Projekta atskaites rakstīšana var būt grūts uzdevums, ja nesākat ar organizatorisku plānu. Projekta ziņojumos parasti ir tie paši pamatelementi, kas sniedz lasītājiem informāciju par projekta mērķiem, plānu, budžetu un rezultātiem. Izmantojot dažas pamata atskaites rakstīšanas metodes, varat izveidot efektīvu projekta dokumentu, kas parāda jūsu vienaudžiem, kurus esat organizējis, un spēj sniegt svarīgu informāciju.
Nosakiet, kāda veida projekta ziņojums tiks rakstīts. Kopīgie projekta ziņojumi ietver priekšlikumus, darba ieteikumu apjomu, statusa atjauninājumus, dispersijas analīzes un galīgos pārskatus un ieteikumus. Tas palīdzēs jums sniegt precīzu informāciju, ko vēlas jūsu komandas locekļi, vadītājs vai citas ieinteresētās personas.
Uzrakstiet sava ziņojuma izklāstu. Iekļaujiet vāka lapu, satura lapu, kopsavilkumu, galveno struktūru un pielikumu. Izlemiet, kādas informācijas kategorijas jums tiks adresētas. Atkarībā no rakstītā ziņojuma veida tie var ietvert mērķus, projekta metodoloģiju, personālu, nepieciešamos resursus, ilgumu, veiksmes kritērijus, budžetu, atšķirības, rezultātus, termiņus, rezultātus un ieteikumus.
Apkopojiet informāciju, kas nepieciešama katras sadaļas aizpildīšanai. Tas var prasīt intervijas ar cilvēkiem, kas pieprasa projektu, darbiniekiem, kas strādā pie projekta, un ieinteresētajām personām, kas ir projekta mērķis, piemēram, klientiem, iekšējiem darbiniekiem vai pārdevējiem un piegādātājiem. Iegūstiet vēsturiskus datus, piemēram, iepriekšējos pārdošanas apjomus, budžetus, dalības līmeņus un demogrāfiskos datus.
Uzrakstiet pirmo kopsavilkuma projektu, kas ir īss pārskata pārskats. Tajā būtu jāiekļauj iemesls, kāpēc lasītājs saņem ziņojumu, ziņojuma galvenās iezīmes un ieteikumus. Neiekļaujiet sīkākas detaļas kopsavilkumā, kas bieži ir puslapu pārskats. Sniedziet informāciju un atbalstu projekta ziņojuma tekstā.
Uzrakstiet katru ziņojuma sadaļu, izmantojot savus datus un intervijas. Organizējiet sadaļas, izmantojot loģisku secību. Piemēram, nesāciet ar budžetu, kamēr neesat izskaidrojis, kādas sastāvdaļas nepieciešamas projektam. Tas ļaus jums izvairīties no katra izdevuma izskaidrošanas un kāpēc tas ir nepieciešams divreiz. Nenorādiet to darbinieku vārdus, kuri strādā pie projekta, kamēr nav uzskaitīti projekta komponenti. Par dispersijas sadaļu iekļaujiet sākotnējos izņēmumus un pēc tam faktiskos rezultātus.
Pabeigt ziņojumu ar kopsavilkumu un ieteikumiem, pamatojoties uz jūsu konstatējumiem. Izmantojiet datus, lai pamatotu savus secinājumus un ieteikumus. Iesniedziet lasītājus uz papīra pielikumu, kurā būs iekļauta detalizēta informācija par atbalstu, piemēram, sīki izstrādāti dati, grafiki, diagrammas un citi tehniskie dati.
Pārskatiet savu kopsavilkumu, lai noteiktu, vai kāda no jūsu sākotnējām summām ir jāmaina, pamatojoties uz informāciju, kuru atklājāt, rakstot ziņojumu. Uzrakstiet kopsavilkuma galīgo versiju.
Apkopojiet informāciju savā papildinājumā un ievietojiet to secībā, kādā informācija parādās jūsu pārskatā. Atgriezieties pie sava ziņojuma un iekļaujiet zemsvītras piezīmes vai lappušu numurus, lai novirzītu lasītājus uz papildinformāciju.
