Kontaktu ziņojumā dokumentētas visas sanāksmēs, konferences zvanos un tālruņa zvanos apspriestās tēmas. Viens šāds kontaktu ziņojuma piemērs tiek izmantots līdzekļu vākšanas laikā; tajā apkopoti temati, kurus fondu attīstības profesionālis apspriež ar potenciālu donoru. Ziņojums palīdz jums izskaidrot jebkādus pārpratumus vai jautājumus par to, kuras puses kopīgoja informāciju. Kontaktu ziņojuma rakstīšana var šķist sarežģīta un bezjēdzīga, bet ilgtermiņā tas var ietaupīt laiku un mazināt vilšanos.
Uzdodiet visus sapulces, konferences zvana vai tālruņa zvana vārdus. Ierakstiet tos papīra augšpusē, kā arī datumu un laiku, kad sanāksme sākās un beidzās.
Veikt piezīmes par visiem svarīgākajiem sanāksmes aspektiem, tālruņa zvanu vai konferences zvanu.
Ierakstiet savu kontaktpersonu pārskatu, kas attiecas uz jūsu sapulces piezīmēm. Iekļaujiet uzņēmuma nosaukumu un personu, kas pārstāv uzņēmumu, kā arī cita uzņēmuma nosaukumu vai tā pārstāvi.
Pieteikties datumam un kontakta līdzekļiem. Uzņēmējdarbības gadījumos dokumentējiet visu to darbinieku vai personu vārdus, kas piedalījās sanāksmē; kas notika sanāksmē; kas sacīja, ko; kāda informācija tika apspriesta un kas tika paveikts; nākamais vienums, par kuru runāt, vai viss tika atrisināts; un iepriekšējā gadījumā - nākamās sanāksmes datumu.
Apskatiet kontaktpersonu pārskatu un pārliecinieties, ka nekas nav pazudis. Pievienojiet trūkstošos datus.
Nosūtiet kontaktpersonas ziņojumu, izmantojot e-pastu, faksu vai pastu.
