Sabiedrības uztveri par uzņēmumu vai aģentūru var ievērojami ietekmēt tās ārējā saziņa, savukārt uzņēmuma darbinieku apmierinātība ar darbu daļēji ir atkarīga no tās iekšējās komunikācijas. Efektīvas ziņu vai saziņas kampaņas izstrāde sākas ar vairāku faktoru pārbaudi.
Atbildot uz galveno jautājumu
Pasaulē, kur cilvēki katru dienu tiek sašķelti tūkstošiem ziņojumu, viņu galvenais jautājums bieži ir „Kāpēc man jārūpējas?” Vai „Kas man ir?” Efektīva komunikācija padara šo atbildi skaidru lasītājam vai klausītājam. Jautājiet sev, kāda informācija būtu jums svarīgākā, ja jūs būtu auditorijas biedrs un pārliecinieties, ka jūsu materiāli sniedz šīs ziņas. Pirms pievienojat mazāk svarīgu informāciju, uzsvērt ziņojuma vai materiālu sākumā pieejamos ieguvumus.
Vienkāršošana
Saziņas saglabāšana vienkārša palielina iespējamību, ka tā būs efektīva. Mērķauditorijas atlasei jābūt rakstītam materiālam sestā līdz astotā līmeņa lasījumā. Izvairieties no akronīmu, normatīvo terminu vai žargona lietošanas. Dzēsiet vārdus, ja vidusmēra persona, kuru pārtraucāt uz ielas, nezināt to nozīmi. Sagatavojot rakstiskus materiālus, glabājiet teikumus īsi un sadaliet kopiju ar virsrakstiem un grafiku. Lapa, kas ir pilna ar tekstu, nav pievilcīga potenciālajiem lasītājiem.
Metodes
Padariet informāciju klientiem un darbiniekiem pieejamu dažādos formātos. Ziņu izlaidumi, īsziņas un e-pasta ziņojumi var tikt izmantoti, lai sazinātos ar neatliekamu informāciju, savukārt biļeteni var būt piemērota izvēle tādam saturam, kuram ir mazāk laika. Tīmekļa vietne ir būtiska komunikācijai ar ārējām auditorijām, un labi organizēts iekštīkls, kas parāda ziņu saturu un praktiskus resursus, var būt ļoti noderīgs darbiniekiem. Ieskaitot video prezentācijas, varat vērsties pie vizuālajiem audzēkņiem un piedāvāt jaunas perspektīvas vai detaļas. Notiek tikšanās ar darbiniekiem vai sabiedrību, kas nodrošina tiešu saskarsmi, kas var veidot uzticamību un padarīt auditoriju jūtamu.
Savlaicīgums
Informācija, kas jūsu klientiem ir jāzina, jādara zināma pēc iespējas ātrāk. Ja jūsu auditorija uzzina informāciju no plašsaziņas līdzekļiem, nevis tieši no jūsu organizācijas, var būt priekšstats, ka jūs plānojat slēpt informāciju vai ka jūs patiešām nezināt par savu auditoriju. Slimību kontroles centri savā krīzes komunikācijas rokasgrāmatā atzīmē, ka divas no nopietnākajām kļūdām, ko organizācija var izdarīt, sazinoties ar ieinteresētajām personām, sniedz informāciju, kas ir pārāk maza un par vēlu, vai nāk pāri kā augstprātīga, nevis vērtējot ieinteresētās personas. Šīs domas ir apkopotas aģentūras sauklī: „Esi pirmais. Esiet taisnība. Esiet uzticami. ”
Pārredzamība un biežums
Darbinieki un sabiedrība bieži ir aizdomas par korporācijām un valsts aģentūrām, bet jūs varat veidot uzticību, palielinot savu ziņojumu pārredzamību. Vadošajiem darbiniekiem jābūt gataviem ar sliktām ziņām un ir gatavi izteikt nožēlu, ko viņi uzskata par sarežģītiem apstākļiem. Sarežģītu lēmumu pamatojuma apmaiņa var arī veidot izpratni.
„Kad jūs atklājat kaitīgu informāciju, kas jums nav jāatklāj, jūs nopelnāt pārredzamības reputāciju,” saka riska komunikācijas eksperts un korporatīvais konsultants Peter Sandmann. „Cilvēki sāk pamanīt, ka, kad jūs kaut ko nepareizi darāt, jūs to sakāt; no tā izriet, ka tad, kad jūs to nedrīkstat, neko nedarāt nepareizi. ”
Klientiem un darbiniekiem vajadzētu ne tikai dzirdēt no jums, kad ziņas ir sliktas.Ikmēneša biļetenā vai ceturkšņa sanāksmēs darbinieki var informēt par uzņēmuma darbību, savukārt raksti uzņēmuma tīmekļa vietnē un izvēles e-pasta ziņojumi ļauj klientiem palikt.
