Grāmatveži katru dienu izmanto dažādus datus, sākot no finanšu datiem līdz krājumu apjomiem līdz darba stundām. Lai izmantotu datus, grāmatvedības darbiniekiem ir nepieciešama vieta, kur glabāt datus. Vietu, kur uzņēmums glabā savus grāmatvedības datus, sauc par grāmatvedības informācijas sistēmu. Lielākā daļa uzņēmumu ietver datortehnoloģijas, lai izvietotu šos ierakstus un ļautu lietotājiem piekļūt šiem ierakstiem.
Grāmatvedības dati
Grāmatvedības dati sastāv no finanšu un nefinanšu datiem. Finanšu dati sniedz informāciju par informāciju, kas sniegta par grāmatvedības pārskatiem, finanšu pārskatiem un valdības pieprasījumiem. Papildus ziņojumiem grāmatvedis uztur rezerves dokumentāciju, ko var izmantot, lai pārbaudītu paziņotos numurus. Nefinanšu dati sastāv no pārdošanas apjomiem, ražošanas apjomiem, darba stundām un aktīvu aprakstiem. Nefinanšu dati atbalsta finanšu skaitļus, par kuriem ziņots. Pārdošanas apjomi sniedz informāciju par kopējo pārdošanu. Ražošanas apjoms sniedz informāciju par krājumu daudzumiem. Darba stundu dati sniedz informāciju par algu sarakstu. Aktīvu aprakstos ir sniegta informācija par ziņotajiem īpašumiem un iekārtām.
Informācijas sistēma
Informācijas sistēma nodrošina noliktavai visu nepieciešamo datu apkopošanu uzņēmumā. Informācijas sistēmām ir vajadzīga spēcīga organizācija, lai lietotāji varētu piekļūt vajadzīgajai informācijai, nesniedzot piekļuvi konfidenciālai informācijai, kas pārsniedz viņu vajadzības. Daudzi uzņēmumi iegādājas programmatūras programmas, lai pārvaldītu savas informācijas sistēmas vajadzības. Citi uzņēmumi izmanto datoru programmētājus, lai izveidotu informācijas sistēmu, kas atbilst viņu īpašajām vajadzībām.
Grāmatvedības informācijas sistēma
Grāmatvedības informācijas sistēma ir informācijas sistēma, kas izveidota, lai apmierinātu grāmatvedības departamenta īpašās vajadzības. Grāmatvedības nodaļa pārvalda dažādas konfidenciālas informācijas daļas. Stundas darbaspēka likmes un gada algas, kā arī privātā personāla informācija prasa departamentā ierobežotu piekļuvi. Klientu pārdošanas cenām jābūt konfidenciālām, jo īpaši, ja dažādi klienti maksā dažādas likmes par līdzīgiem produktiem. Zināšanas par ražošanas izmaksām jāpaliek iekšējiem, lai konkurenti nemēģinātu pazemināt uzņēmumu. Ar katru no šiem piemēriem tikai atlasītajiem darbiniekiem ir nepieciešama piekļuve informācijai. Grāmatvedības informācijas sistēmai ir jānodrošina mehānisms, kas ļauj atsevišķiem darbiniekiem iegūt noteiktu informāciju, kas viņiem jāstrādā, bet ne informāciju, kas nav saistīta ar viņu atbildības jomu.
Lietojumi
Papildus konfidencialitātes saglabāšanai grāmatvedības informācijas sistēmas sniedz lietotājiem pārskatus, kas izveidoti to īpašajām vajadzībām. Grāmatvedības informācijas sistēmas arī ļauj lietotājiem lejupielādēt informāciju izklājlapās. Izklājlapā lietotājs var izvēlēties konkrētu informāciju, lai apmierinātu savas vajadzības.
