Daudzi cilvēki domā, ka administratoram un sekretāram ir tāds pats darbs, tie paši pienākumi un abi amatu nosaukumi ir savstarpēji aizvietojami. Iemesls, kādēļ cilvēki uzskata šo pieņēmumu, ir tāpēc, ka gan sekretāri, gan administratori bieži atbild uz tālruņiem un veic rakstiskus uzdevumus. Abas darba vietas ir pilnīgi atšķirīgas, jo sekretāram un administratoram ir dažādas lomas un prasības.
Sekretārs
Sekretāra pienākumi atšķiras atkarībā no sekretāra veida un organizācijas lieluma. Biznesa tendences ir mainījušās, attīstoties tehnoloģijām. Agrāk katram vadītājam bija savs sekretārs. E-pasta un automātiskās balss pasta dēļ sekretārs var strādāt vairākiem vadītājiem. Mazā uzņēmumā var būt viens sekretārs visiem vadītājiem. Viņa rīkojas ar visu pastu, ieplāno tikšanās, pasūta piegādes un atbild uz tālruni. Ja sekretārs strādā tikai vienam vai diviem vadītājiem, viņai bieži tiek piešķirti papildu pienākumi, kas ir līdzīgi administratora pienākumiem. Piemēram, cilvēkresursu sekretārs varētu pārbaudīt atsauces. Sekretāram parasti ir jābūt vismaz vidusskolas diplomam, un daudzi biroji dod priekšroku nolīgt tos, kuriem ir brīvās mākslas grāds, sekretariāta apmācība vai diploms vai sertifikāts no administratīvā atbalsta skolas. Sekretāram jābūt arī ātram drukas ātrumam, zināšanām par datoriem un komunikāciju un cilvēku prasmēm, Valsts universitātes ziņojumiem.
Reģistratūras darbinieki
Reģistratūras darbinieks ir tas, ko jūs pirmo reizi redzat, ieejot uzņēmuma durvīs. Reģistratūra sveic apmeklētājus, atbild uz tālruni, raksta vēstules un dokumentus, kā arī uzturēšanas zonu tīra darba dienas laikā. Reģistrators var arī pierakstīt apmeklētājus uzņēmumā un ārpus tā, šķirot pastu, uzturēt darbinieku apmeklējumu žurnālu un korektūras vēstules, ziņojumus un e-pastus. Parasti priekšroka tiek dota vidusskolas diplomam. Bet, ja esat saprātīgs un jums ir draudzīgs uzvedība un izskats, darba devēji bieži novērtē šīs īpašības formālās izglītības laikā. Daži uzņēmumi, pamatojoties uz Valsts universitāti, piedāvā apmācību darbiniekiem uz vietas.
Atšķirības darba atbildībā
Daļa no administratora pienākumiem ir sveicināt uzņēmuma apmeklētājus; sekretārs parasti nav atbildīgs par sveiciena viesiem. Sekretārs var sveikt apmeklētājus, bet tikai tad, ja viņi apmeklē kādu no konkrētajiem vadītājiem, kurus sekretārs strādā. Sekretārs strādā tieši vienam vai vairākiem vadītājiem. Reģistratūra pārstāv visu uzņēmumu un nedarbojas īpaši nevienam. Sekretāram var būt papildu pienākumi, piemēram, iecelšana amatā, pasūtījumu pasūtīšana, ceļojumu organizēšana un sīkas naudas apstrāde. Viņam var būt arī papildu pienākumi atkarībā no viņa veida, piemēram, juridiskā, finanšu vai mārketinga. Reģistratūras pienākumi ir vispārīgi - apsveikumi, atbildes tālruņi, pasta šķirošana un citi mazi pienākumi, ko nosaka uzņēmums, saskaņā ar Valsts universitāti.
Citas atšķirības
Reģistratūras galds bieži atrodas uzņēmuma redzamākajā vietā. Viņa ir pirmā persona, kuru redzat, kad ieiet uzņēmumā. Sekretāra birojs vai teritorija bieži atrodas netālu no vadītājiem, kurus viņa strādā. Arī sekretāram parasti ir jābūt vismaz vidusskolas diplomam un pat koledžas sertifikātam vai grādam. Reģistratūrai priekšroka dodama vidusskolas diplomam, bet ne vienmēr tas ir nepieciešams. Sākot ar 2009. gadu, vidējā gada alga administratoriem un informācijas darbiniekiem bija $ 26,010, vidējā gada alga zemāka līmeņa sekretāriem bija $ 31,060, un vidējā gada alga izpildsekretāriem un administratīvajiem asistentiem bija $ 44,010, saskaņā ar Darba statistikas biroja datiem.
