Priekšlikuma pieprasījums (RFP) ir dokuments, kurā jūs pieprasāt līgumslēdzējiem solīt par darbu, ko vēlaties veikt. Tajā izklāstīti sīki izklāstītie uzdevumi, nepieciešamās kvalifikācijas, līguma noteikumi, iesniegšanas termiņš un norādījumi par to, kā reaģēt. Jūs parasti nosūtīt nodomu vēstuli dažas nedēļas pirms faktiskā atbildes priekšlikuma RFP. Tas dod RFP emitentam priekšstatu par to, cik daudz atbilžu sagaidīt. Lai gan tiešsaistē varat atrast kvalitatīvu RFP un nodomu veidlapu vēstuli, ir saprātīgi vispirms izpētīt piemērus, kā jums vajadzētu atbildēt un ko iekļaut vai atstāt.
Atšifrēt detaļas
Pirms atbildēt uz RFP, izlasiet to rūpīgi. Visbeidzot, jūsu atbildes priekšlikumā jāiekļauj informācija par to, kā jūs iegūsiet rezultātus, kas atbilst prasībām. Esiet piesardzīgi, ja RFP prasības nepārprotami nenorāda vēlamās funkcijas vai ir neskaidras. Jūs nevēlaties atrast sev nepietiekamu, izpildot prasības projekta beigās. Meklējiet rādītājus, kas nosaka, kā tiks mērīta atbilstība. Novērtējiet sodus par neatbilstību un nosveriet risku. Saprast, kā jebkurš iegūtais līgums tiks dokumentēts, uzraudzīts un spēs izpildīt līgumu. Ja emitents ir atvērts jautājumiem, sazinieties ar viņiem, lai atrisinātu neko neskaidru. Tad jūs varat nosūtīt savu nodomu vēstuli ar pārliecību.
RFP nodomu vēstules pamata piemērs un izklāsts
Kad esat nolēmis atbildēt, nekavējoties sūtiet RFP nodomu vēstuli uzņēmumam, kas izsniedz RFP, norādot, ka plānojat iesniegt priekšlikumu. Tas nodrošina, ka jūs saņemsiet atjauninājumus vai izmaiņas sākotnējā RFP. Neatbildiet ar ar roku rakstītu vēstuli vai izmantojiet e-pastu, ja vien tas nav skaidri norādīts. Sāciet savu vēstuli, norādot, kāpēc jūs interesē. Apstipriniet termiņu. Iekļaujiet savu kontaktinformāciju. Kā vēstules ķermeņa piemēru tā var būt tik vienkārša kā:
“Mēs vēlamies norādīt mūsu interesi par atsauci uz priekšlikumu (RFP) un saņemt informāciju par visiem atjauninājumiem, pirms mēs iesniedzam nepieciešamo datumu.”
Protams, jūs varat iekļaut sīkāku informāciju. Izvairieties uzdot precizējošus jautājumus, kas var padarīt jūsu nodomu neskaidru.
Kas ir laiks sarunām?
Cenu sarunas parasti sākas vēlāk, piemēram, sākotnējā solīšanas posmā, ja izveidojat sarakstu. Tomēr jūs varat izvēlēties, vai nodomu vēstulē iekļaut punktu vai divus, norādot projekta finansējuma vajadzības. Taču jāapzinās, ka finanšu jautājumu iznākšana procesa sākumā var ietekmēt jūsu iespēju gūt līgumus.
Nosūtiet to droši
Jūs vēlaties, lai jūsu vēstule tiktu saņemta; nosūtiet to pa sertificētu pastu, lai saņemtu kvīti ar piegādes ierakstu. (Šis Amerikas Savienoto Valstu Pasta dienests piedāvā šo pakalpojumu par zemu samaksu; skatiet savu tīmekļa vietni par pašreizējo cenu.) Varat arī izsekot piegādes informāciju tiešsaistē. Tad jums ir jābūt gatavam rakstīt savu faktisko priekšlikumu, lai noteiktu līgumiskās tiesības un pienākumus.
