Administratīvie darbinieki nekad nesaņem godu vai slavu, bet bez tiem darba vietas tiek lemtas par neefektivitāti un stagnāciju. Kvalitātes administratori atšķiras, cik efektīvi citi strādā. Tie sniedz atbalstu un saskaras ar nebeidzamu aizraujošu uzdevumu plūsmu, kas padara jebkuru uzņēmuma funkciju.
Kas ir administratīvais palīgs?
Administratīvie palīgi pilda dažādus uzdevumus biroja iestatījumos. Viņu darbavietas var iedalīt personīgā asistenta kategorijā, ja tās ir veltītas vienai izpildvarai, vai arī tās var būt atslēga uz veiksmīgu, uzmundrinošu mazo biroju, kur viņi vienīgi rīkojas ar zvaniem, dokumentiem un citiem uzdevumiem, kas atbalsta visu darbaspēku.
Lielākā daļa administratīvo asistentu darbu ir saistīti ar e-pasta apstrādi, telefona zvanu izsaukšanu vai zvanu nodošanu klientiem un citiem darbiniekiem, papīra darbu apstrādi un kartotēku sistēmu pārvaldīšanu. Bieži vien viņi būs iesaistīti jaunu darbinieku uzņemšanā. Viņi var pārvaldīt biroja vai augstākā līmeņa vadītāju termiņus, veikt tikšanās un saglabāt kalendāru virsotni. Viņi bieži nodarbosies ar regulāri plānotām tehniskās apkopes tikšanās reizēm, piemēram, nodrošinot, ka ūdens uzņēmums tiek iztīrīts ūdens dzesētājs un citi ikdienas darbi.
Administratīvā asistenta ierobežotā informācija ir atkarīga no uzņēmuma un cilvēku, kurus viņi strādā. Ja viņi strādā grāmatvedības birojā, viņiem var būt nepieciešamas darba grāmatvedības procedūras. Ja viņi atrodas televīzijas post-producēšanas uzņēmumā, viņiem būs jāzina filmu un TV producēšanas lingo. Reklāmas uzņēmumam viņiem būs jābūt pamatzināšanām par reklāmu pērk un jārisina ar reklāmām un klientiem.
Administratīvie asistenti var būt lielisks veids, kā iegūt pārskatu par to, ko uzņēmums dara, un ir iespējams strādāt citos darbos vai justies par to, kādas lomas viņiem ir vislabāk piemērotas. No otras puses, ir karjeras administratīvie asistenti, kas mīl daudzveidīgos piedāvājumus un ātru darba tempu, kas viņiem paveras līdz dienām.
Kas ir administratīvo asistentu uzdevumi?
Ir iespējams iegūt lielu administratīvo asistentu darbu tikai ar vidusskolas grādu, bet dažas koledžas palīdz, jo īpaši attiecībā uz darbavietām ar vadītājiem. Vēl svarīgāk ir ar darbu saistītās prasmes, piemēram, laba komunikācija gan rakstiski, gan runājot, jo ir iesaistīts tik daudz pasta vēstuļu sūtīšanas un tālruņa apstrādes. Bieži vien administratoriem ir jābūt labam taktam un diplomātijai, jo viņiem būs jātiek galā ar nepievilcīgiem klientiem vai jābūt neitrālai personai starp darbiniekiem savā birojā. Bet visas viņu saskarsmes prasmes būs strīdīgas, ja viņi nav labi klausītāji ar galvu sīkākai informācijai.
Datorprasmes ir obligātas, tostarp zinot, kā izmantot tādas programmas kā Microsoft Word, Excel un Outlook. Datu ievadīšana var būt nepieciešams uzdevums, un, spējot ātri apgūt visas programmas, ko lieto uzņēmums, piemēram, datu bāzes pārvaldība vai komandas sadarbības lietotnes, tas palīdzēs administratoram pildīt savu lomu.
Izpratne par visiem pasta sūtījumu aspektiem parasti būs nepieciešama, un tas var būt par iemeslu, kā apzināties savu ceļu ap USPS, lai apstrādātu ikdienas pasta un darba pastmarkas, bet arī zinot kurjeru sistēmas, piemēram, FedEx, UPS un pat to, kā izsaukt vietējos velosipēdu kurjerus.
Mazāk krāšņi administratīvie pienākumi ietver biroja nodrošināšanu ar piegādēm. No papīra uz printera tinti un pildspalvas šīs lietas ir biroja darbības mugurkauls, kas darbojas labi, un tas ir administra palīga domēns. Tāpat arī biroja iekārtu, piemēram, kopētāju, datoru un citu, uzturēšana un uzturēšana. Viņiem nav obligāti jānovērš šīs lietas, bet neliels problēmu risinājums ir tālu, un atlikušais laiks var izsaukt IT nodaļu vai sazināties ar cilvēku labošanu.
Kādas ir administratīvās personāla īpašības?
Profesionāla uzvedība un izskats, ka acis ar uzņēmuma tēlu šajā darbībā ir tālu, jo administratīvie asistenti bieži vien ir uzņēmuma „priekšējā seja” vai pirmais iespaids, ko saņem izpilddirektors, jo viņi strādā pie šiem galdiem.
