"Elektroniskais birojs" nekad nevar būt 100% realizēts. Neskatoties uz lielo datora lietošanu, gandrīz visiem uzņēmumiem joprojām ir vajadzīgi daži papīra dokumenti. Tas rada izaicinājumu, kad uzņēmumiem, kas ir atkarīgi no datora, ir jāsaskaras ar papīra formāta datiem. Fizisko datu "pārveidošanu" uz virtuālajām sistēmām var veikt, izmantojot manuālu datu ievadi, dokumentu attēlveidošanu un optisko atpazīšanu.
Preces, kas jums būs nepieciešamas
-
Papīra dokumenti
-
Budžets aprīkojumam un personālam
Definējiet sava uzņēmuma mērķus un vajadzības. Nosakiet, vai jūs uzņemat klienta maksājumus, apstrādāt lietojumprogrammas vai arhivējat iekšējos dokumentus. Izdomājiet, vai jums ir nepieciešams saglabāt faktiskos attēlus no elektroniskās glabāšanas dokumentiem, vai arī vienkārši ir jāapkopo papīra dati datora datu bāzē. Veicot šīs noteikšanas, jūs varat izlemt, kāda datu apstrādes sistēma vislabāk atbilst jūsu vajadzībām.
Pētniecības uzņēmumu programmatūras risinājumi. Pieprasiet programmatūras un pārdevēja atsauces no uzņēmumiem, kas veic līdzīgu datu vākšanu ar to, ko plānojat darīt. Jautājiet, vai varat apmeklēt darbavietas, kas veic tādu papīra vai elektronisko reklāmguvumu veidu, ko plānojat darīt. Labākais veids, kā izvēlēties sistēmu, ir to redzēt darbībā. Ja jūs tikai veidojat nelielu datu apjomu no veidlapām, jūs varat izvairīties no vienas personas, kas ieraksta datus Excel izklājlapā. Bet mūsdienu biznesā tas tā nav. Iespējams, jums būs nepieciešams atrast programmatūras sistēmu un varbūt pat jaunu aparatūru, ja dokumentu / attēlu uzņemšana ir daļa no jūsu plāna.
Salīdziniet izpētītos programmatūras risinājumus un izvēlieties to. Lai sāktu sistēmas iegādes un instalēšanas procesu, sazinieties ar pārdevēju vai programmatūras izplatītāju. Pirmais solis, parasti pazīstams kā "atklājums", ir tad, kad pārdevējs dodas uz jūsu vietni, lai noteiktu jūsu precīzās vajadzības un labāko risinājumu.
Atlikšanas laikā un visā instalācijā paliek iesaistīts ar pārdevēju. Uzdodiet daudz jautājumu un uzņemieties atbildību par projektu; mudināt visus darbiniekus, kas veiks dokumentu vākšanas un datu ievades darbības, darīt to pašu.
Pārbaudiet sistēmu pilnībā. Ja risinājumā ir kādas kļūdas vai nepilnības, vislabāk tos atrast, kamēr pārdevējs atrodas uz vietas. Tas padara problēmu novēršanu un izšķiršanu daudz ātrāk.
Padomi
-
Strādājiet ar cienījamu pārdevēju un mēģiniet lūgt atsauksmes no viena no pārdevēja iepriekšējiem klientiem.
