Procesa dokumentācija skaidri iezīmē kritiskos uzdevumus, kas notiek uzņēmumā. Tie novērš neskaidrības darbinieku vidū un liek visiem uzņēmuma locekļiem tajā pašā lapā. Procesa dokuments nosaka, kādi ir uzņēmuma pašreizējie procesi. Nosakot pašreizējo praksi, jūs bieži atklājiet pašreizējās sistēmas trūkumus un redzat uzlabojumus. Procesa dokumentācija arī ļauj uzņēmumam ātrāk pielāgoties mainīgajām biznesa vajadzībām. Skaidri izklāstot uzņēmuma pašreizējās funkcijas, labāk ļaus uzņēmumam virzīties uz priekšu.
Nosakiet dokumenta darbības jomu. Jūs varat dokumentēt katru procesu uzņēmumā vai lielākos uzņēmumos, koncentrējoties uz vienu procesu kopumu. Piemēram, liela korporācija varētu sākt ar tikai grāmatvedības funkcijām, nevis dokumentēt visas organizācijas darbības.
Izstrādājiet vienas lapas vizuālu attēlojumu. Ietveriet pielietojamības matricu, izklāstu par to, kurš ir atbildīgs par katru uzdevumu vai procesa plūsmas diagrammu. Procesa plūsmas diagramma ir augsta līmeņa pārstāvība dažādiem posmiem, lai pabeigtu procesu un kā darbības virzās caur organizāciju. Piemēram, dažādus soļus rēķina apmaksai varētu raksturot ar procesu plūsmas diagrammu.
Paskaidrojiet procesa ietekmi uz produktiem un pakalpojumiem. Sīkāka informācija par normālu darbību ietekmi un to, kādas sekas radīs procesa neveiksme. Piemēram, ja rēķini ir pazaudēti un nesaņem samaksu, piegādātājs atsakās nosūtīt nākamo pasūtījumu.
Definējiet lomu procesā. Identificējiet savas darba funkcijas, nevis personas. Piemēram, rēķinu apmaksa tiek apstrādāta un rēķini tiek ievadīti maksājuma sistēmā. Pārzinis apstiprina rēķinus un apstiprina maksājumu.
Izklāstiet visas šajā procesā izmantotās datorsistēmas un programmatūru. Skaidri definējiet katru sistēmu, tās mērķi un funkcionalitāti.
Dokumentējiet procesu no sākuma līdz beigām. Izmantojiet savu procesu plūsmas diagrammu kā rokasgrāmatu teksta sagatavošanai. Iekļaujiet pēc iespējas sīkāku informāciju, atkarībā no apjoma, kuru esat izvēlējies iekļaut dokumentā. Izmantojiet lomu nosaukumus, lai piešķirtu atbildību, nevis atsevišķus vārdus.
Iekļaut izņēmumu sadaļu. Dokumentējiet, kas notiek, ja netiek ievērota normālā procesa plūsma. Piemēram, kad datorsistēmas ir uz leju, rēķinu apstrādei tiek izmantota uz papīra balstīta grāmatvedības sistēma.
Pārskatiet procesa dokumentu ar visām ietekmētajām pusēm. Pārliecinieties, ka visi ir vienisprātis par procesiem.
