Formalizētā organizatoriskā struktūra koncentrējas uz lomām un pozīcijām, nevis uz cilvēkiem, kas atrodas amatos. Formalizācija ir formalizētas struktūras izveides process, kas ietver šīs formālās struktūras saglabāšanu laika gaitā. Organizatoriskās struktūras formalizāciju parasti uzsāk, cenšoties racionalizēt lēmumu pieņemšanas procesu. Formalizētā organizācija ir kritiska organizācijai, kurā ir zināmi jautājumi, un izmaiņas tiek īstenotas lēni un mērķtiecīgi.
Oficiāla un neformāla struktūra
Atšķirībā no neformālās organizatoriskās struktūras, kas novērtē indivīdu virs darba pozīcijas un ļauj veidot lomu, kā to noteicis pozīcijas īpašnieks, formālā organizatoriskā struktūra sastāv no noteiktām lomām, kas nav viegli maināmas. Neformālās organizatoriskās struktūras zināmā mērā ir novatoriskākas nekā formalizētas struktūras. Tomēr neformālā struktūra ir ļoti noderīga strauji mainīgajām nozarēm, piemēram, tehnoloģiju nozarei. Turklāt organizācijas lielums var norādīt nepieciešamo formalizācijas pakāpi. Nosakot, kura struktūra ir visefektīvākā katrai situācijai, ir būtiski izprast individuālās organizācijas vajadzības.
Identifikācija
Formalizāciju var identificēt pēc tā, cik lielā mērā organizatoriskās lomas ir atdalītas no indivīdiem, kas veic šīs funkcijas. Formalizētā organizatoriskā struktūra sastāv no hierarhiskas, augšupējas atskaites un lēmumu pieņemšanas struktūras. To atzīst skaidri formulēti, kodificēti standarti un noteikumi. Formalizētā struktūra parasti ietver vairākus uzraudzības līmeņus, tostarp augstākā līmeņa vadītājus vai departamentu vadītājus, vidus vadītājus un operatīvās uzraudzības iestādes.
Ieguvumi
Viens no organizatoriskās struktūras formalizēšanas priekšrocībām ir mantošanas kārtība. Konkrētas pozīcijas loma paliks tāda pati, neatkarīgi no tā, kurš dzīvo konkrētajā darba vietā. Darba procedūras tiek dokumentētas tā, lai jaunu darbinieku varētu viegli ievietot brīvā amatā, nemainot ar amatu saistītos procesus. Formalizētas organizācijas ilgstoša struktūra nemainās, ja vien vadība to nav mērķtiecīgi mainījusi. Struktūra ir viegli saprotama un paskaidrota. Turklāt formalizētā organizatoriskajā struktūrā ir viegli sasniegt ikdienas darba procesu saskaņošanu ar organizācijas vispārējo misiju.
Organizācijas shēma
Formalizētas organizācijas struktūra, kā arī lomas un attiecības starp šīm lomām parasti ir redzamas, izmantojot organizācijas diagrammu. Diagrammā ir attēloti individuālie uzdevumi organizācijā, tostarp tie, kas ziņo, kam. Tas arī parāda, kā informācija un lēmumi notiek organizācijā. Organizatoriskā shēma ir vērtīgs instruments formalizācijas procesā.
