Izveidojot izsekošanas izklājlapu, lai reģistrētu izmaksu ietaupījumus un izvairītos no izmaksām, jūsu organizācija var precīzi ziņot gan par “cietajiem”, gan „mīkstajiem” ietaupījumiem. Salīdzinot ar iepriekšējo gadu, cietie ietaupījumi tiek parādīti kā zemākas izmaksas. Mīkstie ietaupījumi ir mazāk taustāmi un var ietvert sarunas par zemāku izmaksu pieaugumu no piegādātāja vai „bezmaksas” apmācības, kas saistīta ar likmju paaugstināšanu. Izstrādājot izklājlapu, lai izsekotu ietaupījumus, ir būtiska nozīme, lai stimulētu tos, kas ir atbildīgi par pirkumiem.
Preces, kas jums būs nepieciešamas
-
Izklājlapu programma
-
Iepriekšējie darbības izdevumi
-
Līgumi
Grupas darbības izmaksas tiek sadalītas loģiskās kategorijās. Kategorijas var būt pēc veida, piemēram, apvienojot visus komunālos pakalpojumus. Ja vairāki darbinieki ir atbildīgi par iegādi, grupas izdevumus sedz atbildīgā persona.
Ievadiet virsrakstu "Izdevumi" izklājlapas pirmajā šūnā. Zemāk ievadiet kategorijas nosaukumu un pēc tam uzskaitiet izdevumu nosaukumus šūnās. Atkārtojiet katrai kategorijai.
Nākamajā slejā ierakstiet sleju virsrakstā “Aktuāli” un gadu. Zem tā ierakstiet šūnā iztērētos dolārus pa labi no katra izdevumu nosaukuma. Iezīmējiet nākamo sleju “Korekcijas” un ievadiet jebkādus līgumiskos palielinājumus vai samazinājumus tajā pašā izdevumu rindā, uz kuru tas attiecas. Atzīmējiet nākamo sleju “Benchmark” un ievadiet formulu, lai reizinātu faktiskās summas ar vienu plus korekciju: (Faktiskā * (1 + korekcija)).
Norādiet pagājušajā gadā saražoto priekšmetu daudzumu un nākamā gada plānoto produkciju. Nākamās rindas augšdaļā ierakstiet “Vienības vienībā”. Visiem piemērojamiem izdevumiem, piemēram, materiālam un darbaspēkam, ievadiet formulu, lai pielāgotu etalonu jaunajiem daudzumiem: (salīdzinošais rādītājs / daudzums pagājušajā gadā * daudzums šogad).
Ierakstiet “Aktuāli” un kārtējo gadu nākamā slejas augšējā rindā un atstājiet to tukšu, līdz faktiskās izdevumu summas ir zināmas. Nosauciet nākamo sleju “Atšķirība”. Katram izdevumam ievadiet formulu, kas atņem šā gada faktiskos izdevumus no skaitļa, kas atrodas uz etalona kolonnas.
Pēc katras kategorijas ievietojiet divas tukšas rindas. Pirmajā rindiņā ierakstiet “Starpsumma”. Lodziņā blakus tam ierakstiet formulu, lai pievienotu visus šīs kategorijas izdevumus un kopētu to visās izklājlapas slejās. Pēc pēdējās kategorijas ierakstiet “Kopā” pirmajā slejā un blakus esošajai šūnai, ievadiet formulu, lai kopā pievienotu visas kategoriju starpsummas. Kopējiet to visās izklājlapas slejās.
Ievadiet izdevumus, jo tiek parakstīti jauni līgumi vai saņemti faktiskie rēķini. Ievietojiet papildu rindas jebkuriem jauniem izdevumiem vai izmaksu samazināšanas ietaupījumiem.
Padomi
-
Uzlabojiet kopējās izmaksas, iepriekš izlemjot, kā tiks atlīdzināti ietaupījumi. Galvenie lēmumi ir par to, vai darbinieki tiks apbalvoti par neto ietaupījumiem par visiem izdevumiem un nemateriāliem ietaupījumiem, kas ietekmē citu kategoriju. Korekcijas kolonnu var izmantot arī mērķu noteikšanai. Veidojot vēlamo ietaupījumu procentus katrai kategorijai, katram izdevumam tiks izveidoti kritēriji. Pārliecinieties, lai iekļautu procesu uzlabojumus, kas rada zemākas ekspluatācijas izmaksas vai samazina darba stundas.
