Sanāksmju protokolu mērķis ir apkopot svarīgākos sanāksmes punktus. Sanāksmes mērķis ir grupai sasaukt un pieņemt lēmumus. Sanāksmes protokola galīgais mērķis saskaņā ar šo loģiku ir precīzi apkopot sanāksmē pieņemtos lēmumus. Sanāksmju protokoli tiek pieņemti piezīmju veidā, pēc tam vēlāk rakstīti pilnā garumā. Lai padarītu procesu mazliet vieglāku, lūdziet sapulces vadītājiem darba kārtību vai sanāksmju pasākumu kopsavilkumu. Izveidojiet izklāstu par sanāksmju protokolu, pamatojoties uz sanāksmes darba kārtību.
Preces, kas jums būs nepieciešamas
-
Kaut ko rakstīt
-
Dators (pēc izvēles)
Pievērsiet uzmanību diskusijām pieņemtajiem lēmumiem. Noteikti atzīmējiet visu informāciju, kas saistīta ar galīgo lēmumu.
Izmantojiet laiku, kad cilvēki apspriež lēmumu par piezīmēm par galvenajiem jautājumiem, kas, šķiet, ir iesaistīti diskusiju debatēs. Neuztraucieties par to, kas sacīja.
Pēc tam izlasiet piezīmes un iezīmējiet punktus, kas ir visatbilstošākie dalībniekiem. Atgriezieties atpakaļ un skatiet piezīmes par jebkuru svarīgu informāciju, kas tika minēta, kas attiecas uz grupas vadību. Diskusija var kļūt par svarīgu tangentu, piemēram, dokumentiem vai juridiskām problēmām. Atdaliet šo informāciju un nosūtiet to grupas vadītājiem.
Apkopojiet punktus, kas nepieciešami brīvprātīgajiem un citiem saistītajiem uzņēmumiem. Uzrakstiet bullet-point sarakstu ar visiem uzdevumiem, kas jāaizpilda, pamatojoties uz diskusijā pieņemto lēmumu. Ja, piemēram, lēmums bija organizēt finansējumu, lai mazinātu deficītu citam projektam vajadzīgajos fondos, ņemiet vērā, ka brīvprātīgie būs nepieciešami, lai plānotu finansējumu, pieņemtu darbā brīvprātīgos, reklamētu utt.
Izmantojiet sapulces protokolu kopsavilkumu e-pastiem dalībniekiem un biļetenus.
Izveidojiet sapulces protokolu standarta formātu, pamatojoties uz parasto procedūru. Saglabājiet tos, jo informācija, ko tie satur, var kļūt noderīga vēlāk. Grupa varētu nonākt līdzīgā situācijā vēlāk, piemēram, kad cilvēki, kas organizēja sākotnējo finansējumu, vairs nav organizācijas daļa. Jaunie dalībnieki var izmantot sanāksmes protokolu, lai rastu risinājumus problēmām, kas tām ir jaunas.
Noteikti ierakstiet sanāksmes datumu un laiku ar katru ierakstu, kā arī sapulces kopsavilkumu.
Uzrakstiet sapulces protokolu īsos blokos no viena līdz trim teikumiem, lai tā lasītu kā laikraksta rakstu. Tas padarīs saprotamākus sapulces galvenos punktus lasītājiem.
