Ja vēlaties kaut ko izdarīt pareizi, uzrakstiet labu standarta darba procedūru vai SOP. Labi uzrakstīta standarta darba procedūras rokasgrāmata palīdz uzņēmumiem darboties efektīvi un konsekventi, pastāstot darbiniekiem, cik svarīgas procedūras ir jāveic pareizi. Kvalitātes un konsekvences saglabāšana ar viegli saprotamu, pakāpenisku instrukciju palīdzību var sniegt arī priekšrocības, piemēram, produktivitātes palielināšana, atkritumu likvidēšana un traumu samazināšana darbavietā. SOP rokasgrāmata var palīdzēt uzņēmumiem ievērot noteikumus un uzlabot darbinieku apmācību.
1. solis: izvēlieties SOP
Nosakiet procedūras, kas būtu standartizētas, piemēram, izstrādājuma detaļu montāža vai klienta sūdzības izskatīšana. Katru SOP koncentrējiet uz vienu darbību. Rakstiet tikai par procedūrām, kuras jūs zināt, kā pareizi rīkoties. Vai arī atrodiet kādu kvalificētu personu, lai viņi varētu parādīt, kā rīkoties. Apkopojiet visu nepieciešamo informāciju.
2. solis. Sagatavojieties rakstīt
Katram SOP piešķiriet nozīmīgu nosaukumu, piemēram, „Kā salikt savu produktu” vai „Kā rīkoties ar klientu sūdzību.” Iekļaut SOP numurus vai kategorijas, ja nepieciešams, piemēram, “SOP - Ražošana - Asambleja” vai “SOP - Klientu apkalpošana - Sūdzību izskatīšana Tas ļaus jums grupēt saistītās procedūras darbiniekiem. Izdariet aptuvenas plūsmas diagrammas procesiem, lai apstiprinātu, ka jums ir visa informācija un ka tā ir pareizā secībā. Koncentrējieties uz darbinieku, kurš veiks procedūru, gatavojot savu pieeju.
3. solis. Standartizējiet sadaļas
Izklāstiet savus SOP. Katram SOP jābūt šādām sadaļām:
- Galvene
- Mērķis
- Darbības joma
- Atsauces
- Definīcijas
- Pienākumi
- Procedūra
- Pielikumi
- Pārskatīšanas vēsture
- Apstiprinājuma paraksti
4. solis. Sīki izstrādātas procedūras
Sadaliet katru procedūru soli pa solim tādā secībā, kādā tie jāveic. Sāciet ar galvenajiem soļiem, piemēram, “Saņemiet izstrādājuma detaļas” vai “Atbildēt uz tālruni”. Tad sadaliet tos mazākos soļos, piemēram, “Apstipriniet, ka katra daļa ir pareiza” vai “Ieviest sevi un pateikties klientam par zvanu."
5. solis: uzrakstiet katru SOP
Rakstiet vienkārši. Izmantojiet mazus vārdus un īsus teikumus. Vispirms ievietojiet galveno ideju. Sekojiet informācijai. Izmantojiet darbības vārdus un aktīvu balsi. Izvairieties no neskaidrībām un neskaidrībām. Nelietojiet saīsinājumus, akronīmus vai žargonu.
6. solis: SOP formāta saskaņošana
Katrs SOP ir jāraksta ar tādu pašu fontu un fontu lielumu. Sadaliet garos punktus īsos. Garu teikumu vietā izmantojiet punktus. Pievienojiet vizuālos palīglīdzekļus, piemēram, plūsmas diagrammas. Iezīmējiet svarīgu informāciju, piemēram, treknrakstā vai kursīvā.
7. solis. Katras SOP efektivitātes novērtēšana
Pārbaudiet SOP par salasāmību, lasāmību un saprotamību.
- Lasāmība: Vai tips ir pietiekami liels un viegli lasāms?
- Lasāmība: Vai instrukcijas ir vienkāršas? Vai arī protokolos ir vairāki sarežģīti jēdzieni un pārlieku vārdi?
- Saprotamība: Vai lasītājs uzzina, kas viņiem jāzina, lai pareizi rīkotos?
8. solis: pārskatiet, pārskatiet un apstipriniet
Vai darbinieki, kas veic procedūras, pārskata SOP, lai apstiprinātu, ka viņi saprot visu. Palūdziet arī darbiniekiem, kuri nav iepazinušies ar procedūrām, lai izlasītu SOP. Lasītājam nevajadzētu veikt procedūru, lai uzzinātu, kā tas tiek darīts. Katru izmaiņu kopumu pārbauda tie paši lasītāji, līdz tie ir pieņemami. Vadītājiem, kuri būs atbildīgi par to, lai tiktu ievēroti SOP, jāparakstās uz tiem, pirms tie tiek atbrīvoti.
Uzņēmējdarbībā darbojas vienotas sistēmas. Standarta darbības procedūras rokasgrāmatas izveide nodrošina, ka katrs darbinieks seko katram sistēmas solim tādā pašā veidā, katru reizi.
