Neatkarīgi no tā, cik grūti tos izvairīties, starp darbiniekiem, vadītājiem un klientiem parādīsies saziņas šķēršļi. Saziņas neveiksme var radīt nevajadzīgus kavējumus, vilšanos un potenciāli zaudētus darījumus. Labā ziņa ir tā, ka pastāv veidi, kā pārvarēt saziņas šķēršļus, lai jūsu bizness netraucēti darbotos.
Kas ir komunikācijas šķēršļi uzņēmējdarbībā?
Komunikācijas barjeras var atrast visur biznesā, sākot no augšas uz vidējo vadību līdz ārējām attiecībām. Sakaru bojājumi notiek organizatoriski, piemēram, ja komandas locekļi ir izolēti vai individuāli, kad persona nepareizi interpretē vai ignorē to, ko vēl saka. Tie var rasties no pārāk daudziem traucējošiem darbiem vai nepietiekamas skaidrības par projektu. Daži no kopējiem komunikācijas barjeras piemēriem, kas var būt redzami jūsu uzņēmumā, ir šādi:
- Nejaušība. Ja neesat sarunā, tas var izraisīt nepareizu komunikāciju. Neatkarīgi no tā, vai tas notiek ar vairākiem pārtraukumiem, vairākuzdevumu veikšanu vai skriešanu uz nākamo sanāksmi, tas ir šķērslis komunikācijai, kas var radīt daudzas problēmas. Tas ir arī tāds, ko ir viegli novērst, ja iemācīsieties koncentrēties un būt klāt.
- Slikta pārvaldība. Kad darbinieki nepatīk viņu vadītājiem vai nejūtas, ka viņi viņiem var runāt atklāti, sakaru kanāli tiek ātri izslēgti. Vadītāji, kuri nespēj sniegt atgriezenisko saiti, neklausās problēmas, nevar atklāti runāt par attiecīgajiem uzņēmuma biznesiem vai neprasīs jautājumus par saviem darbiniekiem rada šķēršļus saziņai, kas nav nepieciešama.
- Sarunas trūkums. Protams, labākais veids, kā sazināties, ir saruna. Tomēr šajās dienās cilvēki, visticamāk, diskutēs par tekstu vai e-pastu. Šāda veida vienpusēja saruna bieži noved pie nevajadzīgiem pārpratumiem un vilšanās, un tas var būt laika izšķiešana. Jautājums, ko var risināt tiešā, 15 minūšu garā, tiešā sarunā, kļūst par dienas garuma nemieru izraisošu vārdu apmaiņu, kurai nav izšķirtspējas.
- Fiziskie šķēršļi. Ja vadība izolē sevi citā ēkas stāvā no pārējā darbaspēka vai darba grupas tiek nodotas atsevišķiem birojiem, tiek radīti fiziski šķēršļi, kas noved pie sliktas komunikācijas.
- Personības atšķirības. Iespējams, jums ir vairāki personības veidi, kas peld jūsu biznesā. Pastāv arī laba iespēja, ka dažas no šīm personībām vienkārši neatrodas un nesaskan ar dažādiem komunikācijas stiliem, kas rada pārpratumus, stereotipus un klusumu.
- Skaidrības trūkums. Strādājot ar ieinteresētajām personām, klientiem un darbiniekiem, ir svarīgi, lai būtu skaidra uzņēmuma politika. To nedarot, bieži rodas neskaidrības un vilšanās, kas liek cilvēkiem nevēlēties veikt darījumus ar jums.
Ja jums ir nepieciešams laiks, lai novērtētu savu darba vietu, lai uzzinātu, kā cilvēki sazinās, jūs, iespējams, atradīsiet šos un citus izplatītus saziņas šķēršļus. Dažas no tām var atrisināt ātrāk nekā citas, taču tām visiem ir nepieciešama dalība un labas komunikācijas prasmes no savas komandas.
Komunikāciju barjeru piemēri
Ne visi komunikācijas šķēršļi ir acīmredzami. Tas var šķist, ka jūs sarunāties un esat produktīvs, bet tikai vēlāk jūs saprotat, ka nekas faktiski nav paveikts. Lūk, kā komandas tikšanās ar menedžeri var tikt sajauktas ar komunikāciju barjerām:
Komanda tiekas plkst. 10.00 un vadību, lai pārvarētu nākamo tīkla pasākumu. Komandas dalībnieki ierodas nekavējoties, bet vadītājam ir saruna. Ikviens neveikli sēž telpā, nezinot, kad saruna beigsies un kad tikšanās sāksies.
