Sveiciens ir sveiciens vēstulē. Tas ir veids, kā adresēt adresātu, un tas nosaka pārējā ziņojuma satura signālu. Uzņēmējdarbībā šajās dienās lielākā daļa korespondenci tiek veikta, izmantojot e-pastu. Tomēr dažās nozarēs un īpašos uzņēmējdarbības dokumentos joprojām tiek izmantots pasts. Jebkurā gadījumā ir svarīgi izmantot pareizo apsveikumu, lai parādītu vēstules saņēmējam un piesaistītu viņu komunikācijas sākumā.
Padomi
-
Pareiza sveiciena par biznesa vēstulēm ir atkarīga no dokumenta tonijas, neatkarīgi no tā, vai tas ir drukāts vai e-pasts, un ziņas, kas tiek piegādātas.
Kā izvēlēties biznesa vēstules apsveikumu
Lēmums par to, kurš sveiciens izmantot jūsu biznesa vēstulē, ir atkarīgs no pāris faktoriem. Pirmkārt, noskaidrojiet, par kādu jautājumu esat apspriedis. Vai tas prasa formālu toni vai neformālu? Piemēram, pieteikšanās darbam uzņēmumā ir oficiāls darījumu darījums, un tam ir nepieciešama biznesa vēstule ar oficiālu apsveikumu. No otras puses, kolēģa sūtīšana pa e-pastu par to, kad tikties pusdienās, neprasa oficiālu sveicienu. Līdzīgi, vēršoties pie klienta, ar kuru iepriekš neesat runājis, var būt nepieciešams formāls tonis salīdzinājumā ar sarunām ar partneri, ar kuru jūs regulāri veicat uzņēmējdarbību.
Vēl viens faktors, kas jāņem vērā, pieņemot lēmumu par lietošanu, ir visa ziņojuma tonis. Sveiciens ir biznesa vēstules pirmā daļa, ko saņem jūsu saņēmējs, tāpēc tā būtībā nosaka visa ziņojuma signālu. Uzmanīgi atlasiet savu sveicienu, pamatojoties uz to, ko vēlaties pārraidīt visā. Turklāt jūsu izmantotais sveiciens būs atkarīgs no tā, ko jūs zināt un ko nezināt par saņēmēju. Vai jūs zināt personas vārdu, dzimumu, nodarbošanos un akreditācijas datus, piedaloties sveiciena izvēlē.
Ņemot vērā Biznesa vēstules formātu
Jūsu izmantotais sveiciens var būt atkarīgs arī no jūsu vēstules formāta. Piemēram, vai sūtīsiet ziņojumu pa pastu vai e-pastu, var ietekmēt jūsu izvēlēto sveicienu veidu. Turklāt vēstules veids arī diktēs jūsu sveicienu. Piemēram, biznesa piedāvājuma ievada vēstulē, kas nosūtīta pa pastu, var būt daudz formālāks sveiciens nekā uzņēmuma vēstulē, kas nosūtīta uz iekšējo sarakstu pa e-pastu. Jums būs arī jāapsver, vai sūtāt savu biznesa vēstuli vienai personai vai vairākiem cilvēkiem, jo tas ietekmēs jūsu izvēlēto sveicienu.
Biznesa vēstules saņēmējs
Pirms sākat savu biznesa vēstuli, uzziniet, kam sūtāt ziņu. Ja rakstāt personai, ir svarīgi uzzināt viņa pilnu vārdu ar pareizu pareizrakstību. Ja saņēmējam ir dzimuma ziņā neitrāls vārds, piemēram, Alex vai Pat, aicinot organizāciju un noskaidrojot dzimumu, jūs varat ietaupīt potenciālu apmulsumu nākotnē. Ja neesat informēts par personas dzimumu, jūs varat atstāt pieklājības rakstu sveicienā.
Ja jūsu biznesa vēstule ir atbilde uz ziņojumu, ko saņēmējs jau ir nosūtījis, pievērsiet uzmanību tam, kā viņi parakstīja savu vārdu. Ja viņu pilns vārds ir Cassandra un viņi parakstīja vēstuli "Cass", tad jūs varētu likties uz viņu kā "Cass". Tas būs atkarīgs no jūsu attiecību rakstura un dokumenta, kuru rakstāt. Nepagariniet kādas personas vārdu bez iepriekšēja uzaicinājuma.
Dzimumu specifisko nosaukumu izmantošana
Dažos gadījumos jūs varat izvēlēties, vai sveiciena ietvaros izmantot dzimuma specifisku nosaukumu. „Mr” tiek izmantots vīriešam un pirms viņa uzvārda - „Mr Smith, ”. Par precētu sievieti izmantojiet “kundzi” pirms uzvārda. Nevainīgajai sievietei jūs varat izmantot „Miss”. Rakstot sievietei, nezinot viņas ģimenes stāvokli, jūs varat izmantot "Ms", kā tas ir "Ms. Smith."
