Iekšējā biznesa vēstules rakstīšana ietver izpratni par savu auditoriju un koncentrēšanos uz konkrētu mērķi. Lai izvairītos no konfliktiem, neskaidrībām un dezinformācijas, būtiska nozīme ir jautājumam par auditoriju un toni. Lai nodrošinātu panākumus, sekojiet struktūrai, iekļaujiet visu nepieciešamo informāciju un rūpīgi pārbaudiet to. Bieži vien tas var palīdzēt saukt laiku starp vēstules sagatavošanu un galīgo pārskatīšanu, lai saglabātu objektivitāti un radītu visefektīvāko rakstu. Tāpēc rūpīga plānošana un laika vadība ir svarīgi rakstīšanas procesa aspekti.
Izveidojiet pareizu sveicienu
Izveidojiet pareizu sveicienu, lai atvērtu burtu ar atbilstošu signālu. Izmantojiet "Dārgie", "Sveicieni" vai "Labrīt / pēcpusdienā", lai atvērtu vēstuli un parādītu cieņu un empātiju lasītājam. Piemēram: „Dārgie kolēģi”.
Izveidojiet ievadu. Ievadā iekļaujiet informāciju par vēstules tēmu, lai lasītājs saprastu, ko gaidīt. Jūsu ievads varētu izskatīties šādi:
Daudzi no jums jautāja, kad mūsu jaunā autostāvvieta tiks pabeigta. Es priecājos Jūs informēt, ka būvniecība ir plānota līdz aprīļa pirmajai nedēļai.
Uzrakstiet efektīvu ķermeņa daļu un organizējiet to vizuāli, lai lasītājs būtu ieslēgts.
Ķermeņa rindkopā ir visvairāk informācijas, tāpēc organizācija ir īpaši svarīga. Izmantojiet aizzīmju punktus, treknrakstu vai citas metodes, lai izceltu svarīgu informāciju.
Aizveriet vēstuli ar nemateriālo vērtību. Tas ietver pareiza signāla izveidi ar lasītāju, pateicoties viņiem par laiku. Tas ietver arī nepieciešamās informācijas iekļaušanu, ja lasītājam ir papildu jautājumi. Piemēram:
Paldies par jūsu laiku un pacietību. Ja jums ir kādi jautājumi, lūdzu, sazinieties ar vadību tālāk norādītajā e-pasta adresē.
Izdrukājiet burtu un koriģējiet to kļūdām. Atrodiet kļūdas, pieturzīmes vai gramatiskās kļūdas. Izmantojiet vārdnīcu un tēzauru, lai pārskatītu neērtos vārdus vai pasīvo balsi un izvairītos no atkārtošanās.
Padomi
-
Rakstot iekšēji, atcerieties, ka ikviens uzņēmums var redzēt un lasīt jūsu dokumentu. Tāpēc saglabājiet informāciju līdzsvarotu, objektīvu, pieejamu un neitrālu.
Brīdinājums
Pat ja jūs labi pazīstat savus biznesa partnerus vai kolēģus, rakstveidā izvairieties no neformāla vai sarunvalodas. Rakstiskā saziņā svarīga ir dokumenta sagatavošana ar ilgmūžību, un gadījuma vārdi un frāzes ir viegli nepareizi interpretētas.
