Mūsdienu pasaulē jūs varat profesionāli sazināties, izmantojot vairākas metodes. Ir svarīgi zināt pareizas korespondences korespondences vēstules, e-pastu un apsveikuma kartītes noteikumus. Nelielas kļūdas var radīt atšķirību starp iespaidīgo personu, kas saņem jūsu korespondenci un pārkāpj viņu. Tāpat ir lietderīgi zināt, kad e-pasta adrese būs pietiekama, salīdzinot ar drukātu vēstuli vai ar roku rakstītu piezīmi.
Tradicionālās vēstules
Drukājiet tradicionālās vēstules uz veidlapas, izmantojot smagāku vai teksturētu krājumu. Veidlapā jāiekļauj sūtītāja vārds, adrese, tālruņa numurs un e-pasta adrese. Ja veidlapas nav pieejamas vai burts ir personisks, augšējā kreisajā stūrī jāparādās pareizai personai vai personām, kas sūta vēstuli. Piemēram, ja jūs un jūsu laulātais sūtīt sūdzības vēstuli uzņēmumam, iekļaujiet šādu informāciju:
John A. Doe 123 kungs, St St. Anywhere, ASV 555-555-5555 [email protected]
Tālāk norādiet sarakstes adresātu un adresi kreisajā malā. Nosaukumam un adresei jābūt formālai, tostarp viņa nosaukumiem un nosaukumiem.
Datums nāk pēc pareizrakstības formāta, piemēram: 2010. gada 23. jūnijā. Datumā iekļauj rindu, kas attiecas uz vēstules priekšmetu, izmantojot veidlapu "RE: (atsauce)".
Apsveikums ir nākamais un jāatspoguļo jūsu attiecības ar partiju. Ja esat uz pirmās vārda pamata, sveiciet viņu ar "Dārgais" un pievienojiet viņas vārdu. Ja vēstule dodas uz nodaļu vai nezināmu saņēmēju, izmantojiet "Dear Sirs" vai "Dear Sir or Madam:" vai pat "Kam tas var attiekties".
Visām biznesa vēstulēm vajadzētu aizvērt oficiāli. Labākā izvēle profesionālai noslēgumam ir vienkārši "Ar cieņu" vai "Labākie apsveikumi". Izvairieties no gala virsmām.
Rokraksta piezīmes
Rokraksta piezīme ir piemērota daudzās uzņēmējdarbības situācijās, piemēram, paldies, apsveikumi par sasniegumiem, tādiem kā gradācijas, ģimenes dzimšana, akcijas un līdzjūtība.
Aploksnē jāiekļauj saņēmēja oficiālais nosaukums un adrese. Jūsu atgriešanās adresei jāparādās aploksnes aizmugurē, lai gan tā var nokļūt priekšējā kreisajā augšējā stūrī.
Kartē jāiekļauj pazīstams sveiciens, pamatojoties uz jūsu attiecībām. Ja izmantojat pirmo vārdu, izmantojiet vārdu. Ja nē, izvēlieties cieņpilnu sveicienu, kas atbilst noskaņojumam.
Saglabājiet īsziņas korpusu un uzrakstiet vai izdrukājiet kārtīgi zilu vai melnu tinti. Ja jums nav pienācīgas rokraksta, atrodiet kādu, kas to dara.
Nokļūt līdz punktam. Ja jūs sakāt paldies, izvēlieties frāzi vai divus, kas atgādina saņēmējam, ko jūs viņai pateicaties, bet nesaņem pārāk detalizētu informāciju. Ja jūs apsveicat kādu, iekļaujiet to, ko un, ja nepieciešams, to, kā saņēmāt informāciju. Ja klienta iesaiste ir bijusi laikrakstā, piemēram, klipu izdzēš paziņojumu un iekļaujiet to ar karti vai norādiet to savā piezīmē.
Beigt piezīmi ar "Ar cieņu". Pierakstiet vēstuli ar savu oficiālo vārdu un nosaukumu, ja esat saņēmis mazāk pazīstams. Ja esat pazīstams, jūsu vārds ir piemērots.
E-pasts
E-pasts sniedz jaunu diskusiju tematu par uzņēmējdarbības komunikācijas veidiem. Pirmais noteikums ir zināt, ka saņēmējs pieņem vai dod priekšroku e-pasta sarakstei.
Iesniedziet respektablu e-pasta profilu. Jūsu adresei un tematiskajai rindai jābūt identificējamai un jāatspoguļo jūsu uzņēmuma vai profesionālā statuss. Piemēram, ja sūtāt e-pastu klientiem, tai vajadzētu būt "[email protected]", nevis "[email protected]".
Nav nepieciešama iekšēja adrese kā tradicionālajiem burtiem, tāpēc jāsāk ar apsveikumu, kas atspoguļo jūsu attiecības ar saņēmēju un jābūt pēc iespējas formālākai. Kopējs biznesa e-pasts faux pas ir vienkārša sveiciena trūkums, kas saņēmējam paziņo, ka e-pasts ir domāts viņam.
Neizmantojiet e-pastu, lai atrisinātu uzņēmējdarbības problēmu, kas jārisina personīgi. Izvairieties no e-pasta konfrontācijām un atcerieties, ka e-pasta ziņojumi dzīvo uz cietajiem diskiem un serveriem, un tos var izmantot tiesā.
Izvairieties no biznesa e-pasta sūtījumiem. Ja jums ir jāiekļauj daudzas detaļas, izveidojiet tiem dokumentu un pievienojiet to tā vietā, lai tos ievietotu e-pasta ziņojuma tekstā.
Izvairieties no emocijzīmēm, datora slengu, izsaukuma zīmēm vai jautājumu zīmēm vairāk nekā vienu reizi, un vāciņu bloķēšanu. Ja jums ir šaubas par saturu vai formātu, mēģiniet to izdrukāt uz veidlapas un novērtēt tās profesionalitāti. Ja papīrs nešķiet profesionāls, e-pastā tas nav profesionāls.
Padariet noslēguma profesionāļus ar „Paldies” vai „Ar cieņu”. Jūsu uzņēmumam un kontaktinformācijai jāietilpst jūsu e-pasta parakstā. Ir pieņemams skenēts vai citādi elektroniski formatēts paraksts. Ja parasti izmantojat citātu, tagline vai citu informāciju, novērtējiet, cik tas ir piemērots uzņēmējdarbības situācijām.
