Nepaļaujieties uz telefona zvaniem, lai iegūtu jums vajadzīgos rezultātus. Runājot pa tālruni ar klientu apkalpošanas dienestu, apdrošināšanas kompānijām, uzņēmumiem vai kādu citu par svarīgu jautājumu, jums ir jāpārbauda apstiprinājuma vēstule, lai izveidotu rakstisku ierakstu turpmākai izmantošanai.
Preces, kas jums būs nepieciešamas
-
vārdu procesors
-
papīru
-
aploksne
-
zīmogs
Apstiprinājuma vēstule ir veids, kā rakstiski pierakstīt telefona sarunu, ko var izmantot vēlāk, lai pierādītu, kas tika apspriests. Apstiprinājuma vēstulē ir trīs lietas: 1) palīdz pusēm sekot līdzi pienākumiem; 2) paziņo adresātam, ka saruna netiks aizmirsta; un 3) var izmantot kā pierādījumu tiesvedībā, lai pierādītu jūsu notikumu versiju.
Plānojiet savu vēstuli pirms tālruņa sarunas, veicot apspriežamo jautājumu sarakstu. Katram diskusijas punktam nosakiet, kurš ir atbildīgs un kad tas tiks izpildīts. Ja ir kādas neparedzētas situācijas, identificējiet tās.
Pēc tālruņa sarunas sāciet rakstīt savu vēstuli. Iekļaujiet datumu, adresātu un tematu. Rakstiet vēstuli skaidri un kodolīgi. Vēstulei jābūt faktiskai un precīzai. Atstājiet komentārus, spekulācijas un emocijas. Parasti neizmantojiet izsaukuma zīmes. Nemēģiniet iebiedēt. Atcerieties, ka vēstule var tikt nolasīta tiesnesim vai žūrijai, un jūs nevēlaties saskarties kā nepatīkams vai nepamatots.
Sāciet burtu ar "Šī vēstule ir apstiprināt mūsu telefona sarunu datums par ___"Pēc tam precīzi aprakstiet to, kas tika apspriests, norādot, kas to ir teicis. Pārliecinieties, ka esat iekļāvis visu svarīgo informāciju, tostarp par to, kurš ir atbildīgs par darbības priekšmetu, kad tas ir pabeigts, un jebkādām neparedzētām situācijām. cik drīz vien iespējams, rakstiski informējiet mani, ja kaut kas aprakstīts iepriekš, ir neprecīzs. ”Tad parakstiet vēstuli.
Pārliecinieties, ka esat izveidojis un saglabājis parakstītās vēstules kopiju, pēc tam nosūtiet to pa pastu. Ja vēstules priekšmets ir kritisks un jums ir iemesls uzskatīt, ka adresāts var liegt vēstules saņemšanu, tad nosūtiet vēstuli pa sertificētu pastu. Ja jums ir adresāta e-pasta adrese, tad e-pasts ir labi.