Desmit minūtes vēlāk menedžeris koncentrē uzmanību uz cilvēkiem istabā un lūdz sanāksmes darba kārtību. Nevienam nav tādas, lai kāds varētu ātri rakstīt vienu. To darot, vadītājs izjauc citu telefona zvanu, kas prasa, lai viņš 15 minūšu laikā aizietu no biroja, lai tiktos ar kādu citu personu. Tas noved pie steidzamas tikšanās, kurā cilvēki neprasa daudz jautājumu, jo viņi vēlas ierobežot tik daudz laika, cik tas ir iespējams.
Tiklīdz sanāksme ir pabeigta un visi ir atgriezušies savā birojā, komanda var realizēt dažas lietas: tās neattiecās uz dažiem svarīgiem jautājumiem, kas bija jāapspriež, viņi jutās steidzīgi un ignorēja vadītāju, mēģinot apspriest to, ko viņi aptvēra un viņi vairs nav plānojuši nākamo tīkla pasākumu, nekā tie bija pirms sanāksmes. Komunikācijas šķēršļi izraisīja laika izšķiešanu un produktivitātes trūkumu visiem iesaistītajiem.
Citi šķēršļi saziņai ir acīmredzami, piemēram, komandas dalībnieks, kurš nepilda jūsu uzdevuma termiņu, nedodot jums iemeslu vai vadītāju, kurš katru reizi, kad mēģināt sarunāties, klausās un atskaņo ar savu tālruni. Tā var būt organizatoriska birokrātija, kas novērš jaunu ideju rašanos reālajā laikā vai iekšējās komunikācijas trūkumu starp dažādu līmeņu darbiniekiem.
Ārējo sakaru problēmas
Ja atrodaties biznesā, kas apkalpo klientus, ārējās komunikācijas ir tikpat svarīgas. Piemēram, ja jūs nepārprotami reklamējat, cik ilgi pārdošanas cenas ir spēkā, jūs varat nonākt pie neskaidrajiem klientiem, pieprasot, lai viņi maksā tikai to, kas ir viena mēneša cena. Ja jūs savā tīmekļa vietnē sniedzat informāciju par klientu apkalpošanu, bet nav tieša veida, kā sazināties ar klientu apkalpošanas nodaļu, jūs varat nonākt pie publiskām sūdzībām par sociālo mediju lapām, nevis vienu sūdzību, kuru varētu apstrādāt ātri un privāti.
Neatkarīgi no tā, vai šķēršļi komunikācijai ir acīmredzami vai smalki, viņi neko nedara, lai palīdzētu uzņēmumam. Faktiski viņi var beigties ar daudz vairāk problēmu, nekā jūs gaidāt.
Komunikāciju barjeru lejupslīde
Iespējams, domājat, ka jums nav jātērē laiks, strādājot pie komunikācijas jūsu uzņēmumā, bet ir daudzas sekas, lai ignorētu komunikācijas problēmas. Sakaru šķēršļi rada neapmierinātus darbiniekus un klientus, kuri nejūtas kā dzirdami. Kad tas notiek, darbinieki kļūst mazāk motivēti, radot produktivitātes, radošuma un inovācijas trūkumu. Nespēja efektīvi sazināties ar klientiem un klientiem var pat novest pie uzņēmējdarbības zaudēšanas.
Ja darbinieki nejūt, ka tas, ko viņi saka, vai ir kāda ietekme, viņi var pilnīgi pārtraukt runāt un nedarboties, kad kaut kas ir nepareizi vai kad tiks nokavēts termiņš. Tas rada neefektivitāti, kļūdas un uzņēmuma kultūru, kas veicina izolāciju, nevis komandas darbu.
Kad cilvēki nejūt, ka viņiem ir atvērti kanāli, lai sazinātos, daudzi slēdza un vienkārši iet cauri kustībām savā darbā. Iespējams, tas nav tas, ko jūs vēlaties notikt jūsu uzņēmumā, un tāpēc ir nepieciešams noteikt labu komunikāciju starp darbiniekiem un ārējiem klientiem, piegādātājiem un klientiem.
Kā pārvarēt komunikācijas barjeras
Labākais veids, kā pārvarēt komunikācijas barjeras, ir vispirms novērst tos. Tas tiek darīts, nosakot skaidri definētu jūsu uzņēmuma politiku, kas veicina komunikāciju. Tā var būt tikpat vienkārša kā īsas rīta sanāksmes noteikšana, lai risinātu jautājumus un projektus, vai sarežģītāku hierarhiju, kas nosaka, ar ko runāt, kad rodas problēma. Tādā veidā visi zina, ka viņiem ir iespēja tikt uzklausītiem.
Šī komunikācijas politika ir jāraksta un jāpārskata ar visām jaunajām algām, kā arī regulāri jāpārskata un jāatjaunina, lai atspoguļotu pašreizējo tehnoloģiju un uzņēmumu praksi. Vajadzības gadījumā var būt noderīga apmācība par komunikācijas prasmēm un jūsu īpašajām komunikācijas politikām, jo īpaši tiem, kas nav labākie komunikatori.