Pirms nolemjat izmantot dzimuma specifisku nosaukumu, apsveriet, vai jūsu valoda ir iekļaujoša. Daži cilvēki nevar identificēt kā vīriešus vai sievietes, vai arī var identificēt kā pretējo dzimumu. Ja jūs nezināt vai neesat pārliecināts par situāciju, jūs varat izvēlēties, vai dzimtā valoda ir pilnībā atstāta jūsu sarakstē.
Oficiālas sveicieni
Visizplatītākā oficiālā apsveikšana biznesā ir “Dārgais”. Jūs varat izmantot šo sveicienu vairākos veidos:
- Godātais kungs!
- Cien. John / Jane
- Godātais kundze / kundze. Smits
- Dārgais Džons Smits
Kā jūs adresējat adresāta vārdu, būs atkarīga no biznesa vēstules formalitātes un jūsu attiecībām ar viņu. “Dārgais” var tikt izmantots gan drukātajos, gan e-pasta biznesa vēstulēs, kā arī sveiciens „To”. „Sveiki” ir vēl viens oficiāls sveiciens. Tomēr to parasti izmanto e-pastā, nevis pastā.
Neformālas sveicieni
Mazāk formāli apsveikumi var tikt izmantoti biznesa vidē. Tomēr tas, vai tie ir pieņemami, būs atkarīgi no organizācijas kultūras, vēstules saņēmēja un ziņojuma veida.
Organizācijās, kurās nav formālas hierarhijas vai maziem uzņēmumiem, kuriem ir tikai daži darbinieki, kuri labi pazīst viens otru, var nebūt vajadzīgas oficiālas apsveikuma. Parasti iekšējās sarakstes laikā ar kolēģiem vai partneriem, ar kuriem jūs esat iepazinušies, ir pieņemami izmantot “Hi John” vai “Hey Jane”, īpaši, sazinoties pa e-pastu.
Ņemiet vērā, ka pat tad, ja organizācijas kultūra ir neformāla, var būt daži gadījumi, kad ir nepieciešama oficiāla apsveikšana, piemēram, runājot ar jaunu klientu vai ieinteresēto personu vai iesniedzot pieteikumu darbam.
Sveicieni nezināmam saņēmējam
Dažreiz, rakstot biznesa vēstuli, jūs, iespējams, nezināt saņēmēja vārdu. Šādā gadījumā mēģiniet zvanīt organizācijai pirms laika, lai noskaidrotu, kas var apskatīt jūsu biznesa vēstuli, un attiecīgi vērsieties piezīmes. Jūs varat arī pārbaudīt uzņēmuma tīmekļa vietni, lai redzētu, vai jūs varat uzzināt šo informāciju. Ja nevarat noskaidrot saņēmēja vārdu, varat nosūtīt savu biznesa vēstuli ar vispārīgiem apsveikumiem, piemēram:
- Dear Sir or Madam
- Kam tas var attiekties
- Uz Nomas pārvaldnieku
Sveicieni vairākiem saņēmējiem
Strādājot ar vairākiem jūsu biznesa vēstules saņēmējiem, pielāgojiet apsveikumu, iekļaujot tajā vairākus vārdus, piemēram, „Dārgais Jane un Jānis” vai „Uz kungu un kundzi Smith”. Ja sarakstā ir vairāk nekā divi vārdi, jūs varat izvēlaties atteikties no nosaukumiem un izmantot vispārēju sveicienu, piemēram:
- Cienījamā komanda
- Sveiki visiem
- Cilvēkresursu departamentam
- Cien. Blue-Sky Corporation
Īpašo sadaļu vadlīnijas
Personas nodarbošanās vai izglītošana var prasīt, lai jūs uzrunāsiet viņus noteiktā veidā, ņemot vērā vēstules formalitāti. Parasti tas attiecas uz garīdznieku, medicīnas speciālistu, akadēmisko aprindu, militārā personāla un ievēlēto amatpersonu locekļiem.
Piemēram, ja rakstāt kādam, kam ir medicīniskais grāds, pirms viņa uzvārda lietojiet “Dr”, kā tas ir “Dr. Smith. ”Rakstot profesoram, tiesnesim, rabīnam, imamam vai mācītājam, uzrakstiet pilnu nosaukumu pirms viņa uzvārda, piemēram,“ Dārgais mācītājs Smith. ”Rakstot militārajiem locekļiem, ir lietderīgi izmantot viņu pilnu rangu uzvārds sveicienā, kā “Dārgais leitnants ģenerālis Smith” vai „Sveiki kapteinis Smits”.
Sveiciena formatēšana biznesa vēstules ietvaros
Formatējot vēstuli, pēc sveiciena jūs varat pievienot vai nu kolu, vai komatu. Resnās zarnas ir formālā izvēle, bet komatu izmanto neoficiālai korespondencei. Jūsu vēstules pirmā daļa sākas pēc sveiciena nākamajā rindā, piemēram:
Mīļais Džon, Pirmais punkts
