Iekšējās kontroles un procesu dokumentēšana var būt sarežģīta. Kompleksie procesi tiek prezentēti viegli saprotamā stilā, un tas nav vienkāršs uzdevums. Lai veiktu labu darbu, jums ir jābūt lieliskām komunikācijas prasmēm gan mutiski, gan rakstiski. Labas dokumentācijas izveides pasākumi ietver darbinieku intervēšanu, novērošanu, novērtēšanu un organizāciju. Svarīgs dokumentācijas izveides aspekts ir vēlāk veikt izmaiņas. Procesi mainās, kā rezultātā ir jāmaina arī dokumenti.
Intervējiet darbiniekus. Tas ir pirmais solis šajā procesā. Nedariet pieņēmumus un uzdodiet jautājumus, lai pārbaudītu savu izpratni. Lūdziet darbiniekiem parādīt, par ko viņi runā. Ja kādam ir jāapstiprina papīrs, lūdziet redzēt šo papīru. Dažiem cilvēkiem patīk izmantot magnetofonu, un pēc tam tie pārraksta informāciju. Tas var būt laba ideja, ja kāds runā un parāda procesu vienlaikus ar daudzām detaļām. "Rādīt un pateikt" ir ceļš.
Ievērojiet savu apkārtni. Ja process ir saistīts ar rēķinu pievienošanu, lai pārbaudītu pieprasījumus, piemēram, ņemiet vērā, vai tas faktiski tiek darīts. Daudzas reizes cilvēki stāsta jums pareizo ceļu noteiktam procesam, bet tas nenozīmē, ka tas ir veids, kā tas tiek darīts. Tā kā jūs dokumentējat realitāti, procesa novērošana var būt vērtīga, lai intervijā nepārprotami pievienotu labu informāciju. Paskaties uzpildes skapjos un atzīmējiet, kādi dokumenti ir pie galda.
Novērtējiet procesa efektivitāti, dokumentējot to. Ja redzat procesus, kas nedarbojas vai tiek veikti divreiz, atzīmējiet to. Tas ir labākais veids, kā pievienot pievienoto vērtību jūsu darba dokumentēšanas procesiem. Novērtējot procesu, jūs to aplūkojat objektīvi, un jūs varat izteikt priekšlikumus uzlabojumiem. Veicot ieteikumus, pārliecinieties, ka ievērojat protokolu. Atcerieties: ja jūsu ieteikumu dēļ mainās procesi, jums būs nepieciešams dokumentēt uzlabotos procesus - ne tikai veco.
Failu dokumentācija saistvielās un tiešsaistē mapēs. Dokumentu standartizēšanai veidņu veidošana palīdz viegli lasīt. Katrai saistvielai vai mapei ir jābūt indeksam ar informāciju par zonu. Piemēram, jums varētu būt saistviela par maksājamiem kontiem, kur jūs varētu iesniegt naratīvus un plūsmas diagrammas, kas dokumentē procesu. Jums var būt cita saistviela par algu sarakstu un vēl viens par debitoru parādiem. Dokumentu atdalīšana no procesiem var palīdzēt lietotājiem atrast informāciju. Visām saistvielām jābūt tādai pašai organizācijai, kas attiecas uz dokumentācijas kārtību, satura rādītāju, utt. Tas ir ļoti svarīgi, kad ir jāveic izmaiņas un ātri ir jāatrod konkrēts postenis.
Padomi
-
Izmantojiet Word vai citu programmu, lai izveidotu dokumentāciju.
Apsveriet jūsu nozarei raksturīgo dokumentācijas programmatūru, kas var ietaupīt laiku rakstiski un organizējot. Apsveriet gan stāstus, gan diagrammas, lai uzlabotu skaidrību. Izvairieties no žargona vai iniciāļu lietošanas
Citi apsvērumi ir šādi: Rakstiet īsus teikumus un izvairieties no pasīvās balss; nenodrukā to vai nenozīmē spriedumus. Piemēram, nerakstiet par jauku administratoru. Rakstiet par administratoru. Neizmantojiet reālus cilvēku vārdus - vienmēr izmantojiet pozīciju nosaukumus un saglabājiet tos konsekventi visā dokumentācijā; ir vadītājs vai vadītājs, kas lasa jūsu dokumentāciju, lai pārliecinātos, ka tas ir pareizs; un ievērojiet konfidenciālu informāciju dokumentācijā. Nerādīt pārbaudes parakstu piemērus vai parādīt konfidenciālu informāciju par algām.
Brīdinājums
Esiet informēti par dokumentācijas lietotājiem. Tie var ietvert ne tikai iekšējos cilvēkus, bet arī auditorus un citas ieinteresētās personas. Tas ir ļoti redzams. Tātad, pārliecinieties, ka jūsu darbam nav neērts gramatikas vai pareizrakstības kļūdas.