Pat tad, ja cilvēki zina, ka viņiem ir noieta vieta, lai to dzirdētu, darbiniekiem joprojām ir svarīgi aktīvi piedalīties komunikācijas uzlabošanā visā uzņēmumā. Mudiniet savus darbiniekus:
- Runājiet personīgi. Ja iespējams, sarunājieties personīgi. Tādā veidā nav nekādas neskaidrības par toni vai nozīmi. Ja tā ir, to var nekavējoties risināt, novēršot neapmierinātību un nepareizu komunikāciju. Mudiniet darbiniekus uzņemt tālruni un runāt, ja viņi nevar tikties personīgi, it īpaši, ja jautājums ir sarežģīts. Izmantojiet e-pastu un tekstu tikai tad, ja tas ir pēdējais līdzeklis vai ātrs jautājums.
- Ierobežot traucējumus. Sarunas prasa gan runāšanu, gan klausīšanos. Pārliecinieties, ka jūs tiešām klausāties, ierobežojot pārtraukumus, izlaižot tālruni un koncentrējoties uz to, ko otra persona saka. Tas palīdzēs pārvarēt komunikācijas barjeras un padarīt otru personu justies dzirdēt un novērtēt. Traucējumi jāierobežo neatkarīgi no tā, vai tie ir personīgi vai pa tālruni.
- Ir atvērta durvju politika. Veicināt atvērtu durvju politiku, lai cilvēki zinātu, ka viņi jebkurā laikā var runāt ar vadītājiem vai citām komandām. Šī politika būtu jāattiecina uz ieinteresētajām personām un klientiem, kuriem vajadzētu justies kā viņi var sasniegt jūsu uzņēmumā atbilstošu personu jebkurā laikā, kad viņiem ir problēmas vai bažas.
- Izveidot sociālās iespējas. Cilvēki biežāk sadarbojas ar cilvēkiem, kurus viņi zina. Sociālo iespēju radīšana jūsu uzņēmumā un sadarbības pasākumi ārējiem klientiem var palīdzēt cilvēkiem iepazīt viens otru un atvērt sakaru līnijas. Tiklīdz cilvēki būs tikušies un sarunās, viņi, visticamāk, nākotnē jutīsies ērtāk.
- Atstāj to vienkāršu. Vēl viens kopīgs šķērslis saziņai mēģina radīt labu iespaidu. Esi tu pats. Grūstiet žargonu vai formālo vārdu krājumu apmaiņā pret personīgiem stāstiem un skaidru, kodolīgu valodu. Esi draudzīgs, silts un īsts. Ja tā ir profesionāla saikne, saglabājiet savas robežas, vienlaikus saglabājot jutīgu attieksmi pret šo jautājumu.
- Esiet pārliecināts. Ir svarīgi atzīt citu cilvēku pieredzi un atbilstoši reaģēt. Skatieties ķermeņa valodu un emocijas, kā arī klausieties vārdus, ar kuriem apmainās. Esiet cienījams, ko saņemat, un visas jūtas, kas rodas. Uzdot jautājumus, būsiet pozitīvi un sniedziet noderīgu un atbalstošu atgriezenisko saiti, kad vien iespējams.
- Apsveriet kultūru. Esiet informēti par izteiksmēm, žestiem un reliģiskiem un politiskiem uzskatiem, kas saistīti ar dažādām kultūrām, kā jūs sarunājāties, lai jūsu ziņojums netiktu nepareizi interpretēts. Ir svarīgi pārbaudīt arī vispārinājumus un stereotipus par kultūras grupām, pirms nonākat pie secinājumiem. Kā cilvēki domā, reaģē un redz pasauli, var ievērojami atšķirties kultūras dēļ.
- Prioritātes. Koncentrējieties tikai uz informāciju, ko vēlaties pārsūtīt, nevis veikt informācijas izgāztuvi. Pārāk daudz informācijas uzreiz var novest pie klausītāja pārspīlējuma, izraisot bezdarbību. Iesniedzot tikai attiecīgu informāciju, jūs skaidrāk sazināties ar to, kas ir svarīgs un kas ir jādara saņēmējam.
- Labojiet savu ķermeņa valodu. Komunikācija nenāk tikai no vārdiem. Tas nāk arī no jūsu ķermeņa. Kā jūs sēžat un kustaties, sarunājoties ar kādu, bieži saka daudz vairāk, nekā vārdi, kas jebkad var. Padarīt acu kontaktu un izmantojot atbilstošus neverbālus žestus. Izvairieties no mulsinoša, uzsvērta vai novirzīta, lai novērstu, ka kāds vēlas runāt ar jums.
Ar dažiem skaidri definētiem politikas virzieniem, apmācību un praksi jūs varat novērst saziņas šķēršļus, kas kavē jūsu biznesu, kas palielinās efektivitāti.
