Grāmatvedības nodaļas izmanto dažādus akronīmus, lai identificētu pienākumus, departamentus vai valsts aģentūras. Lai gan daži akronīmi ir specifiski nozarei, citi pastāv vispārēji. A / P pārstāv lielākajā daļā uzņēmumu "parādu maksāšanas" nodaļu.
Pozīcijas
Maksājamās nodaļas lielumu atšķiras no viena cilvēka uz daudziem cilvēkiem dažādos uzraudzības līmeņos. Kreditori, kas veic maksājumus, ieraksta datus no rēķiniem uz grāmatvedības sistēmu un saskaņo rēķinus ar rezerves dokumentāciju. Kreditori, kas maksā kreditorus, pārrauga grāmatvedības debitoru darbu un atbild uz citu departamentu jautājumiem par rēķinu apmaksu vai pārdevēja atlikumiem. Norēķinu konta vadītāji vada nodaļu, plānojot atsevišķas funkcijas struktūrvienībā, plānojot departamenta izmaksas un sadarbojoties ar citiem uzņēmuma vadītājiem lēmumu pieņemšanā.
Pienākumi
Rēķinu apmaksas pienākums ir atbildīgs par rēķinu apmaksu. Daudzi pārdevēji piedāvā atlaides rēķinu apmaksai noteiktā laika periodā. Nodokļu nodaļa uzrauga termiņus kopā ar atlaižu datumiem, lai nodrošinātu uzņēmuma lielākās atlaides. Nodokļu maksāšanas nodaļai pirms maksājuma ir jāpārbauda, vai rēķins ir precīzs. Maksājumu nodaļa pārbauda drukāšanu ar vadības parakstu čekā. Pārbaudes un rēķini arī ir jāglabā bloķēti.
Iekšējā kontrole
Sakarā ar naudas summu, kas mainās rokās, izmantojot kreditoru nodaļu, iekšējai kontrolei jābūt prioritātei. Pārbaužu galvenais nodrošinājums tiek panākts, bloķējot tukšās pārbaudes un ierobežojot piekļuvi atslēgai.Rēķina verifikācija nosaka, vai katrs rēķins ir precīzs un derīgs. Pienākumi ir sadalīti starp dažādiem komandas locekļiem, lai nodrošinātu, ka neviens komandas dalībnieks nevar piekļūt visai sistēmai bez citas personas pārskatīšanas.
Procesu uzlabošana
Drukāšanas pārbaudes bieži vien ir manuāls process, kas prasa cilvēka darbus garlaicīgiem uzdevumiem, piemēram, aplokšņu pildīšanai. Procesu uzlabošana samazina nepieciešamību pēc darbiniekiem, kas strādā ar pievienoto vērtību, un ļauj darbiniekiem koncentrēties uz analītisko darbu. Uzlabojumi ietver elektronisko maksājumu izmantošanu un elektroniskās apstiprināšanas sistēmas.
