Daļa no vadītāja darba ir disciplinēt darbiniekus, kas neievēro noteikumus. Lai gan vienkāršam mutiskam brīdinājumam pietiek ar pirmo reizi, nelieli pārkāpumi, nopietnāki vai atkārtoti pārkāpumi prasa dokumentētu, rakstisku brīdinājumu. Tas palīdzēs ne tikai paskaidrot darbiniekam, ko viņš dara nepareizi, bet arī to, kas no viņa tiek gaidīts, bet arī ļaus jums saglabāt brīdinājumu par darbinieka datni, kas vēlāk varētu būt noderīga. Šāda brīdinājuma rakstīšana var šķist grūts uzdevums, bet ar rakstisku brīdinājuma veidni process var būt diezgan vienkāršs.
Padomi
-
Rakstiskajam brīdinājumam ir jāatbilst standarta veidnei, un tajā jāiekļauj informācija, kas ir pārkāpta, detalizēts pārkāpuma apraksts un tas, kā darbiniekam ir jāuzlabo.
Kāpēc izmantot rakstisku brīdinājumu
Rakstisks brīdinājums var būt noderīgs gan darbiniekam, gan uzņēmumam. Darbiniekam brīdinājums var sniegt skaidras vadlīnijas un norādījumus par to, ko uzņēmums sagaida no viņas un kā uzlabot darba izpildi, lai izvairītos no turpmākiem brīdinājumiem. Uzņēmumam rakstiskais brīdinājums var palīdzēt pierādīt, ka ir veikti pasākumi, lai varētu turpināt pasākumus, ja problēma turpinās. Tas kalpo arī kā problēmas dokumentācijas dokuments, ja darbinieks vēlāk izskata kādu juridisku strīdu, piemēram, nelikumīgu izbeigšanas gadījumu.
Kad lietot šos brīdinājumus
Katram uzņēmumam būs atšķirīgas problēmas ar dažādiem darbiniekiem, pamatojoties uz uzņēmuma noteikumiem un tajā strādājošo veidu. Tas nozīmē, ka visbiežāk sastopamais iemesls, kāpēc darbinieki tiek uzrakstīti visās nozarēs, ir pārmērīgs trakums.
Parasti brīdinājuma vēstule darbiniekam tiek izsniegta pēc mutiska brīdinājuma saņemšanas, taču tas ne vienmēr notiek. Ja noticis nopietns vienreizējs nodarījums, ir lietderīgi apiet verbālo brīdinājumu un nekavējoties saņemt rakstisku brīdinājumu, kas var ietvert darbinieka datnē. Jāatzīmē, ka visi mutiskie brīdinājumi ir jādokumentē pēc fakta, ieskaitot brīdinājuma laiku un datumu, un tie ir jāievada darbinieku datnē, lai nebūtu neskaidrības par to, vai darbinieks ir brīdinājis vai nav brīdināts īpaša problēma.
Rīcības vēstules izmantošana
Pirms jums ir nepieciešams, ir ieteicams meklēt gan rakstisku brīdinājumu, gan darbinieku disciplīnas vēstules veidnes. Tie ir jāpielāgo jūsu uzņēmumam un jāsagatavo lietošanai, pirms jūs faktiski uzrakstāt darbinieku. Katram darbiniekam, kas saņem brīdinājuma vai disciplīnas paziņojumu, jāsaņem tāda pati forma, kas aizpildīta ar informāciju, kas attiecas uz konkrēto problēmu, kas dokumentēta. Tas nodrošinās visu darbinieku taisnīgu un vienlīdzīgu attieksmi.
Vienmēr aizpildiet katru tukšumu uz iepriekš iespiestas brīdinājuma veidlapas vēstules.Ja kaut kas neattiecas, varat rakstīt "N / A", tāpēc ir skaidrs, ka tas nav piemērojams un ka neesat nolaidīgi aizpildot veidlapu. Ja jūs faktiski uzrakstāt vēstuli, izmantojot veidni, jums tas nav jādara, bet tomēr rakstiet vēstuli rūpīgi un pēc iespējas sīkāk. Šo darbību veikšana var aizsargāt jūs, ja vēlāk rodas juridiskas problēmas. Šī iemesla dēļ vienmēr izmantojiet oficiālo valodu un izvairieties no stenogrammas vai žargona lietošanas.
Kamēr jums ir jāstrādā ar veidni, konkrētajam signālam, kas izmantots rājienu vēstulē, ir jābūt atšķirīgam atkarībā no pārkāpuma smaguma. Ja, piemēram, darbinieks pāris reizes aizkavējās, jūs vienkārši varat koncentrēties uz uzvedības labošanu un noteikt pozitīvāku signālu, lai mudinātu viņu uzrādīt laiku. Ja darbinieks lādējas pie klienta, tomēr jūs varētu vēlēties, lai jums būtu daudz nopietnāks tonis, kas koncentrēsies uz iespējamiem sodiem, ja viņš atkal rīkosies.
