Kodēšana grāmatvedībā ir skaitļu vai burtu piešķiršanas process datiem, lai izveidotu ātrās meklēšanas datu bāzi. Grāmatvedības kodi nav universāli, jo katrs grāmatvedis, grāmatvedības uzņēmums, iestāde vai uzņēmums grāmatvedībā var izveidot savu kodēšanas sistēmu, kas pielāgota tās organizatoriskajām vajadzībām. Daži kodēšanas veidi ir vienkārši un taisni uz priekšu, savukārt citi prasa interpretēt rokasgrāmatu.
Mnemonisks kodējums
Mnemonisks kodējums grāmatvedībā izmanto saīsinātus burtus, kas aizstāv pilnu vārdu. Piemēram, “ACCT” varētu būt “konts”, “DT” par “datums” vai “GTL” par “grand total”.
Secīgā kodēšana
To sauc arī par sērijas kodēšanu, secīga kodēšana grāmatvedībā izmanto numurus, kuriem ir secīgs secība. Grāmatvedības virsrakstā secīgs kods var palaist lapas malā ar vienu uz katras jaunās rindas. Secīga koda piemērs ir 00, 01, 02, 03 utt.
Hierarhiskā kodēšana
Līdzīgi kā bibliotēkas Dewey Decimal klasifikācijas sistēma, hierarhiskie kodi ir tie, kurus grāmatvedis var bezgalīgi paplašināt, ja nepieciešams, strukturētā un loģiskā veidā. Piemēram, ja grāmatvedis savā grāmatvedības sistēmā vēlējās izveidot galveno sadaļu, viņa nozīmētu numuru ar katru sadaļu, piemēram, “808 Aktīvi” un “809 Saistības”. Tad, ja viņa vēlētos izveidot apakšnodaļas, viņa darītu tā ar decimāldaļu, piemēram, “808.01 finanšu aktīvi”. Grāmatvedis varētu turpināt pievienot apakšsadaļas katrai apakšiedaļai, piemēram, “808.01.001 finanšu līdzekļi 2001. – 2002. gadam”.
Bloķēt kodēšanu
Grāmatvedībā bloka kodēšana attiecas uz numuriem, ko fiziska persona var piešķirt vispārējiem grāmatvedības noteikumiem grāmatvedības laikā. Piemēram, ja bloka kods ir šāds: “5000: Fiksētie aktīvi, 6000: Krājumi”, 5000 bloki paredzēti tikai jebkuram, kas nodarbojas ar pamatlīdzekļiem. Tā kā šie koda bloki ir 1000 numuri, indivīds var pievienot līdz 1000 apakšgrupu kodiem vai apakškategorijām.
Fasēta kodēšana
Skaitliskais kods grāmatvedībā ir vairāku grupētu numuru sērija, kas atspoguļo dažādas pozīcijas, kuras var izmantot grāmatvedis. Ja grāmatvedis grāmatu glabā mazumtirdzniecības vietā, piemēram, viņa var norādīt, ka 1. vai 1. grupa veido dažādus veikala nodaļas; Facet 2 atspoguļo dažādu veidu izmaksas, ko veikals varētu radīt; un Facet 3 satur Facet 2 apakškategorijas.
Katrā aspektā ir secīgs kods, kas pārstāv citu vienumu. Piemērā 1. veidlapā var būt šādi lauki: 00 Online Sales, 01 In-Store Sales un 02 Returns. Facet 2 varētu ietvert šādus laukus: 00 Mārketinga izmaksas, 01 Biroja piederumi un 02 Darbaspēka izdevumi. Pēc tam Facet 3 var saturēt virkni bloku kodu, kur skaitļi 0000 līdz 01000 atspoguļo pieskaitāmās izmaksas, ja numurs 0050 ir interneta domēna iegādes izmaksas. Tāpēc, ja grāmatvedis izmantoja šķērsgriezuma kodu, skaitļu sērija, kas pārstāvētu veikala popularizēšanu tiešsaistē ar jaunu tīmekļa vietni, būtu “00 00 0050”. Katra šīs koda sadaļa atspoguļo katru atsevišķo aspektu: 00 (tiešsaistes pārdošana)) 00 (mārketinga izmaksas) 0050 (interneta domēna izmaksas).
