Zinot, kad rakstīt oficiālu biznesa vēstuli, salīdzinot ar biznesa e-pastu, var viegli piekļūt cilvēki, kas ir ērti pārsūtīt ziņojumus dažādos formātos; tomēr, izvēloties datu nesēju, ir jāņem vērā vairāki faktori. Pieņemot lēmumu par rakstīšanu, jāņem vērā tādi faktori kā lietderība, formalitāte, konfidencialitāte un pat adresāta rangs vai statuss.
Primārā atšķirība
Pirmā lieta, kas atšķir biznesa vēstuli no biznesa e-pasta, ir tā, ka vēstule parasti tiek uzskatīta par papīra formātu, un biznesa e-pasts ir mazs kopija - elektronisks ziņojums. Pēc tam, kad esat izveidojis biznesa vēstuli, jūs to izdrukājat, aizzīmogojat aploksnē, piestipriniet pastkasti un izmantojat pakalpojumu, piemēram, ASV pasta dienestu vai nakti piegādes uzņēmumu, lai nosūtītu vēstuli saņēmējam. No otras puses, biznesa e-pasts parasti tiek veidots, izmantojot datoru vai elektroniskos līdzekļus, bet tas elektroniski tiek nosūtīts saņēmējam tikai dažu sekunžu laikā.
Piegādes laiks
Drīzāk biznesa vēstule ieradīsies dienā, kad jūs to nosūtīsiet caur gliemežu pastu vai piegādes pakalpojumu, piemēram, FedEx. Ja jums ir nepieciešama vēstule, lai ierastos ātrāk, varat samaksāt kurjeru tajā pašā dienā. Jums būs jāmaksā ar kādu no iespējām - vai nu pastmarku, vai piegādes maksu. Ja vēlaties, lai nekavējoties tiktu nosūtīts steidzams ziņojums, vislabākā iespēja ir nosūtīt biznesa e-pastu. Ugunsmūris ir tikai neliels šķērslis, kas var aizkavēt piegādi, bet pat tad aizkavēšanās ir praktiski nenozīmīga.
Uzņēmējdarbības komunikācijas saturs
Ja rakstāt oficiālu saziņu, iespējams, jūs vēlaties nodot savu ziņojumu biznesa vēstulē. Piemēram, ja rakstāt par līgumisku jautājumu, tas ir gudrs, ja jums ir sava korespondence. Šim trūkumam ir tas, ka papīra gabali var pazust, un biznesa e-pasts var palikt elektroniskajā mapē uz visiem laikiem. Uzņēmuma e-pasts var nodot to pašu ziņu, bet, ja tas ir nopietns jautājums, biznesa e-pasts bieži tiek uzskatīts par mazāk formālu nekā biznesa vēstule. Ja jūsu saziņai ir nepieciešama tintes parakstīšana, jūs acīmredzot nevarat parakstīt uzņēmuma e-pastu ar tinti. Tomēr e-pasta ziņojumam varat pievienot elektronisku vai digitālu parakstu.
Vēstule pret e-pasta formātu
Saskaņā ar Ziemeļu Mičiganas universitātes rakstīšanas centru, parasti lietotais biznesa burtu formāts ir bloka stils. Katra burta daļa ir vienāda ar kreiso margu tradicionālajā bloku stilā. Modificētais bloks pozicionē noslēguma sveicienu un parakstu vēstules apakšējā vidējā daļā; pusloku formāts nozīmē, ka rindkopas ir iekĜautas. Ja rakstāt biznesa e-pastu, tas ir viegli kopēt tradicionālo bloku formātu, ierakstot sveicienu, ķermeni un noslēguma apsveikumu ar kreiso margu, jo, ja atverat rindkopu ievilkumus un noslēdzat sveicienus, formāts var izskatīties neparasti, atkarībā no tā uz monitora vai ekrāna lieluma, no kura saņēmējs lasa paziņojumu.
Konfidencialitātes saglabāšana
Lai norādītu "Konfidenciāli", varat izmantot ūdenszīmi uz cietā kopija, vai varat atzīmēt uzņēmuma e-pasta ziņojumu Konfidenciāli noklikšķinot uz vienas no iespējām, ko piedāvā jūsu e-pasta programma. Ne biznesa vēstule, ne biznesa e-pasts nevar garantēt pilnīgu konfidencialitāti, jo saņēmējs var kopēt vēstuli vai vienkārši nosūtīt e-pastu kādam, kurš nebija informēts par sākotnējo saziņu. Abos gadījumos jums ir jāpaļaujas uz saņēmēja integritāti, lai saglabātu jūsu sarakstes konfidencialitāti.
Statuss var radīt atšķirību
Uzraugs, kas raksta tiešajam ziņojumam, visticamāk, izmantos e-pastu, lai paziņotu neoficiālu ziņojumu, piemēram, paziņojumu, ka viņa būs ārpus biroja. Viņai nav jāiesniedz personālam oficiāla vēstule par šādu ikdienas saraksti. No otras puses, ja viņa paziņo par politikas direktīvu vai izdod atzinību vai disciplināras darbības, vēlamais formāts var būt papīra formātā, un, ja uzņēmums saglabā papīra ierakstus. Elektronisku biroju gadījumā biznesa e-pasts ir vajadzīgais saziņas veids neatkarīgi no temata. Citā gadījumā, ja tiešais ziņojums raksta viņas vadītājam, lai izsludinātu viņu atkāpšanos no amata, ar roku piegādāta biznesa vēstule atver durvis īsai sarunai (ja vēlas) par iemesliem, kādēļ viņa atkāpjas, jo vēstulē nav šādu informāciju.
