Jūsu auditorijas iepazīšana ir būtiska, lai rakstītu vēstuli, lai iepazīstinātu ar savu uzņēmumu vai organizāciju. Jūsu nodoms ir vēl viens būtisks fakts, rakstot efektīvu biznesa komunikāciju, kas nodod lasītājam jūsu organizācijas mērķi un struktūru. Ievadpasākuma mērķis svārstās no jūsu uzņēmuma ierašanās kopienas kartē līdz labdarības organizācijai, kas lūdz finansiālu un naturālu atbalstu no donoriem un brīvprātīgajiem.
Ieviest vēstuli, lai izveidotu savu uzņēmuma augstāko vadošo lomu, kā arī personālu, kas ir iepazinies ar mārketinga koncepcijām, vai personāla locekli, kas ir atbildīgs par organizācijas tirdzniecību. Jūsu uzņēmuma vadītājs vai dibinātājs var sniegt ieskatu par uzņēmuma mērķi un to, kāpēc tas tika dibināts, un jūsu mārketinga guru var izskaidrot, kā pārsūdzēt uzņēmuma klientu bāzi.
Balsojiet par labāko ievades vēstules formātu. Ja jūsu organizācijai ir spēcīgs sociālā mediju tīkls, kā arī klientu bāze, kas dod priekšroku tradicionālajai komunikācijai, izstrādājiet divas ievada vēstules versijas. Izveidojiet vienu ziņu, kas ir vīrusu un cita, kas ir piemērotāka kopēšanai ar kopiju.
Izveidojiet savu pirmo daļu ar auditoriju prātā. Apelācija filantropiem ar atvēršanu, piemēram, "Katru gadu ABC fonds palīdz tūkstošiem pārvietoto sieviešu atjaunot savu dzīvi." Tomēr nākotnes uzņēmumu īpašnieki novērtēs uzņēmējdarbības slīpumu no ieviešanas, kas izskaidro organizācijas pazemīgos pirmsākumus, piemēram, "XYZ Corporation sākās Steve Wilson garāžā kā hobijs divus gadu desmitus pirms vidusmēra amerikāņi varēja atļauties mājas datoru." Izmantojiet pārējo pirmo daļu, lai aprakstītu savas organizācijas izcelsmi vai pamatu.
Izstrādājiet ievada vēstules otro daļu, lai izskaidrotu, ko dara jūsu uzņēmums vai organizācija - ja jūs apmācāt nepietiekami nodarbinātus vai bezdarbniekus, aprakstiet, kādus apmācību veidus jūs sniedzat. Tāpat, ja jūs pārdodat produktus pasaules tirgos, aprakstiet daudzās valstis, kuras jūsu uzņēmums ietekmē, izplatot savus izstrādājumus klientiem visā pasaulē.
Trešajā punktā izveidojiet savu organizācijas struktūru. Izvairieties vienkārši atsaukties uz organizatorisko shēmu - jūsu ievadraksts nedrīkst saturēt pielikumus. Aprakstiet izpildvaras vadības komandu un to, kā katrs komandas dalībnieks piedalās uzņēmuma stratēģijas izstrādē. Pastāstiet saviem lasītājiem par uzņēmuma struktūrvienības funkcijām un to, kā departamenti sadarbojas. Atzīt savu cilvēkkapitālu; paskaidrojiet, kā jūsu darbinieku kvalifikācija un zināšanas un kā tie veicina organizācijas panākumus. "XYZ Corporation darbinieki ir apvienojuši 75 gadu pieredzi datoru tīklu un programmatūras izstrādē", kas ir piemērs, lai apliecinātu jūsu darbinieku profesionālo pieredzi.
Ievietojiet savu vēstuli ceturtajā rindkopā, atkārtoti ieviešot ievadu. Ja esat jauns uzņēmējiem, aiciniet klientus un pat citus uzņēmumus apturēt savu veikalu vai apmeklējiet vietni. Lai ievadītu vēstuli, kurā tiek prasīts ziedojums, atkārtojiet savas organizācijas mērķi, pagātnes panākumus un lūdziet ziedojumus. Iesaistiet savus lasītājus, lai uzzinātu vairāk par savu uzņēmumu un organizāciju.
Sagatavojiet paraksta līniju uzņēmuma augstākajai vadībai vai organizācijas līderim. Ja tas ir iespējams, sagatavojiet vēstules kopijas individuāliem un oriģināliem parakstiem - tie pievieno siltu, personisku pieskārienu biznesa komunikācijai.
