Ļaujot darbiniekiem iegādāties bez vadlīnijām, var palielināt izmaksas un samazināt peļņas normu. Gudrs iepirkums sākas ar pareizā daudzuma un kvalitātes pirkšanu par labāko cenu, pēc tam izveidojot procedūru, kas ļauj pārraudzīt iepirkuma procesu. Budžeta izmantošana un standarta pārskatīšanas procesa izveide var atklāt tirgus tendences, lai izmantotu un cenu struktūras, kas citādi varētu tikt ignorētas.
Sagatavošana
Uzrakstiet sarakstu, kurā izklāstīti visi materiāli un priekšmeti, kurus uzņēmumam ir nepieciešams iegādāties. Grupējiet līdzīgus vienumus un katrai grupai dodiet atbilstošu pozīciju. Piemēram, priekšmeti, piemēram, pildspalvas, juridiskie spilventiņi un kopēšanas papīrs, atrodas zem virsraksta "Biroja piederumi". Kafija, tēja, tases un plastmasas karotes var tikt uzskaitītas sadaļā "Virtuves piederumi". Tādas lietas kā saistvielas, DVD un DVD lietas var ietvert pozīcijā "Iepakojums".
Nosakiet visus uzņēmuma departamentus vai teritorijas, kas iepērk preces un dokumentēs preču grupas, kuras katra teritorija iegādās. Piemēram, mārketinga nodaļa var iegādāties pozīcijas "Iepakojums" un "Biroja piederumi". Administratīvie darbinieki var būt vienīgie, kas pērk "Virtuves piederumi", bet arī iegādās "Biroja preces".
Plānojiet iepirkuma budžetu katram departamentam, izmantojot uzņēmuma gada budžetu kā sākuma punktu. Iestatiet ikmēneša budžetu katram departamenta pirkumam - tas var ietvert katra departamenta vadītāja dalību galīgā apstiprinājuma saņemšanā.
Apkopojiet pārdevēja informāciju, piemēram, uzņēmuma nosaukumu, adresi, tālruņa numurus, kontaktpersonu un uzņēmuma konta numuru. Saistiet katru iegādāto objektu konkrētam pārdevējam vai pārdevējam. Tas ir gudrs, lai būtu pārdevēja saraksts par katru objektu, kas ir trīs dziļi, lai, ja vēlamais pārdevējs ir krājumā, ir pieejami dublētāji. Ja iegādājaties vairāk nekā vienu pārdevēju, tas kavē pasūtīšanu. Tas ir īpaši svarīgi uzņēmumos, kur detaļas vai citi priekšmeti ir jāpasūta un jāsaņem savlaicīgi, lai izpildītu termiņus.
Izveidot attiecības ar piegādātājiem, lai apspriestu cenu atlaides un pārvaldītu īpašus pasūtījumus. Izraudzītais tirdzniecības pārstāvis pārdevēja uzņēmumā var uzņemt un paātrināt ārkārtas situāciju pasūtījumus vai īsus ražošanas laikus.
Rakstīt procedūras
Uzrakstiet soli pa solim katrai nodaļai, kas jāievēro, veicot pirkumus. Apsveriet, kā pirkums tiks pieprasīts, apstiprināts, pasūtīts, saņemts, piegādāts un samaksāts. Apsveriet iespēju noteikt iepirkuma ierobežojumus dažādiem darbinieku un darbinieku līmeņiem. Iekļaujiet ad hoc pirkumu, maksājumu iespēju un pirkumu procedūras, kas var prasīt atbildi no citiem departamentiem. Piemēram, jauniem datoriem, ko iegādājies administratīvais dienests, būs nepieciešama IT nodaļas iesaistīšanās un ieguldījums, lai iegādātos instalācijas elementus, piemēram, kabeļus, modemus un maršrutētājus.
Izstrādājiet soli pa solim procesu, lai pārvaldītu iepirkumu procesa dokumentus. Atkarībā no uzņēmuma vajadzībām var būt nepieciešams elektronisks iepirkuma process, nevis papīra formātā.
Izveidojiet veidlapas, kas nepieciešamas katram pirkumam vai iegādāties standarta līguma veidlapas no biroja piegādes pārdevēja. Veidlapas var ietvert pirkuma pieprasījuma veidlapu, kurā ir atļauja, pasūtījuma veidlapu, lai nosūtītu pārdevējam, veidlapu preču saņemšanai galvenajā noliktavā un citu, kas atpazīst piegādi pieprasītājam departamentam.
Izstrādāt sūdzību un atbildības pārvaldības procesu, pārskatot piegādātāju attiecības un atlaižu struktūras, pārraugot iepirkuma budžetu un pārskatot un uzlabojot iepirkuma procesu. Iepirkuma procesa izmainīšana un modificēšana var radīt labāku atdevi, ja tiek izmantota metodiskā veidā. Ceturkšņa un gada pārskati varētu papildināt uzņēmuma pamatu.
Izveidojiet iepirkuma procedūru rokasgrāmatu, kurā izklāstīts solis pa solim, kas jāievēro darbiniekiem. Rokasgrāmatā jāparedz skaidri pasākumi, kas katram darbiniekam jāievēro, pieprasot, iegūstot atļauju un veicot pasūtījumu. Tajā jānorāda arī tie, kas pārvaldīs procesu un ir pilnvaroti apstiprināt pirkumu, kā arī apstiprināts pārdevēju saraksts un veidlapu saraksts, kas parāda veidlapu fizisko atrašanās vietu vai kur tie atrodas uzņēmuma datortīklā.
