Ja iekšējā izmeklēšana noved pie disciplināras vai juridiskas darbības, jums būs nepieciešams uzrakstīt izmeklēšanas ziņojumu, lai atbalstītu jūsu lietu. Rezultātu skaidra un faktiska prezentācija var radīt neapstrīdamu ierakstu, bet slikti rakstīts ziņojums var vājināt jūsu lietu. Katram uzņēmuma īpašniekam ir jāzina, ko iekļaut izmeklēšanas ziņojumā un kādā formātā tas būtu jāveic.
Pamati
Izmeklēšanas ziņojums darbojas, lai sniegtu faktus un dažkārt sniegtu ieteikumus, pamatojoties uz faktiem un apgalvojumu raksturu. Precizitāte un objektivitāte ir tikpat svarīga, cik precīza informācija ir uzticamības nodrošināšanai. Pirmajā personā uzrakstītais oficiāls izklāsta stila ziņojums arī palielina ticamību. Ilgstošiem ziņojumiem satura rādītājs un numurētas lapas var padarīt konkrētas informācijas izvietošanu daudz vieglāku. Pārklājuma lapas iekļaušana pat īsajam ziņojumam ir svarīga informācijas konfidencialitātei.
Atvēršanas sadaļas
Ziņojuma pirmajā sadaļā jāiekļauj pamatinformācija, piemēram, sūtītāja un saņēmēja vārdi, un tēmas rinda, kas identificē izmeklēšanas priekšmetu. Otrajā daļā identificējiet sūdzības iesniedzēju, aprakstiet apgalvojumu vai apgalvojumus, norādiet izmeklēšanas sākuma un beigu datumu un norādiet informācijas avotus un pierādījumus, kas izmantoti izmeklēšanas veikšanai vai ziņojuma apkopošanai. Aizpildītie saraksti ir noderīgi, lai šajā nodaļā sniegto informāciju varētu vieglāk lasīt.
Izmeklēšanas fakti un konstatējumi
Iesniegt faktu konstatējumus aizzīmju sarakstā, stāstījuma punktos vai abu kombināciju. Secinājumos jāapraksta katrs izmeklēšanas posms hronoloģiskā secībā un jāiekļauj datumi un laiki, kad vien iespējams. Lai gan secinājumu sadaļā jūs varat iekļaut apliecinošus pierādījumus, atsauces un pēc tam pierādījumu pievienošana eksponātiem ziņojuma beigās bieži vien ir labāka izvēle, jo tas nepārtrauc ziņojuma plūsmu. Tas ietver liecības, fotogrāfijas, video e-pastus, dokumentus un skenētus failus.
Secinājums
Izbeigt ziņojumu ar vienu vai vairākiem naratīviem punktiem, kuros jūs apkopojat izmeklēšanu un, ja nepieciešams, ieteikt, kā virzīties uz priekšu. Kopsavilkumā jāiekļauj paziņojums par pārkāpumiem un jāsniedz pietiekami daudz informācijas, ko lasītājs saprot, kas pamatoja izmeklēšanu, neizlasot visu ziņojumu. Ieteikumiem vajadzētu būt iedarbināmiem soļiem, kas atbilst apgalvojuma smagumam, iesniegtajiem pierādījumiem, juridiskajām sekām un jūsu rīcības kodeksam vai darbinieku uzvedības politikai.
