kas aizņemts no aizņemtas dienas.
Aizpildiet visu savu dokumentu pirmo projektu. To sauc par pirmo projektu, bet šiem dokumentiem joprojām jābūt pilnībā pabeigtiem, pamatojoties uz visu līdz šim iegūto informāciju.
Izplatiet savus pirmo dokumentu projektus, kas skaidri atzīmēti kā pirmais projekts, attiecīgajiem departamentu vadītājiem un padotajiem, lai tos varētu pārskatīt. Dodiet viņiem laiku, lai pilnībā pārskatītu šos dokumentus, un lūdza viņus pārveidot visas izmaiņas.
Uzsākt otru individuālo sanāksmju kārtu ar vieniem un tiem pašiem departamenta vadītājiem un padotajiem, lai pārskatītu visas sarkanās līnijas un sagatavotos šo dokumentu galīgajam projektam.
Pabeidziet visas sarkano līniju versijas. Pievērsiet uzmanību izmaiņām vienā posmā, kas var ietekmēt iepriekšējo vai nākamo posmu, un attiecīgi mainiet šos dokumentus, procedūras vai plūsmas soļus. Iesniegt šo galīgo projektu attiecīgajiem departamentu vadītājiem un padotajiem viņu galīgajam pārskatam.Iesniedziet visu galīgo projektu vienlaicīgi augstākā līmeņa vadītājam par augstākā līmeņa vadītāja pārskatu.
Veiciet galīgos labojumus un iesniedziet šos pārskatītos dokumentus atpakaļ ierosinātājam, lai saņemtu galīgo apstiprinājumu. Pirms galīgās apstiprināšanas var būt vairākas izmaiņas. Jums ir vajadzīgs katrs padotais un departamenta vadītājs, lai sniegtu jums pilnīgu apstiprinājumu dokumentiem vai dokumentu daļām, kas ir tieši saistītas ar viņu atbildības jomu. Tomēr jūsu dokumentācija netiek uzskatīta par apstiprinātu, kamēr top vadītājs to nav pārskatījis un apstiprinājis.
Padomi
-
Intervijas var būt delikātas, jo jūs pārtraucat kādu darba dienu. Esiet gatavs šīm intervijām, izmantojot pieejamos materiālus, piemēram, "Process Flow Chart" vai citus dokumentus, kas palīdzēs intervijai virzīties uz priekšu. Esiet apmierināti un vienmēr izturieties pret visiem ar tādu pašu cieņu un cieņu, kādu jūs sagaidāt sev. Esiet efektīvs un uzturiet interviju par konkrēto sanāksmes mērķi.
