Vienam uzņēmumam var būt vairākas pozīcijas, lai nodrošinātu, ka operācijas norit veiksmīgi, un darbinieki ir apmierināti. Divas no šīm amata vietām ir sekretāri un biroja vadītāji, un tie ievērojami atšķiras no atbildības, apjoma, izglītības un algas. Kaut arī biroja vadītājs cieši sadarbojas ar iekšējām operācijām, sekretāri kalpo gan vadītājiem, gan uzņēmumam, jo īpaši, ja sekretārs uzņem vispārējos administratora pienākumus.
Sekretāra darba apraksts
Sekretāri veic divas būtiskas funkcijas, sniedzot atbalstu biroja vadītājiem vai vadītājiem un veicot galvenos administratora uzdevumus. Viņi atbild uz tālruņiem, ieplāno sanāksmes un tikšanās un raksta ziņojumus vai dokumentus vadītāju un vadītāju vārdā, apstrādā ienākošos un izejošos pasta sūtījumus un vajadzības gadījumā atjaunina programmatūras dokumentus. Faktiskie nodokļi var mainīties atkarībā no konkrētās pozīcijas, jo juridiskie sekretāri var apstrādāt juridisko klientu pieprasījumus un atjaunināt pacientu mapes medicīniskā vidē.
Biroja vadītāja darba apraksts
Biroja vadītājs ir atbildīgs par darbinieku uzraudzību un vadīšanu biroja vidē. Biroja vadītāji zina uzņēmuma un konkrētā departamenta mērķus, tāpēc viņiem ir jānodrošina, ka viss darbinieku veiktais darbs atbilst uzņēmējdarbības vadlīnijām, mērķiem un standartiem. Daži vadītāji deleģē uzdevumus, uzdevumus un projektus darbiniekiem, kas strādā noteiktā nodaļā. Biroja vadītājiem arī jāievēro grāmatvedības nodaļas noteiktie budžeti un jāievēro plānotie termiņi.
Izglītības prasības
Sekretāram bieži ir vidusskolas diploms. Tiek nodrošināta papildu apmācība par darbu, tāpēc sekretārs mācās uzņēmuma iekšējās darbības un apmācības laikā izmanto datoru sistēmu. Juridiskie un medicīnas sekretāri var pieprasīt papildu apliecinājumu no Nacionālo juridisko sekretāru asociācijas vai Starptautiskās administratīvo profesionāļu asociācijas. Biroja vadītājiem bieži ir pēcvidusskolas mācības par biroja vadību vai administratīvajiem pakalpojumiem vai atbalstu. Pēcvidusskolas izglītība var ietvert bakalaura grādu vai asociēto grādu.
Algu atšķirības
Tā kā biroja vadītājiem ir plaša izglītība un citi biroja darbinieki, viņi saņem augstāku algu nekā sekretāri, saskaņā ar ASV Darba statistikas biroja publicēto algu informāciju. Sākot ar 2008. gadu, biroju vadītāji un darbinieku uzraudzītāji nopelnīja aptuveni 45,790 ASV dolārus gadā, bet sekretāri no 2010. gada nopelnīja vidēji 25,240 ASV dolārus.