Sniedziet vēstuli darbiniekam personīgi, nevis pa e-pastu un ne tikai atstājot to darbinieka galdā. Jūs varat izvēlēties, vai liecinieks ir vai nav, bet neizskatiet šo jautājumu publiski pārējā personāla priekšā. Tas var būt sarežģīti un neērti, bet ir svarīgi to darīt. Patiesībā var būt lietderīgi runāt ar darbinieku par situāciju, jo viņa var uzskatīt, ka vēstule izklausās vairāk vai mazāk stingra, nekā tas bija paredzēts, un pat jūsu klātbūtne var palīdzēt uzsvērt toni, ko esat iecerējis lietot vēstulē. Jūs varat mīkstināt vēstules triecienu, piedāvājot darbiniekam pozitīvu atgriezenisko saiti, bet nekad to nedarīt, ja tas rada neskaidrības par jūsu izdotā brīdinājuma smagumu.
Vienmēr saņemiet parakstu no darbinieka, kamēr esat klāt. Ja viņš atsakās to parakstīt, lūdziet viņu parakstīt vēstuli, kurā norādīts, ka viņš atteicās parakstīt brīdinājumu. Saglabājiet parakstītā kopiju darbinieka ierakstam. Ja darbinieks parakstīja vēstuli, kurā norādīts, ka viņš atsakās parakstīt brīdinājumu, pievienojiet to vēstulei. Sniedziet arī kopiju darbiniekam par viņa ierakstiem.
Darbinieku uzrakstīšanas piemērs
Rakstiska brīdinājuma vēstule jāsāk ar galvenajām formalitātēm, piemēram, priekšmetu, datumu, laiku, savu vārdu, darba nosaukumu, darbinieka vārdu un amata nosaukumu un citu personu vārdus, kas saņem piezīmes kopiju. Varbūt vēlaties, lai veidlapas augšdaļā tiktu iekļauts jūsu uzņēmuma logotips, bet tas nav obligāts.
Ja jums ir darbinieku rokasgrāmata, vispirms jānorāda, kāda uzņēmuma politikas daļa ir pārkāpta. Jūs varat uzrakstīt konkrētu politiku vai vienkārši iekļaut atsauci uz attiecīgo rokasgrāmatas sadaļu. Ja jums nav rokasgrāmatas, tad vienkārši uzrakstiet īsu kopsavilkumu par piemērojamajiem uzņēmuma noteikumiem.
Ietveriet, vai tas ir pirmais vai pēdējais brīdinājums, un, ja tas ir nopietns pārkāpums, ņemiet vērā arī to. Brīdinājumam ir jābūt laika posmam, kas nozīmē, ka, ja ir pietiekami daudz laika, brīdinājums tiks noņemts no darbinieka ieraksta un netiek uzskatīts par iepriekšēju brīdinājumu. Citiem vārdiem sakot, iepriekšējs rakstisks brīdinājums par trokšņa rašanos nav jāuzskaita pret darbinieku, ja viņa sāks nākt trīs gadus vēlāk. Tomēr vēstulei joprojām jābūt darbinieka personāla datnei, lai to varētu izmantot. Parasti pirmajam brīdinājumam vajadzētu ilgt sešus mēnešus, nopietns pārkāpums ilgs astoņus mēnešus, un pēdējam brīdinājumam vajadzētu ilgt vienu gadu, taču tas var atšķirties atkarībā no jūsu uzņēmuma politikas.
Tālāk, precīzi aprakstiet to, kas notika pēc iespējas detalizētāk, ieskaitot datumu, laiku un visu iesaistīto cilvēku vārdus. Neietveriet subjektīvus datus, piemēram, sakot, ka darbinieks ir nozīmīgs citam darbiniekam. Tā vietā precīzi norādiet, ko darbinieks darīja, ko varētu interpretēt kā vidējo. Jūs varat izvēlēties rakstīt savu notikumu aprakstu, darbinieka aprakstu par notikumiem un visus liecinieku aprakstus par notikumiem, ja šie konti atšķiras. Ja izmantojat iepriekš iespiestu veidlapu un nav pietiekami daudz vietas visu attiecīgo detaļu rakstīšanai, ir nepieciešams, ja nepieciešams, pievienot otru papīra lapu.
Lai palīdzētu darbiniekam uzlabot, sekojiet detaļām par to, kas notika ar to, kā darbinieka uzvedībai ir jāmaina, un cik drīz viņai vajadzētu veikt šādas izmaiņas. Sekojiet šim mērķim ar skaidri detalizētu informāciju par to, kādas sekas radīsies, ja viņa neizdosies labot savu uzvedību. Atcerieties, ka rakstiskais brīdinājums nav disciplinārsods, tāpēc noteikti norādiet, kādas disciplināras darbības notiks, ja problēma turpināsies. Visbeidzot, parakstiet un datējiet vēstuli, iesniedziet to darbiniekam un lūdziet, lai viņa un visi sanāksmes liecinieki to parakstītu un datētu.
