Katrā priekšlikumā jāiekļauj pavadvēstule, pat ja jūsu piedāvājumā ir kopsavilkums. Katrs no tiem kalpo citam mērķim, un viņi kopīgi strādā ne tikai, lai radītu labu iespaidu, bet arī pierādītu, ka jūs saprotat gan klienta, gan darba prasības. Tomēr, tā kā pavadvēstulē jāparāda, ka jūs saprotat klienta galvenās prasības, nekļūstot par mini-priekšlikumu, daži cilvēki uzskata, ka ir grūtāk rakstīt.
Iestatiet pareizo signālu
Jūsu attiecības ar potenciālo klientu un dažreiz norādījumi RFP komplektā nosaka, vai vēstulē ir jāiekļauj formāls vai personisks tonis. Kamēr jūs esat godīgi un sirsnīgi, personalizētas vēstules, kurās jūs komplimentu un pateicaties klientam, bieži ir visefektīvākais. Piemēram, iekļaujiet tādus paziņojumus kā “Es vēlos izmantot šo iespēju, lai pateiktos jums par visu jūsu palīdzību” un „Jūsu palīdzība un norādījumi izrādījās nenovērtējami” vēstules tekstā.
Formāts un stils
Izmantojot vēstuļpapīra kancelejas preces un biznesa vēstules formātu, sadaliet vēstuli trīs daļās: ievads, ķermenis un īss noslēguma punkts. Izmantojiet serif fontu, piemēram, Garamond, Georgia vai Times New Roman, jo daudzi cilvēki vieglāk lasa serif fontus. Ierobežojiet savu pavadvēstuli ne vairāk kā uz vienu vai divām lapām.
Atklāšana
Atveriet pavadvēstuli ar īsu, atbilstošu atklāšanas paziņojumu, piemēram, “Pievienots ir priekšlikums, ko es jums apsolīju” vai „Man patika runāt ar jums par jūsu projekta projektu.” Sekojiet šim punktam, kurā jūs paziņojat par pilnīgu izpratni, pārveidojot konkrēto RFP vadīšanas prasības. Pastāstiet lasītājam, vai priekšlikums ietver jebkādus pielikumus, un, ja tas ir izdarīts, īsi iezīmējiet saturu un pabeidziet ievadu, norādot termiņu, kurā cena ir derīga.
Ķermenis
Iekļaujiet nepieciešamo informāciju, piemēram, uzņēmuma vēsturi, kvalifikāciju vai atsauces, ko RFP var pieprasīt vēstules tekstā. Koncentrējieties uz atlikušo vēstuli, lai risinātu līdz četrām galvenajām klientu vajadzībām. Piemēram, izmantojiet aizzīmju punktus, lai apkopotu, kā jūsu produkts vai pakalpojums atbilst klienta svarīgākajām vajadzībām. Tad atlikušajos punktos paplašiniet katru aizzīmi.
Aizvērt
Noslēguma punktā noteikti sniedziet pilnīgu informāciju par kontaktpersonu, tostarp vārdu, uzvārdu, nosaukumu, adresi, tālruņa numuru, faksa numuru un e-pasta adresi. Iekļaujiet “nākamo soli” vai aicinājumu uz rīcību, piemēram, „Es ar jums sazināsies vēlāk šonedēļ, lai atbildētu uz visiem jums uzdotajiem jautājumiem” vai „Es jums piezvanīšu nākamajā nedēļā, lai apspriestu šo priekšlikumu”. Jūsu vārds un uzvārds.