Organizēšana ir kritiska. Visu šo grafiku vadīšana, zvanu atgriešana, piezīmju izdošana, izklājlapu atjaunināšana, arhivēšanas sistēmas uzturēšana - šīm visām ir nepieciešamas labas organizatoriskās prasmes un spēja pastāvīgi uzturēties daudzās lietās. Saistītie, protams, ir laika vadības prasmes, jo termiņi ir nemainīgi, un, ja līgums tiek nosūtīts pārāk vēlu vai zvans netiek nekavējoties atgriezts, tas var izraisīt nenovērtējamus biznesa darījumus, lai sabruktu.
Ļoti svarīgs ir komandas darbs, jo tas ir viss, ko atbalsta personāla lomas, bet tā darbojas vieni. Būtiski ir palikt projektos un būt pašaizliedzošam, un tas ir obligāti aizņemtajā vidē ar pastāvīgiem pārtraukumiem. Dienas ir piepildītas ar zvaniem, cilvēkiem, kuriem nepieciešama palīdzība, un uznirstošiem uzdevumiem, kuriem nepieciešami tūlītēji risinājumi, bet vēl ir arī projekti, kas ir jāpabeidz, un administratora darbiniekiem ir jābūt izciliem abos.
Kādas ir prasmju kopas?
Papildus standarta ikdienas iemaņām, kas nepieciešamas veiksmīgai karjeras nodrošināšanai administratīvā atbalsta darbā, ir daudzas citas prasmes, kas var atdalīt tās no iepakojuma un dot tām priekšrocības par augstāk maksājošiem, neaizmirstamākiem administratīvajiem darbiem.
Bilingvālā vai daudzvalodu lietošana ir fantastiska prasme. Zinot spāņu, vācu, ķīniešu, indiešu vai citas valodas, kas ir kopīgas valsts vai starptautiskajā biznesā, administrators var būt ārkārtīgi vērtīgs, un šīs lomas bieži maksā arī augstāk.
Dažas citas potenciāli vērtīgas prasmes ir sociālo mediju apzināšana, grāmatvedības pamati, prasmju rakstīšana ziņojumos un datu analīze, kā arī izpratne par likumībām un līgumiem.
Galu galā administratīvajiem asistentiem būtu jāmeklē darbs karjeras jomās, kas viņus interesē. Kādam, kurš mīl likumu, jādarbojas advokātu birojā, jo viņiem būs jāiemācās mazliet par šo profesiju, lai tur efektīvi darbotos. Tāpat personai, kurai nepatīk zāles, nevajadzētu censties strādāt ārsta kabinetā. Jo vairāk zina par darbavietu darbavietā, jo vērtīgākas tās kļūst par palīgu un jo lielākas viņu iespējas tiks popularizētas.
Ko pelna administratīvie asistenti?
Administratīvā palīga darbavietas ievērojami atšķiras, un kompensācija palielinās atkarībā no viņu darba pienākumu apjoma, pieredzes un to, cik ilgu laiku viņi palīdz. Tātad, neliela biroja administratora palīgs nopelnīs mazāk nekā vienu par augstu nopelnu, strauji augošu reklāmu nama nodaļu, un viņi abi nopelnīs mazāk nekā izpilddirektors, kas strādā tikai izpilddirektoram.
Saskaņā ar Indeed.com, vidēji aprēķinot darba algu sarakstos piedāvātās algas 2018. gada oktobrī, tika saņemti sākuma līmeņa administra palīgi $13.05 stundā vai aptuveni $28,000 katru gadu. No otras puses, Salary.com ziņo, ka pieredzējis jaunākais administratīvais asistents nopelna vidēji $40,588, no 2018. gada septembra. Tajā pašā vietā ziņots par vidējo algu vadītāja administratīvajam asistentam $77,913, bet augstākā līmeņa algas, tostarp pabalstu paketes, bija tikpat augstas kā $95,219.
Administratīvo asistentu nākotne
Tehnoloģija strauji mainās, padarot mūsu dzīvi produktīvāku, organizētāku un ātrāku nekā jebkad agrāk. Varētu domāt, ka tas apdraud nākotnes administratīvo palīgu darbu, bet tā nav. Patiesībā, dažos veidos tas dod viņiem vēl vairāk iespēju.
Šodien „virtuālie palīgi” ir augoša karjera. Spēja strādāt attālināti un sazināties pa tālruni un video ar saviem darba devējiem ļauj palīgiem strādāt cilvēkiem visā pasaulē. Tā ir augoša karjeras iespēja tiem, kas vēlas strādāt mājās vai ārzemēs. Daži VA strādā tieši uzņēmumos, daži strādā trešās puses, un daudzi tagad ir pašnodarbināti un strādā nepilnu darba laiku divu vai vairāku darba devēju vidū nedēļā. Lai būtu veiksmīgs VA, nepieciešams vēl vairāk pašpasākšanās un rūpīgums, jo tāldarbība nozīmē nepieciešamību palikt motivētam uz savu.
Arī tradicionālajos birojos administratīvajiem asistentiem nav nekādu bailes - viņu darbavietas joprojām būs galvenais faktors jebkura darba vietas panākumos. Tas, kas var mainīties, ir datorprasmes līmenis, kas viņiem sagaidāms, jo automatizācija un digitālā paļaušanās turpinās pieaugt, tāpēc tiem, kas paliek uz tendencēm un tehnoloģijām, būs priekšrocības salīdzinājumā ar saviem vienaudžiem.
