Kad saimnieki maina biroja darbiniekus, ir lietderīgi informēt īrniekus par šīm izmaiņām, jo īpaši darbiniekiem, kuri bieži mijiedarbojas ar īrniekiem. Ar vēstuli ir viegli informēt īrniekus par personālu un citām būtiskām izmaiņām.
Apkopojiet visu to īrnieku vārdus un adreses, uz kuriem šīs izmaiņas ietekmēs. Piemēram, ja jūs īrējat telpas vairākās vietās un tādēļ izmantojat vairāk nekā vienu nomas biroju, jums par izmaiņām ir jāpaziņo tikai tiem īrniekiem, kuri nodarbojas ar nomas biroju, kurā notiek izmaiņas. Ja jums ir tikai viens birojs, protams, brīdiniet visus īrniekus.
Sagatavojiet vēstuli uz firmas veidlapas virsraksta, lai tas būtu "ierēdnis" un datētu to datumu, kad jūs sagaidāt lielāko daļu burtu izplatīšanu. Izmantojiet pastkastes tehnoloģiju, lai personalizētu katru vēstuli, vai arī varat izmantot vispārīgāku formātu, adresējot katru burtu “Dārgais īrnieks”.
Vēstules saturam jābūt īsam un lietišķam, un parasti tam vajadzētu būt divām satura daļām, kā arī noslēguma punktam. Ziņojiet par personāla izmaiņām pirmajā daļā. Ja jaunais darbinieks uzņemsies visus izceļojošā darbinieka pienākumus, teiksim, norādot pienākumus: "Jennie Smith atstās firmu 12. martā, un to aizstās Mary Jones, kurš būs atbildīgs par īrnieku sūdzībām, uzturēšanu pieprasījumus, nomas maksas un atbildēt uz visiem saistītajiem jautājumiem."
No otras puses, ja bijušā darbinieka pienākumi tiks sadalīti starp esošajiem un / vai jaunajiem darbiniekiem, norādiet to pirmajā daļā; piemēram: "Jennie Smith atstās uzņēmumu 12. martā, un to aizstās Mary Jones, kurš būs atbildīgs par īrnieku sūdzībām un uzturēšanas pieprasījumiem. Joe White pārņems atbildību par nomas maksu un atbildēs uz visiem saistītajiem jautājumiem."
Otrajā daļā iekļauj visus attiecīgos datumus; daudzos gadījumos, piemēram, darbinieks atstāj piektdienu un aizvietojošie ziņojumi nākamā pirmdienā. Citos gadījumos ir īss pārklāšanās periods, kamēr izlidojošais darbinieks apmāca jauno. Aizveriet otro rindkopu, norādot, ka no izmaiņu datuma, visi attiecīgie jautājumi, komentāri un problēmas jārisina cilvēkiem, kas tikko ir atbildīgi par tiem, un vēlreiz nosauciet tos. Piemēram, "Sākot ar 15. martu, lūdzu, vērsieties pie sūdzībām un uzturēšanas pieprasījumiem Mary Jones, un sazinieties ar Joe White par kaut ko darīt ar īri."
Pēdējā rindkopā informējiet īrniekus, ka viņiem jādodas brīvi sazināties ar jums ar jebkādām bažām, komentāriem vai jautājumiem. Parakstiet burtu “Ar cieņu”, kam seko jūsu vārds.
Padomi
-
Saimnieki vai viņu darbinieki var piegādāt vai nosūtīt šos vēstuļu veidus; pārmaiņus tos var izplatīt ar īres ieņēmumiem.
Pretoties vēlmei būt apkaunojošam un sniegt pārāk daudz informācijas, pat ja lietas ir acīmredzamas. "Dženijs Smits atstāj bērnu," vai "Dženijs Smits ir precējies un iet uz medusmēnesi, un tad aiziet no valsts", abi ir pārāk daudz informācijas. Ļaujiet Jennij dalīties ar savu informāciju, ar kuru viņa izvēlas, un ierobežo savu vēstuli ar to, kas nepieciešams uzņēmējdarbībai.
