Google dokumenti ir spēcīgs failu koplietošanas rīks, ko uzņēmumi var izmantot, lai publicētu darba grafikus. To var paveikt, izveidojot grafiku tieši Google dokumentos. Kad jūs regulāri publicējat darbinieku darba grafiku, jūs novēršat nepareizu komunikāciju, kas var novest pie tā, ka darbinieki, kas nesaprata, ka viņi plāno strādāt, atklās maiņu.
Izmantojiet bezmaksas darba grafiku veidnes
Google dokumenti saglabā milzīgu bezmaksas un gatavu veidņu bibliotēku. Lai piekļūtu veidnei, atveriet jaunu Google dokumentu dokumentu un pēc tam meklējiet veidnes ar vārdiem "darba grafiks". Lielākā daļa darbinieku darba grafiku izmanto nedēļas un nedēļas formātu, jo darba devēji katru nedēļu publicē. Ja neviena veidne neatbilst grafika vajadzībām, izveidojiet pielāgotu grafiku citā programmā.
Izveidojiet pielāgotu grafiku
Tāpat kā Google dokumenti, Google lapām ir veidnes, ko vadītāji var pielāgot. Atrodiet šīs lapas izvēlnē Veidņu galerija. Vienkārši atlasiet sarakstā Schedule un pēc tam pielāgojiet laukus, aizstājot veidnes datus ar grafiku datumiem un darbinieku vārdiem. Dzēst visas rindas un kolonnas, kas nav nepieciešamas.
Izveidojiet grafiku no nulles, atverot jaunu failu. Galvenajā lapā noklikšķiniet uz Sākt jaunu izklājlapu un izmantojiet galveni, lai nosauktu dokumentu kā "Nedēļas grafiks" vai citu vēlamo nosaukumu. Izmantojiet pirmo rindu, lai noteiktu datumus, kuros grafiks aptver.
Pēc tam izveidojiet diagrammu, kurā horizontālās kolonnas virsraksti uzskaita nedēļas dienas un rindas norāda maiņas laikus. Ievietojiet darbinieku nosaukumus attiecīgajās maiņas lodziņos. Saglabājiet failu Google dokumentos ar atbilstošu faila nosaukumu.
Pārvaldīt darbinieku atļaujas
Darba devēji vēlas, lai darbinieki lasītu grafiku un, iespējams, lejupielādētu failu, lai to saglabātu personālajos datoros vai ierīcēs. Tomēr darbiniekiem nevajadzētu ļaut rediģēt grafiku. Pēc noklusējuma Google dokumenti ļauj darbiniekiem lasīt un lejupielādēt viņiem koplietotos failus.
Koplietojiet failus, noklikšķinot uz ikonas ar personas siluetu un plus zīmi, kas apzīmē "Kopīgot". Ievadiet to darbinieku e-pasta adreses, ar kuriem vēlaties koplietot failu. Pirms e-pasta saites nosūtīšanas pārbaudiet atļaujas, lai pārliecinātos, ka dokuments ir tikai lasāms.
Atļauju gadījumā izvēlieties "var skatīt", nevis "var rediģēt", un pēc tam atlasiet pogu Kopīgot, lai publicētu darbinieku grafiku. Darbinieki saņem e-pastu, paziņojot, ka ir publicēts jauns grafiks. E-pasts ietver saiti uz grafiku.
Iestatiet regulārus grafikus
Plāna veidnes saglabāšana atvieglo iknedēļas plānošanu. Iestatiet standarta dienu un laiku, lai publicētu grafiku un kopīgotu to ar visiem darbiniekiem pa e-pastu vienlaikus.
Nosauciet grafika failus viegli atrodamā veidā, piemēram, "15. janvāris Shift grafiks". Tas samazina neskaidrības un ļauj darbiniekiem ātri noteikt grafiku neatbilstības vai problēmas. Izveidojiet uzņēmuma politiku, kas pieprasa darbiniekiem sniegt vēlamo paziņojumu par izmaiņām grafikā.
