Algu aprēķini darbiniekiem sniedz informāciju par jaunām izmaiņām uzņēmuma politikā un atgādina darbiniekiem par pašreizējo politiku. Piemēram, ja darbinieki parasti aizmirst parakstīt savas laika kartes, īsa piezīme var atgādināt par šo prasību. Ja brīvdienu dēļ čeki būs pieejami jau agrāk, varat izmantot piezīmi, lai paziņotu darbiniekiem. Sūtiet piezīmes tikai nepieciešamajam personālam. Lai nodrošinātu, ka darbinieki saņem piezīmi, darba samaksas struktūrvienībai būtu jāietver algu saraksta piezīmes ar darbinieku algas vai peļņas deklarācijām.
Uzrakstiet virsrakstu. Iekļaut datumu, saņēmējus no un no tēmas. Piemēram: 12/01/2020 To: Visi darbinieki No: Algas departaments Temats: Agrās algas diena
Uzrakstiet piezīmes tekstu; tas ir jūsu iemesls piezīmes ierakstīšanai. Piemēram, "Ziemassvētku svētku dēļ algas čeki būs pieejami 23. dienā." Jūsu rindkopas vienā rindā un, ja jūsu piezīmei ir vairāk nekā viena divkārša telpa pēc katras rindkopas.
Uzrakstiet savu aizvērumu. Lai gan jums nav jābūt tik formālam, kā jūs esat biznesa vēstulē, iekļaujiet noslēguma paziņojumu un sava departamenta nosaukumu. Piemēram, "Ja jums ir kādi jautājumi, lūdzu, sazinieties ar algas nodaļu. Paldies." Iekļaujiet tālruņa numuru, ja jūsu nodaļai ir savs paplašinājums.
Padomi
-
Ņemiet vērā, kad sūtāt atgādinājumu visiem darbiniekiem, atgādinot viņiem par uzņēmuma politiku, ka daži darbinieki veic darbību pareizi, tāpēc nevēlaties, lai piezīme tiktu izteikta skarbi. Piemēram, "Tikai ātri atgādinājums par uzņēmuma politiku, kas darbiniekiem jāparaksta savās laika kartēs. Paldies!" Paziņojumiem par politikas izmaiņām ir jābūt vienkāršiem un precīziem, bet jāsniedz informācija par kontaktpersonām. Piemēram, "Sākot ar 02/28/12 darbiniekiem ik nedēļu jāmaina atlīdzība. Ja jums rodas kādi jautājumi, lūdzu, sazinieties ar Susie pie pagarinājuma 210. Paldies." Ja nosūtāt ziņojuma kopiju citai personai, piemēram, uzņēmuma īpašniekam, zem personas nosaukuma iekļaujiet CC rindu. Teksasas A & M universitāte iesaka izmantot apakšpozīcijas piezīmēm, kas ir garākas par trim punktiem. Lai palīdzētu lasītājam uzzināt, ka tā ir oficiāla piezīme, izmantojiet piezīmju grāmatiņas. Pirms piezīmju nosūtīšanas saņemiet apstiprinājumu no sava departamenta vadītāja vai uzņēmuma īpašnieka.
Brīdinājums
Piezīmes, kas rakstītas neparastos fontos, var būt grūti lasāmas un neprofesionālas. Izmantojiet standarta fontu un padariet tekstu vienlīdzīgu ar kreiso margu, lai atvieglotu lasāmību.Pat ja piezīme ir sūdzība, esiet uzmanīgi, izvēloties rakstot. Saglabājiet savu profesionalitāti vienmēr.
