Iepirkumu nodaļa lielākajā daļā organizāciju ir kritiska, jo tā veido lielu daļu no kopējiem izdevumiem visai organizācijai un tāpēc, ka tā nodrošina organizāciju ar piegādātajām precēm un pakalpojumiem. Neefektivitātes un / vai nepareizu procesu izmaksas var būt ļoti augstas, jo tās ietekmēs visu organizāciju. Arī iepirkuma funkcija var būt īpaši neaizsargāta pret krāpšanu, jo tā ietver naudas izmaksas. Iepirkuma nodaļas darbības revīzijas var palīdzēt novērst atkritumus, neefektivitāti un krāpšanu, tādējādi pievienojot vērtību organizācijas apakšējai pozīcijai.
Pieņemiet riska novērtēšanas pieeju iepirkumu departamenta funkcijām, nevis cenšoties katru gadu pārbaudīt visas funkcijas. Nosakiet iepirkuma departamenta funkcijas un novērtējiet ar katru no tiem saistītos riskus. Riska novērtējuma izmantošana ir būtiska, jo tā ierobežotos iekšējās revīzijas resursus piešķir tajās jomās, kurās tās visvairāk nepieciešamas.
Novērtēt iepirkuma departamenta iekšējās kontroles struktūru. Izmantot COSO integrēto novērtēšanas sistēmu. Šis modelis palīdzēs kontrolēt perspektīvas un palīdzēt saistīt konkrētas kontroles ar konkrētu uzņēmējdarbību.
Veikt šo pārbaužu testus, kas saistīti ar augsta riska uzņēmējdarbību, kas tiek pārbaudīta.Iegūstiet vai sagatavojiet pārbaudāmo vadības procesu kartes un veiciet katra no šīm vadīklām, lai pārbaudītu, kā tās darbojas. Atlasiet revidējamo uzņēmējdarbības darbību datu paraugu un pārbaudiet atbilstību attiecīgajām kontrolēm.
Analizējiet kontroles testu rezultātus, lai noteiktu jebkādas vājās vietas vai kontroles nepilnības. Vadība būtu jāinformē par šāda veida situācijām, lai pēc iespējas ātrāk varētu veikt korektīvus pasākumus.
Veic būtiskus testus par detalizētiem datiem par revidējamo saimniecisko darbību. Šajos testos jāiekļauj analītiskās procedūras, kā arī testēšana ar avota dokumentāciju. Tā kā iepirkumu departamenti, kas uzsāk naudas līdzekļu izmaksa, ir lielas bažas, revidentiem būtu jāatrod krāpšanas rādītāji un / vai anomālijas datu analīzes procedūrās.
Veikt izejas konferenci ar iepirkumu nodaļas vadītājiem. Sniedziet sarakstu ar konstatējumiem un jautājumiem, kas jārisina, un ieteikumus, kā tos atrisināt. Ja tiek konstatēta krāpšana, par to jāziņo augšējai vadībai ārpus iepirkumu departamenta. Nodrošināt iepirkuma nodaļas vadītājiem iespēju sniegt papildu informāciju un / vai pierādījumus, kas varētu mainīt revīzijas rezultātus, un sniegt koriģējošu pasākumu plānu, lai atrisinātu atlikušos revīzijas konstatējumus un jautājumus.
Uzrakstiet revīzijas ziņojumu atbilstošam vadības līmenim un / vai direktoru padomei. Ziņojumā iekļauj iepirkumu departamentu vadītāju korektīvo pasākumu plānu.
