Informācijas kartēšana ir skaidra un efektīva dokumentācijas metode uzņēmumiem, kas jau ir izstrādājuši procedūras, politiku un apliecinošus dokumentus. Uzņēmējdarbība, kas tikai sāk formalizēt savas procedūras, var izmantot arī informācijas kartēšanas dokumentācijas metodi. Informācijas kartēšana atvieglo dokumentāciju, novēršot instrukciju vai informācijas dublēšanos procedūrās. Tas arī nodrošina formātu informācijas organizēšanai dokumentā, lai tas būtu vieglāk saprotams. Uzņēmuma dokumentācijas konvertēšanu uz informācijas kartes formātu var izdarīt dažos vienkāršos, kaut arī laikietilpīgos soļos.
Pārskatiet visu uzņēmuma dokumentāciju un sistemātiski organizējiet saturu kategorijās, kas satur līdzīgu instrukciju. Precizējiet kategorijas saturu, novēršot konfliktus un dublēšanos.
Piemēram, daudzās procedūrās ir sadaļa par atbildību. Šāda veida saturam jūs apkopotu visu "atbildības" veida informāciju visā dokumentācijā. To darot, jūs varat redzēt atbildības konfliktus vai jomas, kurās viena atbildība pārklājas ar citu. No šejienes racionalizējiet saturu, lai novērstu dublēšanos vai konfliktus. Citu šādu saturu, lai apsvērtu definīcijas un drošības pasākumus.
Izveidojiet centrālos dokumentus vai citus pārskatāmus informācijas krātuves katram satura veidam.
Atgriežoties pie atbildības piemēra, izveidojiet vienu dokumentu, kurā uzskaitīti pēdējo solī precizēto atbildības saturu. Pārliecinieties, ka atbildības procedūras tiek veiktas. Tas nodrošina, ka dokumentācija ir pareizi saistīta.
Tagad, kad līdzīgs saturs tiek pārvietots uz centrālo dokumentu, veco saturu var noņemt no sākotnējām procedūrām. Noņemiet veco saturu no sākotnējām procedūrām, atsaucoties uz jauno centrālo atsauces dokumentu.
Pārskatīšanas procesa laikā atjauniniet atlikušo dokumentācijas saturu uz informācijas kartēšanas formātu. Organizējiet dokumentu saturu, grupējot atbilstošu informāciju. Iekļaut apakšpozīcijas. Ja iespējams, izmantojiet tabulas, lai saturu varētu labāk vizualizēt. Izveidot labāko praksi, iekļaujot jebkādas cilšu zināšanas vai pasākumus, ko darbinieki parasti veic, bet nav dokumentēti procedūrā.
Padomi
-
Informācijas kartēšana svārstās no vienkāršas un sarežģītas, un to var uzlabot, iekļaujot izmērāmu atgriezenisko saiti vadībai. Sarežģītākai īstenošanai var izmantot profesionālus pakalpojumus no tādiem uzņēmumiem kā dibinātāja uzņēmums Information Mapping, Inc., lai optimizētu jūsu plānotās vai nesaistītās procedūras. (Skatīt resursus)
